Controllo di Gestione dello studio: dialogo tra dentisti

Due colleghi amici si danno appuntamento per parlare del Controllo di Gestione dello studio.

Uno dei due, Dentista Manager è un esperto della materia, l’altro, Dentista Clinico, invece non ne sa nulla. Quando si incontrano è ormai iniziato il nuovo anno e in parte ripensano alla conversazione precedente.

Burn out, insoddisfazione e opportunità di svolta

A breve riprenderanno le loro attività e Dentista Clinico è fermamente determinato a dare una svolta. Anni addietro la professione gli garantiva una certa solidità economica, mentre ora vive nell’incertezza continua: lavora tanto e sa di essere bravo nel suo lavoro, eppure vive costantemente in uno stato di preoccupazione latente e ormai è anche stanco di essere sempre preoccupato. Poco a poco questo stato d’animo finirà per fargli odiare il suo lavoro e vuole evitare che questo succeda.

Dunque chiede al suo amico Dentista Manager di riprendere il discorso interrotto e di spiegargli in cosa consista questo “Controllo di Gestione” cui ha fatto cenno in una conversazione precedente.  Dentista Manager gli spiega che il Controllo di Gestione è un concetto di derivazione aziendale che da poco ha cominciato ad essere introdotto anche nelle piccole imprese o addirittura nelle micro imprese come quelle degli studi dentistici.

Una conversazione tra dentisti sul Controllo di Gestione dello studio

“Ti ricordi” dice Dentista Manager “il discorso che abbiamo fatto la volta scorsa sui ricavi e sui costi? Era piuttosto banale dire che il tuo tenore di vita si deve misurare sui guadagni e non sui ricavi, perché, alla fine, è una cosa che si insegna anche nei primi anni di scuola elementare. Eppure è un concetto estremamente sottostimato dai dentisti e se vuoi te ne darò una prova”.

“In effetti non volevo offenderti” risponde Dentista Clinico “ma quando ho ripensato alla nostra conversazione mi sono reso conto che mi avevi detto cose abbastanza semplici: mi incuriosiva il fatto che ci fosse un seguito e ho pensato che tu non volessi dirmi proprio tutto.”

Dentista Manager: “Ti sbagli, io ho scoperto alcune vecchie regole di microeconomia che mi hanno cambiato la vita e provo un sincero piacere a condividerle con i colleghi, soprattutto se sono amici come te. Sai com’è: mi gratifica condividere le mie esperienze, ho solo un po’ timore di risultare noioso. Sono temi un po’ strani per un dentista, quelli di cui parlo. Per questo preferisco prima sempre verificare se il collega che ho di fronte è davvero interessato ad ascoltarmi”.

Dentista Clinico: “Beh! Hai ragione è roba noiosa ma io sono curioso di saperne di più. Dammi la prova di cui parlavi prima e, se hai ragione, per oggi non ti interromperò più”.

I dentisti esistevano anche prima del controllo di gestione dello studio

Dentista Manager: “Bene ti darò la prova che vuoi, ma prima devo fare una premessa importante. I dentisti hanno sempre fatto i dentisti senza mai doversi preoccupare del Controllo di Gestione. Perché adesso dovrebbero cambiare i loro comportamenti?”.

Dentista Clinico: “Appunto, perché!?”.

Dentista Manager: “Perché la volontà politica degli ultimi trent’anni di governo del nostro Paese ha portato il numero dei dentisti ad essere più elevato delle reali necessità della popolazione. Abbiamo oramai una concentrazione di dentisti tra le più alte del mondo”.

Dentista Clinico: “E allora? Cosa c’entra?”.

Dentista Manager: “Al tempo! Aggiungi che la legislazione comunitaria ha anche consentito la libera circolazione dei professionisti che ha portato all’ingresso di dentisti provenienti dall’estero. Aggiungi poi che la piaga dell’abusivismo in odontoiatria non è mai stata combattuta seriamente ed ancora oggi una buona percentuale di prestazioni odontoiatriche è svolta da persone non abilitate. E infine, aggiungi ancora che da qualche anno le cosiddette politiche di liberalizzazione hanno consentito l’accesso alla professione anche ad imprenditori che non sono dentisti ma che considerano l’odontoiatria un “buon mercato” dove fare speculazioni economiche attraverso società di capitali e dinamiche di lavoro “intensive”. Capisci cosa voglio dire?”.

Dentista Clinico: “No scusa, non capisco. Non è che la stai prendendo un po’ troppo alla larga?”.

