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Molti dentisti sono convinti che le spese di rappresentanza abbiano un limite di deducibilità dell’1% sul fatturato. Fortunatamente questo è vero solo in parte: non sempre e non per tutti. Per fare una corretta pianificazione fiscale, che riguardi anche le spese di rappresentanza, è quindi importante possedere un minimo di conoscenze su questo argomento per non commettere errori ma anche per non perdere opportunità. Ovviamente nessuno diventerà mai ricco sfruttando i benefici fiscali delle spese di rappresentanza, tuttavia questi costi possono segnare la differenza tra un bilancio e l’altro a parità di tutto il resto, sapendo dove mettere le mani.
Spesso confondiamo tra loro costi diversi che si assomigliano molto ma vengono trattati dal legislatore in modo differente sul piano fiscale: spese di rappresentanza, omaggi e regalie, spese di pubblicità e marketing, sponsorizzazioni, benefits, gli incentivi e i premi produzione, rimborsi spese, ecc.
Il dentista comune che non ha una preparazione specifica su questi temi, normalmente prima sostiene dei costi a sentimento e solo dopo (magari quando il commercialista lo obbliga a farlo) cerca di attribuire a ciascuno costo qualche tipo di proprietà fiscale.
Se invece queste operazioni fossero pianificate in anticipo, conoscendo il valore fiscale di ciascuna posta, si potrebbero programmare piccoli e grandi investimenti anche in funzione del beneficio fiscale che generano e non solo dell’effetto ricercato in termini di sviluppo.
In altri casi è proprio la conoscenza del vantaggio fiscale di un determinato investimento ad indurci a compierlo, laddove in precedenza non ci era sembrato conveniente. E’ stato il caso recente dei beni 4.0 con i relativi crediti d’imposta, così come è il caso del Welfare aziendale o di molte altre opportunità descritte in questo blog.
Trattando questo tema a beneficio dei colleghi dentisti non sfuggirà, anche questa volta, come i vantaggi per la Srl Odontoiatrica siano superiori a quelli per il dentista tradizionale anche nel caso delle spese di rappresentanza.
Cosa sono le spese di rappresentanza?
Una chiara definizione di cosa siano le spese di rappresentanza, che ci aiuti a distinguerle da tutto il resto, ci viene fornita dalla Corte di Cassazione, la quale afferma che:
sono spese di rappresentanza quelle affrontate per iniziative volte ad accrescere il prestigio e l’immagine dell’impresa ed a potenziarne le possibilità di sviluppo, mentre vanno qualificate come spese pubblicitarie o di propaganda quelle erogate per la realizzazione di iniziative tendenti, prevalentemente anche se non esclusivamente, alla pubblicizzazione di prodotti, marchi e servizi, o comunque alla attività svolta.
Poichè questa definizione viene ripresa molto spesso nel corso di tutte le sentenze e le circolari successive sarà bene tenerla a mente per non commettere errori nella corretta rappresentazione di queste voci di spesa nella nostra gestione.
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Corso Srl OdontoiatricaI riferimenti normativi
Sono almeno 4 gli articoli del Tuir di nostro interesse: si tratta dei 54, 100, 108 e 109 .
E’ importante operare una prima distinzione tra erogazioni liberali, spese di rappresentanza e sponsorizzazioni.
Le erogazioni liberali consistono in donazioni che vengono effettuate senza attendersi alcun ritorno in termini economici o di utilità specifica. In linea generale le erogazioni liberali non rispettano il principio dell’inerenza, indispensabile affinché un costo possa essere considerato deducibile. Quindi, di base, le erogazioni liberali non sono deducibili.
Tuttavia, per alcuni tipi di erogazioni di utilità sociale riconosciuta (Onlus), il legislatore consente la deducibilità nei limiti del 10% del reddito complessivo dell’impresa ovvero fino ad un tetto massimo di 70.000 € (vd. Agenzia Entrate 2007) quando si tratta di una impresa come la Srl Odontoiatrica (vd. D.L. n. 35 del 2005 – Decreto competitività).
Nel caso di un dentista tradizionale invece si potrà optare per la suddetta deduzione del 10% oppure di una detrazione del 19% dall’IRPEF per un importo massimo di circa 2.000 € (a seconda della maggiore convenienza). Sia per le imprese che per le persone fisiche i limiti di cui sopra decadono in caso di erogazioni liberali in favore di università ed enti di ricerca. In questo caso non ci sono limiti agli importi deducibili dal reddito.
