L’Odontoiatria Digitale e la morte annunciata del workflow analogico

C’è un epitaffio già scritto sulla lapide di molti studi dentisti italiani: “Qui giacciono i resti di una attività che non si è convertita per tempo alla Odontoiatria Digitale”.

Ci sono studi dentistici che godono di ottima salute e altri che non se la passano tanto bene.

Per quanto generalizzare sia sempre una operazione rischiosa e arbitraria, possiamo mettere a fattore comune alcune caratteristiche sia per il primo gruppo che per il secondo.

Per esempio:

• i primi hanno più controllo di gestione interna dei secondi;
• svolgono più attività di marketing;
• erogano un insieme di prestazioni più completo;
• hanno forme di aggregazione professionale più evolute;
• sono molto più aderenti all’etica, alla legalità ed alla trasparenza fiscale;
• … e molto altro ancora.

Ciascuno di questi punti potrebbe riempire pagine intere di questo blog e sollevare discussioni infinite (e lo ha fatto ampiamente in passato). Allora, per scaldare ulteriormente i fronti contrapposti, introduciamo anche il tema della Odontoiatria Digitale come elemento differenziante:

Gli studi dentistici nei quali i processi clinici ed extraclinici sono digitalizzati hanno mediamente molto più successo degli altri.

Analizziamo questa variabile per quello che è: un autentico fenomeno che investe trasversalmente tutti i processi dello Studio Dentistico.

Lo Studio Dentistico come insieme di processi

Uno studio dentistico, anche di piccolissime dimensioni, sconta una complessità organizzativa degna di un ospedale. Quali che siano le ragioni cliniche o normative di tale complessità (o le ingiustizie burocratiche che ci sono state imposte nel corso degli anni) siamo costretti a farvi fronte nel modo più efficace possibile (per evitare sanzioni o risultati clinici scadenti) e nel modo più efficiente possibile (per evitare costi insostenibili).

E’ universalmente riconosciuto che una attività di impresa, per quanto complessa, può essere considerata come un insieme finito di processi che si articolano tra di loro in modo costante e prevedibile. Su questo principio si basa la cosiddetta Organizzazione per Processi cui abbiamo dedicato un articolo apposito.

Tutti gli studi dentistici hanno in comune questi processi: gestione dei pazienti, gestione dei fornitori, gestione del personale, gestione documentale, gestione del rischio, e molto altro ancora.

Chi di noi ha avuto la tenacia e la lungimiranza di effettuare una mappatura dei processi interni dello studio e di descriverne l’articolazione logica delle singole attività, si è ben presto reso conto che l’impiego degli strumenti digitali consente di raggiungere livelli di efficienza e di efficacia di gestione dei processi molto più alti ed in tempi molto inferiori (quindi con minore fatica personale!).

Pensate a cosa significhi gestire il magazzino dello studio (ordini, stoccaggio, conservazione, fornitori, scadenza, approvvigionamento, scorte) con workflow analogici o con workflow digitali. Possiamo dire che la gestione di un magazzino di uno studio digitalizzato è una operazione quasi superflua perchè in uno studio efficiente il magazzino è quasi scomparso.

Lo stesso vale per la gestione degli archivi. Nei modelli completi di Odontoiatria Digitale tutti i documenti dell’attività (clinici o amministrativi) sono inseriti all’interno di un workflow digitale che ne gestisce il destino dalla nascita fino al backup, passando attraverso tutti gli utilizzi intermedi che di tali documenti viene fatto nel corso della loro vita attiva.

Ma fino a qui abbiamo detto cose banali. Basterebbe il buon senso ed una propensione minima all’investimento per trasformare la confusa area extraclinica del nostro studio in un ordinato insieme di workflow digitali.

La vera sfida che attende il dentista moderno è rappresentata dall’area clinica. E’ nell’area clinica che le resistenze conservatrici del dentista italiano si esprimono al massimo.

