Covid Economics: aumento dei costi nello studio dentistico.

E’ venuto il momento di parlare di aumento dei costi o di quello che potrebbe essere definito Covid Economics nello studio dentistico.

Il dentista comune ha attraversato diverse fasi in questa contingenza Covid-19:

• prima la paura fisica del contagio e la relativa chiusura dell’attività,
• poi la paura finanziaria e la relativa moratoria dei debiti,
• infine la paura organizzativa con la ricerca di nuovi protocolli e la caccia ai DPI.

Sembra che la fase emergenziale della paura stia per esaurirsi un poco alla volta. Cerchiamo di essere un po’ ottimisti e non pensiamo ad eventuali recrudescenze tardive del fenomeno.

Entriamo dunque in quella che potremmo definire la fase del dopo e che nel nostro caso potremmo chiamare fase economica o fase del ciclo produttivo.

Un fattore domina tutti gli altri in questa fase: si tratta dell’aumento dei costi. All’aumento dei costi di produzione o di gestione dello studio dedichiamo questo articolo Covid Economics.

Covid Economics e costi di produzione

I costi di produzione propriamente detti, in uno studio dentistico, sono anche noti come costi variabili. Abbiamo già scritto molto in passato sui costi variabili e qui riassumiamo brevemente i concetti più rilevanti per affrontare meglio la questione dell’aumento dei costi.

I costi variabili, in generale, sono quei costi che sono direttamente legati alla produzione e quindi alla esecuzione delle prestazioni. Godono di una proprietà intuitiva ed interessante della quale ci siamo resi ben presto conto durante il cigno nero del Covid-19: in assenza di produzione i costi variabili tendono ad azzerarsi.

Quindi a seguito di una inattività prolungata dello studio, i costi variabili non costituiscono un particolare problema. Salvo i casi di dilazione di pagamento dei fornitori (che sposta il tema su un piano finanziario) chi non esegue prestazioni non deve pagare nulla e può stare tranquillo.

Nello studio dentistico i costi variabili si possono agevolmente classificare in tre categorie:

1. 1. compenso dell’operatore che esegue la prestazione,
   2. costi di laboratorio,
   3. costi del materiale di consumo.

Ora dobbiamo considerare quale impatto avrà il fenomeno Covid Economics nell’ambito di queste tre tipologie di costi.

È del tutto evidente che ci sarà un aumento dei costi (e in gran parte c’è già stato ben prima della riapertura ordinaria dei nostri studi) in termini di materiali di consumo. L’impatto che l’adeguamento dei DPI e dei sistemi di sanificazione o di prevenzione in generale avranno sui nostri conti si scarica quasi tutto sull’acquisto di nuovi DPI (che prima non usavamo) e/o di vecchi DPI che useremo in misura maggiore di prima.

Questi temi sono trattati nel libro: "Economia e Controllo di Gestione dello Studio Dentistico".

Come si stima l’aumento dei costi di produzione

Il primo nodo da sciogliere, con il ritorno alla normalità (o meglio ad una nuova normalità), è rappresentato dalla corretta stima dei nuovi costi di produzione.

Ovviamente non voglio trarre conclusioni assolute in termini numerici che debbano valere per tutti i colleghi ma facciamo ugualmente un esempio concreto tratto dal mio studio. Quello che vale per tutti è il metodo che bisogna seguire, del quale molti lettori potrebbero ignorare l’esistenza e la necessità. Focalizziamoci dunque sul senso generale e non sui dati in particolare.

Prendiamo una prestazione il cui ciclo produttivo sia relativamente semplice (o almeno lo era fino a Febbraio): l’ablazione del tartaro. E’ un buon punto di partenza per poter fare elaborazioni più sofisticate successivamente, quando vorremo esaminare prestazioni complesse come quelle protesiche o ortodontiche.

In ogni studio il profilo economico di una prestazione chiamata Ablazione del tartaro, in termini di costi variabili, dipende ovviamente dalla modalità con la quale viene eseguita e da chi la esegue. Non entro nei dettagli clinici perché non è rilevante ai fini del discorso che stiamo facendo. Ognuno farà i propri conti.

Nel nostro caso il profilo economico era, fino a febbraio scorso, il seguente:

Il risultato di 42,23 € di soli costi variabili è già sorprendete per molti dentisti. Ricordiamoci però che questa è solo una parte dei costi reali della prestazione, gli altri li vedremo dopo. Ovviamente questo risultato dipende da una serie di fattori per i quali ogni studio è diverso da tutti gli altri: politiche e prezzi di acquisto dei materiali, modalità di calcolo dei compensi all’operatore (nel caso specifico l’Igienista), prestazioni accessorie ricomprese (o meno) nell’ablazione del tartaro, tanto per citare i principali.