Le spese di rappresentanza, invece, sono sostenute allo scopo di incrementare direttamente il fatturato dello studio dentistico (in forma professionale o societaria). Queste si considerano sempre inerenti con l’attività esercitata perchè nel lungo periodo sono in grado (anche solo potenzialmente) di contribuire al successo dell’impresa. Tuttavia il loro trattamento ai fini fiscali è differente a seconda che si tratti di dentista tradizionale oppure un’impresa come la Srl odontoiatrica (vd. oltre). A queste ci dedicheremo per esteso di seguito.
Le sponsorizzazioni possono appartenere sia all’una che all’altra delle due categorie precedenti a seconda che il contribuente sia in grado o meno di dimostrare gli eventuali vantaggi economici conseguiti con tale iniziativa, sia con riferimento al territorio in cui opera che alla tipologia dei clienti interessati. Questo è quanto si evince da una famosa sentenza di Cassazione del 2015 più volte ripresa nei commentari giuridici sul tema.
Esempi di spese di rappresentanza
Una netta demarcazione tra ciò che è spesa di rappresentanza e ciò che è altro, purtroppo, non è affatto semplice, soprattutto per noi contribuenti che non siamo addetti ai lavori. La normativa, come al solito, deve essere integrata da sentenze, circolari esplicative, interpretazioni autentiche, pareri. Solo una media ponderata tra tutte le fonti è in grado di restituirci ipotesi credibili.
Possiamo solo dire che il buon senso, la ragionevolezza, la proporzionalità e molti elementi di contesto ci devono guidare nelle strategie di utilizzo di queste spese ai fini fiscali.
Ciò premesso alcune esemplificazioni, per categoria, si possono fare e sono comunemente riportate dalle varie fonti.
Costituiscono spese di rappresentanza i costi sostenuti per:
- viaggi turistici con significative attività promozionali di beni e servizi legati alla attività caratteristica dell’impresa (ove si escluda nel viaggio il vitto ed alloggio);
- feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati per ricorrenze aziendali o festività ufficiali;
- contributi per congressi o convegni in genere del settore;
- beni distribuiti gratuitamente indipendentemente dal loro valore unitario.
Come vengono trattati questi costi ai fini fiscali, quali vantaggi possono produrre in termini di riduzione delle imposte?
Deducibilità delle spese di rappresentanza
In linea generale le spese di rappresentanza hanno un limite di deducibilità differente a seconda che si tratti di un dentista persona fisica oppure una Srl Odontoiatrica.
In linea generale, affinché una spesa di rappresentanza possa essere considerata deducibile devono essere rispettati i criteri di inerenza e di congruità richiamati dal D.M. 19 novembre 2008, che recita così:
Si considerano inerenti, sempreché effettivamente sostenute e documentate, le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore.
Nello specifico, quanto alla congruità, il legislatore ha stabilito che vi sia una proporzionalità tra volumi di fatturato o di ricavi e massimale deducibile. Non solo. Come detto, infatti, è stata fatta anche una differenziazione tra professionista (dentista) e impresa (Srl Odontoiatrica):
- per un dentista professionista le spese di rappresentanza sono deducibili per un massimo del 1% dei ricavi.
- per una Srl Odontoiatrica le spese di rappresentanza sono deducibili con massimali definiti come segue:
- 1,5% dei ricavi e altri proventi fino a 10.000.000 €;
- 0,6% dei ricavi e altri proventi tra 10 e 50.000.000 €;
- 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 50.000.000 €.
Un’altra differenza importante tra dentista e Srl odontoiatrica è rappresentata dalle spese di rappresentanza in forma di erogazione gratuita di beni il cui valore unitario non sia superiore ai 50€.
Vediamo di cosa si tratta. Per farlo dobbiamo distinguere prima i beni o servizi propri dai beni o servizi non propri.
La cessione gratuita di beni non propri
Nell’ambito delle spese di rappresentanza un rilievo particolare lo merita la cosiddetta cessione gratuita di beni o servizi non propri. I beni o servizi propri si distinguono da quelli NON propri per il fatto che i primi rientrano nell’attività specifica dell’impresa, mentre i secondi no.
Facciamo un esempio pratico nel nostro settore: un dentista (o srl odontoiatrica) che ceda gratuitamente una protesi ad un paziente effettua una cessione gratuita di un bene/servizio proprio perchè costituisce oggetto della propria attività. Quando lo stesso soggetto, invece, regalasse un abbonamento a teatro al proprio paziente effettuerebbe una cessione gratuita di un bene/servizio non proprio, poiché acquisterebbe all’esterno il bene ceduto.