Odontoiatria Digitale nell’area clinica

Diciamolo: il digitale ha oramai profanato il santuario.

E’ stato abbastanza facile accettare l’idea che i rilevatori apicali fossero più precisi degli strumenti analogici (e delle nostre mani).

E’ stato anche gratificante sfruttare il potenziale della radiologia 3D per fare diagnosi più accurate.

Oggi consideriamo entusiasmante utilizzare uno scanner per rilevare le impronte dei nostri pazienti (senza contare che loro lo trovano anche molto più gradevole).

Ma il digitale è penetrato anche molto di più nella pratica clinica, soppiantando quel mix di artigianale e di intuitivo che era il vanto di molti clinici.

Pensiamo alla customizzazione estrema di alcuni apparecchi ortodontici sia metallici che trasparenti. Nei trattamenti di ortodonzia digitale viene applicata una sequenza preordinata di forze che risponde più ad una logica razionale di pianificazione anticipata che non alla performance improvvisata ed estemporanea dell’artista fuoriclasse.

Tutto questo è quasi imperdonabile per uno sguardo reazionario.

Pensiamo anche ai protocolli emergenti in protesi legati all’Odontoiatria Digitale: preparazioni che si adattano allo strumento digitale di rilevazione dell’impronta e di prototipizzazione del manufatto, ovvero un adattamento dell’artista all’oggetto e non dell’oggetto all’artista. Questo per alcuni non è solo imperdonabile, ma anche offensivo.

E’ solo questione di tempo: l’ecosistema digitale non ha offerto solamente nuovi strumenti di lavoro ma ha proprio cambiato il dominio stesso di riferimento e ne sta modificando i paradigmi culturali.

Lo scrivevo nel 2009 nell’unico mio articolo presente su PubMed. Da allora sono passati 10 anni, un’era geologica per i ritmi evolutivi dell’odontoiatria digitale:

For many years, we have been witnessing changes in what it takes to make a good orthodontist. A gradual shift has occurred from a manual to a technological approach, from professional intuition to image-based diagnosis and from craftsmanship to standardization of materials and procedures. Result-forecasting, reproducibility of outcomes, the transfer of, and agreement on, information and the delegation of functions, such are the future challenges our profession will have to meet. For many years already, information technology has been an indispensable partner of orthodontists to a point where we can now predict tooth movements in the occlusion and use this information in the complex mechanical manufacturing of the appliances required to achieve these displacements. Three-dimensional Information Technology (3D IT) is opening up new frontiers in this domain allowing the ever-greater use of industrially-manufactured appliances while respecting the biomechanical field. It has provided end-results which are totally positive for orthodontic patients, as was already the case in implantology and prosthetics.

Sono parole mie e sono fiero di averle scritte in tempi non sospetti. Il corso degli eventi mi ha dato ragione.

L’ecosistema dell’Odontoiatria Digitale

Quando parliamo di Odontoiatria Digitale ci riferiamo dunque a quel complesso di attività analogiche, sia cliniche che extra cliniche, che sono state soppiantate da workflow digitali dotati delle seguenti caratteristiche:

• efficacia almeno uguale al workflow analogico
• efficienza superiore al workflow analogico.

La pervasività del digitale non si limita ad una semplice invasione di campo o, come detto, ad un cambio di paradigma culturale, ma fa molto di più:

1. Il digitale interconnette tra di loro i vari processi gestionali di uno studio e li governa con un linguaggio nuovo, rendendo multidirezionali i percorsi comunicativi.
2. L’ecosistema digitale è globalizzante ed inclusivo. Esso mette a disposizione di ciascun processo le risorse di tutti gli altri: informazioni, competenze, relazioni.

Il Ciclo di Deming in Odontoiatria Digitale

In un ecosistema digitale si verificano quotidianamente situazioni come quella di seguito descritta (che io faccio arbitrariamente partire da un punto preciso ma che potrebbe indifferentemente partire da uno qualsiasi dei nodi elencati).

