Bilancio dello studio dentistico: i 6 vincoli fondamentali

Se esiste una materia difficile da far comprendere agli odontoiatri è quella legata al bilancio dello studio dentistico. Eppure i concetti di equilibrio patrimoniale, finanziario e reddituale dell’azienda sanitaria sono fondamentali e trovano, non a caso, una puntuale rilevazione proprio nella logica della contabilità analitica e del bilancio.

In realtà, la questione è più semplice di quella che possa apparire a prima vista.

Non vi è dubbio che per un odontoiatra guardare al bilancio e in particolare al primo dei due rendiconti dai quali lo stesso è costituito – lo stato patrimoniale – provochi non pochi mal di pancia.  E il motivo è semplice. Quest’ultimo è costruito secondo una logica che è quella della partita doppia che tutto appare essere, tranne che intuitiva.

Per avere qualche possibilità di superare la ritrosia iniziale si deve cercare di isolarsi per un attimo dalla logica contabile e ripensare all’azienda sanitaria come ad un soggetto che impone vincoli stringenti a colui che vuole trarne ricchezza in senso lato oltre che profitto e che vuole farlo per sé e per tutti i soggetti coinvolti nella attività di questa.

Questi vincoli hanno tutti a che fare in qualche modo con il denaro contante, bancario o, se si preferisce, con la liquidità.

Il patrimonio iniziale e i vincoli del bilancio

Le attività dell’azienda possono essere le più diverse e possono essere condotte in modi diversi. Ma quello che è certo è, che comunque venga condotta, l’azienda richiede una certa quantità di denaro liquido per essere costituita e avviata: questo denaro costituisce il suo patrimonio o, per dirla più precisamente, il suo patrimonio iniziale. Tale Patrimonio iniziale nell’azienda sanitaria odontoiatrica è tutt’altro che poco consistente.

Questa semplice affermazione ci dà modo di entrare subito nel merito dei vincoli legati alla vita di questo importante soggetto economico.

Il primo vincolo è quello legato al reperimento del denaro utile per l’investimento iniziale. Non può esserci altro modo di reperirlo che facendo uso di risorse proprie o di risorse prese in prestito da terzi.

Il secondo vincolo è quello che rende necessario trasformare il denaro in beni strumentali utili all’attività che possono andare dalle attrezzature, alle ristrutturazioni edilizie e agli allestimenti (immobilizzazioni materiali e immateriali), alla dotazione iniziale di magazzino (capitale circolante). Nel momento in cui tali investimenti sono implementati restano tali per un tempo più o meno lungo e non sono suscettibili di tornare in forma liquida (e cioè di determinare e/o di contribuire alla creazione di ricavi in denaro). Questa caratteristica rappresenta un vincolo temporale la cui mancata gestione può creare grossi problemi. Tali investimenti infatti assorbono denaro in misura consistente e non permettono che tale denaro ritorni sotto forma di ricavi in un tempo breve. Spesso richiedono anzi molto tempo perché tale ritorno sia completato;

Il terzo vincolo è quello legato all’equilibrio reddituale e patrimoniale. Il denaro che viene investito nell’attività è o dovrebbe essere di volume meno consistente di quello che viene ricavato dalla stessa. Tale condizione dovrebbe essere rispettata continuativamente nel tempo, anche se per pura comodità noi tendiamo a dividere il tempo in esercizi contabili che coincidono normalmente con gli anni solari. Fissare questa condizione equivale a dire che l’azienda sanitaria deve produrre un reddito e un patrimonio che cresce nel tempo. Quest’ultimo, in particolare, cresce solo se è rispettata la prima condizione, in quanto al patrimonio iniziale si aggiungono gli avanzi positivi della gestione dei singoli esercizi contabili successivi al primo (nello stato patrimoniale è questo il senso della voce contabile denominata patrimonio netto).

Il quarto vincolo è quello legato all’equilibrio finanziario ed è quello che si fa più fatica a far digerire al dentista anche se purtroppo è il più importante. Per renderlo più facilmente comprensibile si deve tornare ad alcuni concetti di cui ai punti precedenti e aggiungerne altri.

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La liquidità all’interno del bilancio

Eravamo arrivati a dire che i vincoli sono tutti legati alla circolazione di quella fondamentale linfa vitale per la sana gestione dell’impresa che è il denaro contante o bancario, o, se si preferisce, la liquidità.

La liquidità è denaro – o se si preferisce ricchezza – ad alto potenziale perché è l’unica forma accettata sempre, comunque e dovunque, per far fronte agli impegni aziendali.  E noi abbiamo già visto che una parte consistente delle disponibilità liquide dell’azienda sanitaria è stata immobilizzata in investimenti di vario genere.