Ipercompetizione e controllo di gestione dello studio

Dentista Manager: “Voglio dire che la condizione di privilegio e di protezione della quale godevano i dentisti fino a trent’anni fa non esiste più. All’inizio si parlava di concorrenza che tutto sommato è un fenomeno sano in un mercato libero. Poi, se mi permetti un linguaggio un po’ cinico, il termine concorrenza si è rivelato inadeguato per descrivere una situazione nella quale le risorse di pazienti, ovvero la clientela, è diventata insufficiente a garantire la sopravvivenza di tutti. Se facciamo riferimento al rapporto ricavi/costi di cui parlavamo la volta scorsa, che è un indice sommario della redditività dei nostri studi, il fenomeno che ti ho descritto ha determinato una riduzione drastica e irreversibile del numeratore. I ricavi si sono ridotti perché un numero inferiore di pazienti complessivi (la popolazione non aumenta e invecchia) deve essere ripartito tra un numero sempre crescente di dentisti, veri o presunti. È per questo che non si parla più di concorrenza, ma di competizione o meglio di ipercompetizione: ovvero di uno scenario nel quale se una impresa, piccola o grande che sia, non ha grandi capacità di adattamento ad un ambiente esterno caotico ed ostile viene rapidamente esclusa dal mercato, oppure come diremmo noi dentisti, fallisce”.

Dentista Clinico: “Ancora una volta ho la sensazione che stai tirando in lungo. È tutto vero ma cosa c’entra con il controllo di gestione”.

Dentista Manager: “Ci stiamo arrivando, abbi pazienza. Finora abbiamo considerato solo il numeratore della frazione, ma si dà il caso che, per noi professionisti, anche il denominatore abbia subito notevoli cambiamenti, e nessuno di essi è stato favorevole, naturalmente! Se pensi anche solo all’aumento dei costi per la sicurezza, al costo del lavoro, ai costi delle assicurazioni, all’aumento dei contenziosi, alla necessità di nuove apparecchiature, al potere di acquisto dell’euro rispetto alla lira, solo per fare alcuni esempi, ti rendi conto di come negli ultimi trent’anni, parallelamente alla riduzione del numeratore vi sia stato un aumento del denominatore. Chi entra nella professione oggi non si rende conto di come fosse un tempo, ma per chi come noi svolge la professione da molti anni è stato necessario tirare la cinghia e ritarare le aspettative di benessere che avevamo alimentato nei primi anni. E senza Controllo di Gestione dello studio ritarare le aspettative non sarà più sufficiente e neanche tirare la cinghia, perché il rischio vero è che il rapporto ricavi/costi non solo si avvicini all’unità (così da non generare alcun reddito), ma addirittura scenda sotto l’unità (così da generare debiti anziché reddito).”

Dentista Clinico: “Comincio a capire, anche perché nel frattempo, sul reddito che avanza la tassazione è aumentata e l’evasione non è più conveniente”.

Controllo di gestione dello studio come termometro dell’attività

Dentista Manager: “Già. Ecco, vedi amico mio, il Controllo di Gestione dello studio è una sorta di termometro che tu tieni sempre inserito nel corpo del tuo studio in modo da sapere in tempo reale e con una certa precisione qual è la temperatura dell’ambiente dove stai lavorando, ovvero, fuor di metafora, qual è il rapporto ricavi/costi della tua attività.

Quando il rapporto ricavi/costi dava numeri alti e quindi i guadagni erano elevati, piccole e fisiologiche oscillazioni di rendimento non creavano grossi problemi. Ora che la partita si gioca su rendimenti risicati ovvero su rapporti vicino all’unità, anche piccole oscillazioni di rendimento possono mettere in difficoltà un dentista, che non ha forme di protezione sociale o corporative come avviene per le altre imprese.

In alcuni casi si riesce a superare le congiunture negative facendo ricorso ai propri risparmi o al credito esterno, in altri casi il trend negativo diventa letale: il dentista è tecnicamente fallito ed insegue un recupero che non potrà mai avvenire. Ma la cosa più grave è che non è consapevole di quello che avviene: sente istintivamente che sta accadendo ma non ha gli strumenti per capire oggettivamente la situazione ed affrontarla”.

Dentista Clinico: “Beh, amico Verde, ma non c’è bisogno che io mi danni tanto per conoscere questo dato. Io ho un bravo commercialista: mi basta alzare il telefono e lui me lo dice immediatamente qual è il rapporto ricavi/costi della mia attività”.