1. un report digitale economico evidenzia una scarsa redditività generale dello studio determinata dall’impatto dei costi di laboratorio sul bilancio dei lavori protesici. Le rilavorazioni per non conformità dei manufatti incidono in modo significativo. (Processo: Fase Check del Controllo di Gestione).
2. il dentista digitale decide di abbattere i costi di laboratorio dotandosi di un sistema integrato di rilevamento digitale delle impronte, progettazione chair side e fresaggio in office (sistematica cad cam). (Processo: Fase Do del Controllo di Gestione).
3. per valutare l’impatto del suo investimento sul bilancio dello studio dovrà procedere con un business plan che restituisca il valore dell’ipotetico risparmio per ogni caso clinico trattato. Per questo produrrà un nuovo report digitale clinico-economico sulla tipologia, la sede e l’estensione delle prestazioni mediamente eseguite in un periodo di riferimento. (Processo: Fase Plan del Controllo di Gestione).
4. una volta effettuato l’investimento provvederà ad interconnettere la specifica CPU con l’unità di fresaggio, lo scanner intraorale, la TC Cone Beam, la stampante 3D per la produzione delle dime chirurgiche. Queste periferiche a loro volta si articolano in modo variabile con il server dello studio, con le unità di memorizzazione, con il sw gestionale. Quest’ultimo a sua volta si connette con tutti gli applicativi e con le periferiche di rete.
5. l’ecosistema digitale appena costituito verrà perfezionato approdando ai sistemi di comunicazione interni ed esterni (CRM) finalizzati alla promozione ed al marketing, anch’esso digitale: elaborazione di contenuti, pubblicazione sul web, diffusione attraverso i social, sponsorizzazioni sulle piattaforme advertising dei motori di ricerca, coinvolgimento e responsabilizzazione dei social media manager dello studio. (Processo di Marketing)
6. L’attività di marketing digitale produrrà dati in ingresso e relativi report che mostreranno l’eventuale incremento di attività clinica (generazione e conversione dei leads, aumento delle prime visite, aumento della produzione, aumento del fatturato), conseguente all’investimento fatto ed alla attività di promozione. Questo consentirà di adottare opportuni provvedimenti correttivi, se necessari. (Processo: Fase Act del Controllo di Gestione).

Il vantaggio competitivo dell’Odontoiatria Digitale

Il ciclo appena descritto è appena uno dei tanti (decine? centinaia?) che potrebbero essere descritti nell’attività produttiva ordinaria di uno studio dentistico medio.

A parità di risultati clinici che vantaggio competitivo realizza un ecosistema digitale rispetto alla esecuzione tradizionale analogica degli stessi processi?

La risposta è semplice: non c’è competizione. Ma non è tutto.

Il vantaggio competitivo iniziale degli studi dentistici digitali si dilata con il passare del tempo. Infatti:

• la maggior efficacia dei processi determina una crescente leadership di differenziazione rispetto ai competitors e, quindi, un migliore posizionamento nella mente dei pazienti target;
• la maggior efficienza dei processi determina, a parità di produzione, un risultato economico migliore e, quindi, una maggiore liquidità per effettuare ulteriori investimenti.

Conclusioni

L’Odontoiatria Digitale rappresenta il più potente booster per il successo dello studio. Potremmo definirlo un catalizzatore incrementale e democratico:

• incrementale perchè consente una introduzione graduale nei singoli processi (clinici ed extraclinici), rinviando al momento opportuno l’eventuale integrazione dei processi nell’ecosistema digitale in via di costituzione;
• democratico perchè si rende disponibile a chiunque anche grazie ad investimenti molto modesti. Saranno questi piccoli investimenti a generare le condizioni economiche necessarie per investimenti crescenti, in una logica di circoli virtuosi del tutto originale.

Sempre a patto che non siano i blocchi mentali del dentista a farlo viaggiare con il freno a mano tirato.