Sviluppo dello Studio Odontoiatrico: da mono professionale a clinica moderna. Come fare?

Non è obbligatorio che avvenga, ma sono molti i dentisti che sentono il desiderio di costruire il proprio santuario. In un certo momento della vita professionale abbiamo quasi tutti sognato il grande salto: il grande studio che attesti le dimensioni del nostro valore, della nostra passione e, perchè no, del nostro successo. Non è una prova di muscoli, ma una misura del sentimento che proviamo verso la professione. Questo è il sentimento genuino che il collega Massaiu lascia trasparire in ogni sua comunicazione e in ogni suo comportamento. Ha deciso di darci qualche suggerimento e noi lo condividiamo con voi.

sviluppo dello studio odontoiatricoLo sviluppo dello Studio Odontoiatrico è una materia complessa. In primo luogo nessuno ti insegna a farlo all’università. In secondo luogo richiede competenze variegate che spaziano dalla gestione delle risorse umane alla materia fiscale, al marketing e al management. Infine vi è la forma mentis che ci viene inculcata fin dal primo anno di università: noi siamo medici e come tali “superiori” a certe cose.

Molti dei nostri colleghi, quando si parla di temi simili, storcono il naso. L’affermazione più frequente è: “Io sono un medico, mica un imprenditore!”.

Eppure rifletti un attimo. Tu ce l’hai una partita IVA? Hai dei dipendenti? Paghi le tasse? Rispetti delle normative di settore in tema di agibilità, sicurezza, ecc.? La guardia di finanza che viene a controllare i tuoi conti dice “Tranquillo, lei è un medico e aiuta la gente, la nostra è solo una visita di cortesia” ?

Dentista e imprenditore

Se la tua risposta a qualsiasi di queste domande è un “no”, beh puoi smettere di leggere perché non lavori nel nostro settore. Se invece ti sei rivisto in quello che abbiamo detto tu sei un odontoiatra, ma anche un IMPRENDITORE!

Prima capisci e accetti questo passaggio, prima partirai ad affrontare la vita in studio con maggior serenità e decisione. Anche perché essere una delle due non scredita l’altra, sappilo! Chi lo crede ha un bel problema e passa il suo tempo a lamentarsi: di come il mondo va a rotoli, che ha sempre meno pazienti, che le tasse sono troppo alte, che i franchising dentali sono dei nemici invincibili etc etc.

Chiarito questo antefatto, il tema di oggi sarà super-interessante, anche perché ai corsi che teniamo e nelle discussioni nei social vediamo che tanti colleghi sono interessati a fare questo passo.

Ampliare il proprio studio, raddoppiando le sue dimensioni

Da un rapporto ANDI del 2016 in Italia ci sono più di 44.000 odontoiatri attivi (circa 60.000 iscritti all’albo) con 30.000 studi dentistici aperti. La maggior parte sono piccoli studi, con una media di 3-4 persone che ci lavorano.

Se il titolare è stimato e apprezzato localmente, ha tra i 50 e 60 anni e nel tempo ha trattato bene i suoi pazienti, con una o due dipendenti e dei collaboratori saltuari, ha di norma buone entrate personali. Certo, c’è sempre il timore che aprano un franchising o un low cost davanti allo studio. Nel complesso, però, la vita va bene e, se si è stati oculati, si è anche messa da parte una bella sommetta.

E qui arriviamo al punto. Con la maggior apertura concessa dalla legislazione europea, lo sdoganamento della Srl odontoiatrica anche tra i liberi professionisti, un avvicinamento al mondo internet e social, sempre più studi si sono evoluti. Aumentano la metratura, si trasferiscono, raddoppiano i riuniti e il personale, aumentano i fatturati.

Sviluppo dello Studio Odontoiatrico. È solo una questione di budget?

Sembra un successo a portata di mano per chi è andato sempre abbastanza bene e ha la serenità di aver messo da parte una buona liquidità – o può accedere a finanziamenti interessanti. Quindi, perché non mettere in gioco 500.000/700.000 euro per fare il grande salto?

Il ragionamento è semplice e matematico. Se guadagnavo X con 3 riuniti, guadagnerò 2X con 6, o magari 3X se ne metto 9. Bello, pulito, allettante.

TROPPO.

Parlo con cognizione di causa. Negli ultimi 10 anni il mio studio a Sassari, una città di 120.000 abitanti del nord Sardegna, è cresciuto da 4 dipendenti e 1 collaboratore (2008) a 18 dipendenti e 4 collaboratori. Ho quindi sperimentato tutte le fasi (con discese e risalite annesse) partendo come libero professionista con il suo studio monoprofessionale e arrivando ad uno studio strutturato con tanto di S.r.l. medicale con autorizzazione Regionale.