Controllo di gestione dello studio e piano strategico

Dentista Manager: “Si, anche io ho un commercialista che mi fa questo conteggio, ma non mi serve a niente, per una serie di motivi che ti spiego. In primo luogo il commercialista ha una impostazione tipicamente fiscale della mia contabilità, e per quanto i valori siano correttamente riportati c’è una grande differenza di impostazione tra un bilancio fiscale ed un bilancio di cassa. Uno potrebbe essere in perdita e l’altro in attivo, o viceversa, ed al contempo essere entrambi corretti. Ma non è questo il punto principale. La cosa fondamentale è che nell’ambito del Controllo di Gestione dello studio uno potrebbe decidere in anticipo quale deve essere il rapporto ricavi/costi, programmando tanto il numeratore quanto il denominatore. E questo il commercialista non lo può fare perché rientra nell’elaborazione di un piano strategico ed organizzativo complessivo del nostro studio che non gli compete e che lui neppure è tenuto a conoscere. Il piano strategico ed organizzativo, a sua volta, dipende da una serie di variabili come la propensione al rischio ed agli investimenti, il capitale umano di cui si dispone, le qualità morali e l’insieme dei valori, la qualità organizzativa e delle procedure, e mille altri elementi che non sono sotto il controllo del commercialista e che lui non può determinare. Infine il monitoraggio costante del nostro termometro ci dà informazioni immediate sulla temperatura mettendoci in condizioni di agire tempestivamente (giorno per giorno) quando ci accorgiamo che siamo usciti dai limiti che ci eravamo posti. Il commercialista, o un qualsiasi consulente esterno, invece non potrà che analizzare i dati ex post (o a consuntivo) perdendo così l’opportunità di correggere la rotta durante la navigazione. Mi capisci?”.

Dentista Clinico: “Si ti capisco, stai dicendo che mi devo rassegnare all’idea di costruirmi questo termometro, o meglio questa bussola, chiamata Controllo di Gestione ed iniziare ad usarla come il vero comandante di una nave, anche se la mia piuttosto che una nave sembra una barchetta”.

Le regole della navigazione con il Controllo di Gestione dello studio

Dentista Manager: “Esatto: prima regola della navigazione è sapere dove sei. Questa è la cosa più difficile e più importante. La seconda regola è sapere dove vuoi andare. La terza regola è sapere dove stai realmente andando. La quarta regola è sapere come fare a correggere la rotta quando ti accorgi che la direzione della nave non coincide con la destinazione prevista. Questo è tutto quello che c’è da sapere, nella navigazione come nel controllo di gestione dello studio. Poi la differenza tra te e un altro dentista la faranno le risorse che hai a disposizione (morali, umane e strumentali). Questi concetti, che io ti ho accennato in modo un po’ semplicistico, in realtà sono stati formalizzati da un Economista che si chiamava Deming, e infatti, nel loro insieme, sono noti proprio come Ciclo di Deming. Ti sorprenderesti nello scoprire come il Ciclo di Deming sia straordinariamente affine alla mentalità di un dentista o di un medico, ma ne parleremo la prossima volta, se ti interessa.”

Dentista Clinico: “Ora è un po’ tardi, ma prima di salutarci vorrei che mi dessi la prova di cui parlavi all’inizio. Perché dici che il rapporto ricavi/costi, pur essendo così banale è sottovalutato dai dentisti?”.

Dentista Manager: “È molto semplice: tu effettui l’ablazione del tartaro nel tuo studio”.

Dentista Clinico: “Si certo, di solito la esegue l’igienista”.

Dentista Manager: “Bene, allora sapresti dirmi quanto guadagni con una ablazione del tartaro?”.

Dentista Clinico: “Certo. Guadagno 85 euro, sono tre anni che applichiamo questa tariffa”.

Dentista Manager: “Scusa amico ma io non ti ho chiesto quanto incassi dal paziente, ti ho chiesto quanto guadagni da quella prestazione”.

Dentista Clinico: “Si beh, certo hai ragione, non avevo capito bene. Comunque sarà facile risponderti, ma non subito. Purtroppo non posso ricordarmi tutto a mente, ma se ti va che ci rivediamo la prossima settimana e ti do la risposta che vuoi”.

Dentista Manager: “Perfetto ci vediamo la prossima settimana e avrai la prova che volevi e forse qualche piccola sorpresa”.

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