Ebbene, citando un commento chiarificatore di De Stefani su Il Sole 24 ore, possiamo riassumere la questione in questo modo:
Ai fini Ires e Irpef, le spese relative a beni distribuiti gratuitamente a clienti, fornitori, banche o altri soggetti inerenti all’attività dell’impresa (non ai dipendenti, per i quali si applica l’articolo 51, comma 3, Tuir) sono considerate sempre «spese di rappresentanza» (indipendentemente dal loro valore unitario), ma se di valore unitario non superiore a 50 € sono deducibili, mentre se sono di importo superiore (ovvero per tutti i servizi dati in omaggio, di qualunque costo) sono deducibili solo se, assieme alle altre spese di rappresentanza, superano il test di congruità che prevede un limite di deduzione percentuale, parametrato ai ricavi tipici dell’impresa, ai sensi dell’articolo 108, comma 2, Tuir e del Dm 19 novembre 2008. In particolare, in questi casi, la deduzione è possibile nel limite annuo pari all’1,5 % dei ricavi e proventi della gestione caratteristica delle imprese (voce A.1 e A.5 del Conto economico), fino a 10 milioni di euro di ricavi, allo 0,6 per cento per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni di euro e allo 0,4 per cento per la parte eccedente 50 milioni di euro.
Ebbene, è interessante notare a questo punto che il beneficio appena descritto si riferisce al reddito di impresa e non al reddito professionale.
In altre parole, oltre al diverso massimale indicato in precedenza (1% per professionisti e 1,5% per le imprese), se facciamo riferimento alla cessione gratuita di beni non propri del valore unitario inferiore ai 50 €, questi risultano sempre deducibili e senza limiti solo per le imprese, mentre non lo sono per il professionista
Ecco che una Srl Odontoiatrica registra un duplice vantaggio fiscale rispetto al professionista in tema di spese di rappresentanza.
Le opportunità fiscali della cessione gratuita di beni NON propri sono davvero interessanti a patto che, seguendo deprecabili costumi italici, non si abusi delle stesse. Una disciplinata e rigorosa pianificazione fiscale non si deve confondere con le carnevalate poco credibili del contribuente fantasioso.
Previsioni normative per il 2025 sulle spese di rappresentanza
Le normative fiscali relative alle spese di rappresentanza sono in continua evoluzione, e comprendere le modifiche più recenti è fondamentale per evitare errori e sfruttare al meglio i benefici fiscali. Dal 2025, ad esempio, una delle principali novità riguarda l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità di queste spese. Questo significa che tutte le spese classificate come “di rappresentanza” dovranno essere effettuate attraverso metodi di pagamento tracciabili, come bonifici bancari, carte di credito aziendali o altri strumenti che garantiscano trasparenza e verificabilità.
Un’altra novità rilevante introdotta con la legge di Bilancio 2025 riguarda la definizione più stringente di “spese di rappresentanza”. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che tali spese devono avere una finalità specifica di promozione o mantenimento delle relazioni commerciali, escludendo quindi costi connessi a eventi o iniziative non direttamente correlabili all’attività aziendale.
Per le società, come le Srl odontoiatriche, i limiti di deducibilità restano invariati (1,5% dei ricavi), ma il mancato rispetto delle modalità di pagamento tracciabile comporterà l’indeducibilità delle spese, indipendentemente dalla loro natura.
È fondamentale che le aziende, incluse le Srl odontoiatriche, adeguino i propri sistemi di pagamento e contabilizzazione per garantire la conformità. Una corretta gestione delle spese di rappresentanza può non solo ridurre il carico fiscale, ma anche prevenire sanzioni in caso di controlli.
Due suggerimenti pratici:
- Aggiornare i processi interni: assicurarsi che tutti i pagamenti relativi alle spese di rappresentanza siano effettuati tramite metodi tracciabili.
- Archiviazione della documentazione: conservare sempre le ricevute, i contratti e la corrispondenza che dimostrano la natura delle spese.