Il sistema di crescita per lo studio dentistico non è MAI scalare

Il sistema di crescita, perlomeno per lo sviluppo dello Studio Odontoiatrico, è difficilmente “scalare” in maniera lineare. Per scalare intendiamo quello che avviene, ad esempio, in una fabbrica. Aumento gli spazi, aumento i macchinari, aumento gli operai, aumento la promozione e, se ho fatto bene le cose, aumento in proporzione il fatturato.

Ecco, nello studio dentistico non è così. Questo per 3 motivi.

  • Il rapporto medico-paziente non può essere automatizzato
  • Il personale deve essere allineato ai valori dello studio, e ciò richiede formazione costante non solo clinica
  • I pazienti non arrivano perché raddoppi gli spazi, ma perché raddoppi la comunicazione

Vediamo di affrontare uno per uno questi punti.

Sviluppo dello Studio Odontoiatrico. Rapporto medico-paziente

Non siamo una clinica a gettoni. Nello studio monoprofessionale che si evolve deve rimanere quel rapporto personale che ci distingue dai low cost prêt-à-porter, dove c’è un tariffario standard e prestazioni automatizzate – spesso di qualità media o medio-bassa.

Ti svelo un segreto: oltre a te che sei titolare e che tieni alla tua nuova struttura, anche i collaboratori dovranno far proprio questo approccio. Il rapporto umano è cruciale, ben più importante dell’abilità clinica. L’approccio al dottor House, figo nel telefilm, nella realtà ti lascia una sala d’attesa deserta in breve tempo. Il genio e sregolatezza forse possono funzionare per un super cardiochirurgo, ma di certo non con un dentista.

Sviluppo dello Studio Odontoiatrico e Allineamento del personale

I collaboratori, che siano odontoiatri o igienisti, vanno “allineati”. La soluzione che abbiamo individuato nel tempo è l’esclusiva. Meglio averne uno solo, ma che viene solo da te, piuttosto che tanti che fanno alcune ore e poi vanno in altri studi dove lavorano in altro modo, con altre attrezzature e altro personale.

La modalità migliore è prenderli appena laureati – magari all’estero dove hanno fatto anche un po’ di pratica clinica – per poi formarli in quello e come vuoi tu. Prendere un collega che collabora da anni e anni in altri studi è un rischio grosso, perché si trascina dietro tutto il suo bagaglio culturale e farai molto fatica ad imporre la tua autorità. Meglio evitare.

Stessa cosa con le igieniste. Se vengono a “marchettare” da te, come in altri 10 studi, faranno la sola operatività, saluteranno (forse) e poi presenteranno la fattura a fine mese. Non fidelizzano, non curano l’immagine dello studio, spesso non indossano neanche il camice con il tuo logo ma usano lo stesso che mettono quando lavorano in tutti gli altri. Di sicuro non hanno interesse, se notano qualcosa in bocca che potrebbe diventare un piano terapeutico interessante, a segnalartelo. Fanno il loro interesse, né più né meno.

Per questo motivo le mie tre igieniste sono tutte assunte a tempo indeterminato. Si formano e crescono come il resto dello staff e hanno una produttività importante.

Altro fattore cruciale: la formazione del personale

Tutti noi siamo abituati a seguire corsi, che sia per aggiornarci su una nuova tecnica o solo per mettere da parte gli ECM. È molto più raro che un titolare paghi corsi ai suoi dipendenti e, men che meno, ai collaboratori. E questo per i corsi clinici, se poi si parla di corsi di crescita personale, i colleghi hanno tutti i capelli dritti!

L’obiezione più comune che mi sono sentito dire è: “E se poi con quello che gli ho insegnato si apre il suo studio e mi ruba i pazienti?”. Allora, in primis se lo tratti bene e gli fai un discorso serio all’inizio – ricordi che te lo allevi dal post-università? – in cui gli offri opportunità di crescita concrete all’interno del tuo studio è difficile che se ne vada. Io poi ti rispondo: “E allora che vuoi fare? Non cresci perché hai paura della concorrenza dei tuoi stessi collaboratori?”. Tu hai due mani, puoi fare fino ad un certo punto. Se vuoi crescere in fatturato devi avere collaboratori bravi e competenti. Ecco perché li devi formare a tue spese, in modo da affidargli con serenità i tuoi pazienti.