Se teniamo il mirino fermo sui 96 € di ipotetica tariffa della prestazione (come nel mio studio) ci rendiamo conto di quanto margine (propriamente margine di contribuzione) ci avanza per poter affrontare prima i costi fissi corrispondenti e poi calcolare l’eventuale guadagno (prima dei tributi in generale).

Il Margine di contribuzione delle prestazioni

Il Margine di contribuzione (Mdc), a questo punto del discorso, è di 53,77 €. Ricordiamo che il Margine di Contribuzione si ottiene semplicemente sottraendo alla tariffa il valore dei costi variabili (Mdc di primo livello).

Possiamo estendere di una colonna la tabella precedente:

In uno schema così costruito per tutte le prestazioni che costituiscono il nostro abituale mix di produzione sarà relativamente facile inserire i maggiori costi variabili legati al Covid-19. Basta aggiornare i dati nella tabella del gestionale per ciascuna delle prestazioni e tutto viene ricalcolato (anche i valori che ancora non abbiamo visto).

Le tre determinanti dei costi variabili

E’ del tutto evidente che i maggiori costi saranno determinati sostanzialmente da tre fattori:

1. Gli obblighi normativi da rispettare in termini di protocolli e dispositivi
2. Il livello di sicurezza ricercato da ciascuno di noi indipendentemente dagli obblighi (potrebbe essere infatti superiore o inferiore)
3. I prezzi di mercato correnti in un dato momento per i DPI e altro materiale di consumo (es. detergenti, disinfettanti, ecc.)

Esula dagli scopi di questo articolo fornire numeri precisi su questi costi anche perché sarebbe una indicazione valida solo in un dato momento e solo per alcuni di noi. Molto più utile, come già detto, è apprendere il metodo di lavoro che costituisce il cuore del Controllo di Gestione dello studio.

Supponiamo, come da più parti ipotizzato, che i maggiori costi in termini di soli DPI si aggiri intorno ai 20 € per ogni prestazione di ablazione del tartaro.

La tabella precedente, nel mio studio, verrebbe modificata come segue:

Il compenso dell’operatore deve prevedere l’aumento dei costi

Avrete notato che il compenso dell’operatore si riduce da 35 € circa a 27 € circa. Questo dipende dal fatto che il nostro sistema di calcolo del compenso per operatore viene effettuato al netto dei costi variabili di produzione.

Ritenevamo questo compenso equo nella sostanza e corretto nella forma già prima del Coronavirus. A maggior ragione oggi, vi raccomandiamo questo tipo di determinazione dei compensi. È una formula molto banale ma molto efficace per tenere sempre sotto controllo il risultato economico delle prestazioni in relazione alle oscillazioni dei prezzi sul mercato o le variazioni del ciclo produttivo (pensiamo per esempio quanto impatti una tecnica ortodontica o una diversa sistematica implantare sui margini di contribuzione delle singole prestazioni).

Non vi sfuggirà che, addebitando in quota parte all’operatore l’aumento dei costi dei materiali prima della determinazione della sua percentuale, si ha un aumento di costi variabili complessivo meno che proporzionale, passando questi da 42 € a 54 € (quindi 12 € invece dei 20 € complessivi).

Ora il Margine di Contribuzione (che mi consente di pagare i costi fissi della prestazione) si riduce a 41,77 € dai 53,77 € originari.

Abbiamo inquadrato una metà del problema relativo all’aumento dei costi. Passiamo ad esaminare l’altra.

Aumento dei costi di gestione

I costi di gestione dello studio coincidono con i costi fissi. [I puristi potranno storcere il naso su queste nostre semplificazioni, ma questa non è l’accademia economica internazionale, è una comunità di dentisti.]

Si tratta di tutti i costi che non sono intimamente legati alla produzione e quindi alla esecuzione delle prestazioni odontoiatriche. In qualche misura lo sono sempre, ma non in modo diretto. Facciamo alcuni esempi per capirci meglio.

Tutti noi paghiamo le assicurazioni, le RC Professionali come tutte le altre, per coprire un rischio ipotetico che speriamo non si verifichi mai. Questo costo lo paghiamo comunque (e in anticipo) indipendentemente dai valori della produzione, ovvero dal numero e dalla tipologia di prestazioni che andremo ad eseguire.

Per assurdo (ma certamente almeno per un anno) pagheremo questo costo anche se la produzione si dovesse azzerare per qualsiasi motivo. La sospensione delle attività lavorative durante il periodo Covid è un esempio abbastanza concreto di quello che stiamo dicendo.

Gli esempi di questi costi fissi, oltre alle citate assicurazioni, sono tanti: ammortamenti di apparecchiature, affitto, manutenzioni, personale dipendente, aggiornamento, utenze, ecc.