Quello che ora conviene aggiungere è che questa parte del patrimonio aziendale gioca un ruolo duplice e controverso:

• da un lato risulta indispensabile per la produzione e/o l’erogazione del servizio sanitario;
• dall’altro, assorbe denaro e lo restituisce, attraverso il conseguimento dei ricavi legati alla vendita del servizio sanitario ai singoli pazienti, in piccole quantità e in un tempo più o meno lungo.

Nel frattempo, la gestione continua a comportare il conseguimento di costi di vario genere (per acquisire beni e servizi, per pagare il personale, per utenze e altro) i quali tutti si traducono in pagamenti da effettuare a carattere continuo e sistematico. Tutti fenomeni economici, quindi, suscettibili di assorbire liquidità.

La verità è che per fare in modo che la liquidità presente in cassa sia sempre sufficiente per far fronte ai pagamenti non basta assicurarsi che i ricavi siano superiori ai costi ma anche che entrino con relativa regolarità e in tempo per far fronte ai pagamenti.

E’ questa la principale condizione utile a far conseguire all’azienda l’equilibrio finanziario (o equilibrio di cassa) che è resa ulteriormente difficile per il fatto che alcuni costi (i costi variabili) crescono in diretta relazione con la produzione dei servizi sanitari resi, mentre altri (i costi fissi) devono essere sostenuti anche in assenza di alcuna produzione e vendita di tali servizi.

In altri termini i costi, almeno per una certa consistente parte, sono certi mentre i ricavi non lo sono affatto.

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Strumenti operativi per un bilancio sano

Il quinto vincolo, legato all’equilibrio finanziario, è proprio quello relativo alla fisiologica incertezza dei flussi di cassa in entrata; tale natura dei flussi di cassa attivi non può che essere affrontata ponendo in essere tutte le opportune strategie utili a ridurre al minimo questa incertezza. E cioè con strumenti come:

• il Controllo di gestione
• l’Organizzazione per processi
• il Marketing.

Solo attraverso queste fondamentali aree della gestione aziendale si può rendere conseguibile la produzione di ricavi maggiori dei costi e la giusta correlazione temporale tra i flussi di cassa in entrata con quelli in uscita.

Naturalmente, una sana gestione finanziaria è anche compatibile con coperture di momentanei disallineamenti  attraverso il credito bancario e in particolare con l’utilizzo del fido sul conto corrente.  Anzi, a dirla tutta questo particolare strumento di credito andrebbe usato esclusivamente per questo tipo di utilizzo.

Questo ci porta al sesto e ultimo vincolo di cui parliamo appresso.

Strumenti patrimoniali di breve o di lungo periodo

Se i costi sono almeno in parte certi mentre i ricavi non lo sono e se è vero che l’equilibrio finanziario è reso ancor più difficile da conseguire dall’utilizzo esteso della liquidità per le esigenze di investimento, appare fondamentale porre in essere una gestione delle coperture dei fabbisogni di cassa sana e prudente.

Tradotto in prassi aziendali corrette, si tratta di:

• finanziare fabbisogni di medio lungo periodo con strumenti patrimoniali di medio lungo periodo (e cioè con il patrimonio netto e/o con i debiti a medio lungo termine)
• finanziare fabbisogni di breve periodo con strumenti patrimoniali di breve (come la cassa o lo scoperto di conto).

Il che è esattamente quello che spesso i dentisti non fanno.

Tanto per rendere chiaro il ragionamento, non si acquista lo strumento riunito con il debito a breve ma al limite con quello a medio lungo e con il patrimonio accumulato a riserva (che non coincide necessariamente con il denaro in cassa, che potrebbe essere in gran parte destinato alle sole esigenze di capitale circolante).

Perseguendo in queste prassi sbagliate è molto facile che, presto o tardi, la cassa non risulti abbastanza capiente per finanziare i fabbisogni di breve (come ad esempio il pagamento dei fornitori per beni e servizi, dei dipendenti, dei collaboratori). Questa situazione, se non consapevolmente gestita, può innescare una pericolosa spirale negativa che è sempre meglio evitare.

Le logiche, gli equilibri e i vincoli appena descritti sono pienamente riscontrabili nella logica della contabilità analitica e del bilancio di esercizio e sono esattamente evidenziati nel conto economico e nello stato patrimoniale.

Ma di questo ci occuperemo in un prossimo articolo dedicato.

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