Trattamento fiscale dell’IVA nelle spese di rappresentanza
Il trattamento fiscale dell’IVA relativa alle spese di rappresentanza è disciplinato dall’articolo 19-bis1, comma 1, lettera h), del DPR n. 633/1972, che prevede l’indetraibilità dell’IVA per tali spese, ad eccezione di quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a 50 euro. Pertanto, l’IVA è detraibile al 100% solo per le spese di rappresentanza relative a beni con un valore unitario non superiore a 50 euro; per importi superiori, l’IVA non è detraibile. Informazione Fiscale
Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio sostenute in occasione di eventi promozionali o per ospitare clienti, l’IVA è detraibile solo se tali spese sono strettamente connesse all’attività dell’impresa e adeguatamente documentate. In particolare, la Circolare n. 34/E del 13 luglio 2009 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che le spese di vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti in occasione di mostre, fiere ed eventi simili sono considerate spese di rappresentanza e, pertanto, l’IVA relativa a tali spese è indetraibile, salvo che si tratti di spese sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a 50 euro. Agenzia delle Entrate
È fondamentale conservare tutta la documentazione che giustifica la natura della spesa (fatture, ricevute e report interni) e assicurarsi che il bene o il servizio sia chiaramente identificabile come destinato a scopi di rappresentanza. In caso di verifica fiscale, l’assenza di tali documenti può comportare la perdita della detraibilità dell’IVA o la contestazione del costo.
20 domande frequenti (FAQ) sulle spese di rappresentanza
1. Cosa sono le spese di rappresentanza?
Le spese di rappresentanza sono costi sostenuti per promuovere o consolidare l’immagine aziendale e le relazioni con i clienti. Rientrano, ad esempio, regali aziendali, eventi promozionali e cene con fornitori.
2. Qual è il limite di deducibilità per le spese di rappresentanza?
Per le Srl, il limite di deducibilità è pari all’1,5% dei ricavi annui, per il professionista il limite scende all’1%. Per le Srl, quando il valorare dei beni non supera i 50 € non ci sono limiti di deducibilità.
3. Le spese di rappresentanza sono deducibili anche per i professionisti individuali?
Sì, ma con limiti diversi rispetto alle società. Per i professionisti, la deducibilità è più restrittiva e soggetta a maggiori controlli.
4. Come distinguere una spesa di rappresentanza da una spesa pubblicitaria?
Le spese pubblicitarie mirano direttamente alla promozione del prodotto o servizio, mentre le spese di rappresentanza hanno come obiettivo il miglioramento delle relazioni aziendali.
5. I regali ai clienti sono considerati spese di rappresentanza?
Sì, purché il loro valore unitario non superi 50 euro, altrimenti sono considerati spese non deducibili.
6. Posso dedurre l’intero costo di un evento promozionale?
Sì, se l’evento ha una finalità di rappresentanza documentabile e rientra nei limiti di deducibilità previsti dalla legge.
7. Quali documenti devo conservare per giustificare le spese di rappresentanza?
Ricevute, fatture, contratti e, se applicabile, una relazione che dimostri la finalità della spesa.
8. Le spese per le divise del personale rientrano nelle spese di rappresentanza?
No, queste sono considerate spese operative e non spese di rappresentanza.
9. È possibile dedurre le spese di viaggio e soggiorno dei clienti?
Sì, se tali spese sono sostenute per attività promozionali o incontri aziendali documentati.
10. Come si documentano le spese di rappresentanza?
Ogni spesa deve essere corredata da una fattura o ricevuta valida e una descrizione chiara della finalità.
11. Le spese di rappresentanza sostenute all’estero sono deducibili?
Sì, ma con gli stessi limiti applicabili in Italia e con documentazione conforme.
12. Le spese di ristorazione per i dipendenti rientrano nelle spese di rappresentanza?
No, sono considerate spese per il personale e seguono regole di deducibilità differenti.
13. Le spese per i regali ai fornitori sono deducibili?
Sì, purché rispettino il limite di 50 euro per unità.
14. I premi per i clienti (ad esempio gadget) sono deducibili?
Sì, ma solo se sono di modico valore e utilizzati per finalità promozionali.
15. Le spese per l’organizzazione di un congresso rientrano nella rappresentanza?
Dipende: se il congresso ha finalità promozionali o rappresentative, sì. Se è a fini formativi, no.
16. Cosa succede se supero il limite di deducibilità dell’1,5% (srl) o dell’1% (professionista)?
La parte eccedente non sarà deducibile fiscalmente.
17. Le spese per omaggi natalizi sono considerate spese di rappresentanza?
Sì, purché rispettino i criteri di deducibilità previsti per gli omaggi.
18. Le spese di rappresentanza devono essere pagate in modo tracciabile?
Sì, dal 2025, tutte le spese di rappresentanza devono essere pagate tramite strumenti tracciabili per essere deducibili.
19. Le spese di sponsorizzazione rientrano nella rappresentanza?
No, la sponsorizzazione è considerata spesa pubblicitaria e segue regole di deducibilità diverse.
20. Posso dedurre l’IVA sulle spese di rappresentanza?
Sì, ma solo per le spese di valore unitario inferiore a 50 euro. Per importi superiori, l’IVA non è detraibile.