In estrema sintesi (e anche semplificando un pochino per amore di esposizione) possiamo dire che tutti questi costi rappresentano l’insieme dei costi fissi per ogni anno di esercizio. Tale insieme è piuttosto stabile (per questo li chiamiamo costi fissi) e presenta quindi caratteristiche opposte rispetto ai costi variabili.

Come si calcola l’aumento dei costi fissi

Nella profilazione delle singole prestazioni a ciascuna di esse viene imputata una quota parte di costi fissi attraverso il ben noto meccanismo del costo orario. Con questo sistema si attribuisce ad ogni ora di attività di ciascuna poltrona un valore specifico dei costi fissi totali e poi, in proporzione alla durata della prestazione, tale valore viene imputato alla prestazione stessa.

Nel caso dell’ablazione, preso ad esempio, il calcolo appare abbastanza semplice visto che la prestazione dura esattamente un’ora (nel nostro studio) in condizioni normali. Per inciso, sempre nel nostro studio, il costo orario della poltrona era di 50 € circa all’inizio del 2020.

Ora possiamo valutare il profilo economico della stessa prestazione in termini di costi fissi come nella tabella seguente:

Tutto questo in condizioni ordinarie, che oggi sono cambiate.

È interessante notare che la nuova situazione non dovrà essere considerata straordinaria e quindi reversibile, quanto piuttosto alla stregua di una “nuova normalità”. In questo senso i nostri strumenti di controllo di gestione devono essere sufficientemente flessibili da consentirci continui e progressivi adattamenti al contesto.

I fronti sui quali lavorare per calcolare l’aumento dei costi fissi delle nostre prestazioni, sono due:

1. Il primo è rappresentato dall’aumento dei costi fissi complessivo su base annua sui quali calcolare il costo orario.
2. Il secondo è rappresentato dal maggior tempo necessario per eseguire la prestazione e quindi del costo orario della prestazione.

Non bisogna essere dei matematici fini per comprendere all’istante che all’interno di una semplice moltiplicazione se aumentiamo contemporaneamente entrambi i fattori il prodotto avrà un incremento più che lineare. Esaminiamo ora i due casi separatamente.

Incremento dei costi fissi annuali

L’avvento del Covid-19 potrebbe averci obbligato a fare anche investimenti diversi dal materiale di consumo (DPI, disinfettanti, ecc.). Dipende dalle condizioni di partenza di ciascuno di noi.

Molti di noi acquisteranno strumenti ed apparecchiature o faranno investimenti strutturali finalizzati al contenimento specifico del rischio aereo. Pensiamo agli impianti di condizionamento o di ventilazione forzata, agli strumenti per la sanificazione dell’aria e delle superfici, all’incremento di personale necessario ad assolvere alle nuove attività, all’aumento dei costi assicurativi in relazione al rischio, alla necessità di formazione specifica, ecc.

Anche in questo caso, non focalizziamoci su quello che sia giusto o necessario fare. Non è questo il punto ed ognuno di noi deciderà secondo scienza e coscienza. Quello che conta è semplicemente conoscere il volume dei costi fissi complessivi (per anno) ovvero il suo incremento sulla stima prevista ad inizio anno.

Supponiamo che l’incremento annuale di costi fissi sia di 20.000 € (tra beni in ammortamento e canoni di servizi). Si dovrà ricalcolare il costo orario poltrona secondo la semplice formula seguente:

COP = CFT / HT / N

Dove: COP è Costo Orario Poltrona, CFT è Costi fissi totali annui, HT è Ore lavorative annuali totali, N è il numero delle poltrone (o delle unità produttive).

Nell’ipotesi che uno studio dentistico di 3 poltrone sia aperto 1.700 ore all’anno, l’incremento di 20.000 € di costi fissi produce un incremento di circa 4 € all’ora per ogni poltrona.

Dunque la tabella precedente diventerebbe come segue:

E manca ancora il secondo caso …

Incremento della durata della prestazione

Oramai è evidente a tutti che non potremo più eseguire le stesse prestazioni nello stesso tempo in cui le eseguivamo prima del Covid.

Qui entrano in gioco i protocolli operativi interni ed in generale tutta l’architettura di processo dello studio. Ci basti ora considerare che l’innesto trasversale di nuove attività all’interno dell’organizzazione porta ad una nuova configurazione operativa dello studio tale per cui il tempo di esecuzione di una prestazione, ma anche gli intervalli di tempo tra una prestazione e l’altra si dilatano di un quid, che ciascuno di noi dovrà quantificare.

Portiamo sempre l’esempio personale per chiarire il concetto.

Nel nostro studio, insieme a tutti gli altri interventi, abbiamo stabilito che il tempo in agenda per ogni prestazione deve essere incrementato almeno di 30 minuti sul tempario medio previsto in precedenza. A bocce ferme noi riteniamo che 30 minuti addizionali siano un tempo sufficiente a svolgere tutte le attività di protezione individuale e di disinfezione supplementare ambientale incrementali rispetto al passato e a garantire che i pazienti non si sovrappongano in area di accoglienza.

Solo in futuro capiremo se la stima è stata corretta salvo poi ritarare più finemente il sistema, ma per intanto significa che una prestazione di 60 minuti come quella esaminata fino ad ora diventerà stabilmente di 90 minuti. [Vi preghiamo sempre di focalizzarvi sul metodo e non sui numeri. Nessuno può avere la pretesa di sostenere che gli stessi numeri possano valere per tutti].

Ecco la tabella modificata con l’aumento dei costi fissi per prestazione:

Aumento dei costi complessivi per singola prestazione

Credo che sia il caso di cominciare a preoccuparsi e di elaborare una strategia compensativa. Ricordiamoci infatti che risultati analoghi li otterremo su tutte le prestazioni del nostro mix.

Se ogni 96 € di tariffa corrisposta dal paziente (come da noi per ablazione del tartaro) dovessimo pagare 84,6 € di soli costi fissi, quando pagheremo anche i costi variabili della prestazione che ne sarà dell’equilibrio economico finanziario del nostro studio?

Siamo pronti per fare un confronto sul profilo economico della prestazione prima e dopo l’avvento del Covid-19 che tenga conto di tutti gli elementi esaminati.

Vediamo gli effetti combinati di tutti gli aumenti considerati in Covid Economics sul risultato della prestazione.

È evidente a chiunque che l’equilibrio economico della prestazione è compromesso da una situazione esterna, della quale noi non siamo responsabili, che non era prevedibile e che non possiamo in alcun modo risolvere.

L’unico nostro dovere morale e gestionale è quello di attivare sistemi di controllo (controllo di gestione, appunto) tali da rilevare per tempo questa situazione pericolosa.

Bilancio finale Covid Economics

A parità di tariffa applicata al paziente, nell’esempio concreto appena descritto (il nostro studio), i dati numerici indicano che:

1. I costi complessivi per la prestazione (fissi + variabili) sono aumentati di oltre 46 €, ovvero registrano un incremento del 50% circa.
2. Il risultato economico (Ebit) è diminuito ugualmente di 46 € e, a tariffa invariata, registra una perdita del 1.236% circa.

Ora, numeri alla mano, è chiaro che sarà necessario intervenire da qualche parte per evitare il rischio di una bancarotta in un arco temporale di durata più o meno lunga a seconda del mix di produzione abituale del nostro studio e dei profili economici di tutte le altre prestazioni eseguite.

Bisogna infatti considerare che ogni prestazione avrà risultati del tutto particolari e solo casualmente potranno essere simili ai miei o simili a quelli della Ablazione del tartaro.

In linea generale il comportamento economico atteso da ogni prestazione è da mettere in relazione con l’incidenza percentuale che l’incremento ha sui costi originari: tanto più è dispendiosa la prestazione alle condizioni di partenza tanto meno risentirà dell’incremento standard da noi operato (30 minuti, 20 euro di DPI, 4 € di costo orario). Questo accade perchè probabilmente ognuno di noi avrà operato sulla tariffa in modo adeguato già in fase plan del ciclo di Deming.

Le possibili soluzioni al problema

Abbiamo già detto che oltre certi limiti il Controller di uno studio dentistico non ha potere di intervenire sui costi di gestione e sui costi di produzione perché questi (o perlomeno il loro incremento) sono determinati da minacce esterne non eliminabili. Il caso Covid rappresenta una di queste situazioni.

Si impone dunque di intervenire su altri fronti.

Proviamo a fare le seguenti ipotesi lasciando ciascuno libero di intervenire dove ritiene opportuno anche compatibilmente con i propri valori personali e con il posizionamento ricercato sul mercato di riferimento.

1. Aumento delle tariffe, più o meno proporzionato all’aumento dei costi a seconda delle politiche di pricing perseguite (mark-up? profitto obiettivo? banchmarking?).
2. Riduzione della qualità delle prestazioni, in modo da operare un controllo dei costi (saving) necessari a coprire quelli Covid.
3. Revisione degli accordi contrattuali con i collaboratori e i consulenti.
4. Introduzione di nuove prestazioni o servizi a listino che vadano a remunerare il maggiori costi di gestione e di produzione.

Qui si aprirebbero valutazioni e discussioni che investono ambiti diversi da quello puramente economico, in particolare: le strategie di marketing individuale e l’insieme dei valori personali.

Ci saranno occasioni per farlo.

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