Attualmente succede che spesso, quando un paziente mi dice: “Dottore, questa cura canalare non me la può fare lei?”, io rispondo, con la massima sincerità: “Guardi, io non mi occupo più da anni di questo tipo di trattamenti. Il dottor Papa, è molto più bravo di me ormai”. Fine. Paziente felice e soddisfatto perché si sente preso in carico da me e dal mio staff al meglio.

Si chiama delega efficace e concreta

Stessa cosa vale per i dipendenti. Il primo passo è un’ottima selezione, e di questo parleremo approfonditamente in un futuro articolo in preparazione.

Regola di base tutte le volte che assumi qualcuno parte dalla domanda: “Io mi ci vedo a lavorare con questa persona a fianco per i prossimi dieci anni?”. Se la risposta è “no” o anche “ni” meglio lasciar perdere e cercare un altro.

Il diritto del lavoro attuale è molto stringente se si vogliono fare le cose per bene con i contratti a tempo indeterminato. Perciò è bene individuare un metodo di selezione efficace e sfruttare al massimo il periodo di prova, per “testare” sul campo e sotto stress la persona. Non caricarti, per pigrizia o buonismo, una persona che non ti convince appieno. Poi saranno lacrime, sangue e tanti soldi per mandarla via.

Altra regola imparata nel tempo: non mettere dentro familiari o figli di amici e conoscenti. Salvo rarissime eccezioni, rischi di perdere autorità e leadership quando mescoli rapporti interpersonali con il lavoro.

Formazione interna ed esterna

La formazione, infine, va curata sia in studio che fuori dallo studio. Riunioni settimanali e mensili di staff cementano il gruppo e permettono di avere spazi sereni dove gestire le problematiche quotidiane, “tastando” il polso al clima generale dello staff in un ambiente diverso da quello lavorativo. Più aumenta il numero di persone che lavorano con te, più queste riunioni saranno fondamentali per non farti sfuggire di mano la situazione. Vedile come delle soste tecniche per controllare la tenuta della barca.

Quindi fai frequentare corsi di formazione, e, ancora, fai visite negli studi evoluti di altri colleghi. Ogni anno i miei dipendenti, a rotazione e in base alle priorità o i progetti che si vogliono sviluppare, vengono mandati a “bagnare i panni” in altre realtà interessanti. Il confronto arricchisce tutti, fa capire ai miei collaboratori che c’è un mondo pieno di differenze fuori e allo stesso tempo porta nuove idee e spunti quando tornano a casa.

Le trasferte non sono mai viste come delle spese, bensì come degli investimenti. Con l’S.r.l. puoi permetterti un’ottimizzazione di queste uscite ai fini fiscali molto interessante e, diciamolo tra noi, abbassa quella forbice che, in caso contrario, dovremmo versare allo Stato. Meglio reinvestirlo in competenze all’interno dello studio piuttosto che vederlo sparire chissà dove nelle casse dell’erario.

Sviluppo dello Studio Odontoiatrico: moltiplicare la comunicazione

I pazienti arrivano quando comunichi. Parlo con colleghi che mettono a budget centinaia di migliaia di euro per alzare muri e comprare macchinari ma non destinano nulla per la selezione e la formazione del personale o, peggio ancora, per il marketing.

Come le vuoi riempire quelle tre-quattro-cinque poltrone che stai progettando per il nuovo studio?

Anche per questo ci vuole una strategia costante di sviluppo, che deve crescere in volume e ampiezza in proporzione alle nuove dimensioni che vuoi assumere. Prima avevamo solo una segretaria che si occupava, per poco tempo, del marketing e comunicazione dello studio.

Quindi le abbiamo affiancato una persona che a tempo parziale si occupava di gestire e coordinare il brand con il sito, la pagina Facebook, Youtube, Instagram, il blog, l’immagine coordinata e le partnership e collaborazioni marketing esterne. Ora queste persone sono due, che si affiancano alla segretaria originale insieme a 2-3 figure esterne di riferimento per SEO, tipografia, serigrafia, video e grafica digitale.

Tutto cresce in proporzione ai nuovi volumi, e tutto va saputo gestire e messo a budget

La dinamica che abbiamo sperimentato in questi dieci anni di crescita vertiginosa del nostro studio è come un pendolo. Il modello è, sulla carta, semplice.

  • Fai molto marketing (ben fatto) e arrivano nuovi pazienti
  • Formi le persone che hai e adatti gli spazi a gestire al massimo i nuovi volumi, fino al punto di saturazione (quando inizia a fissare le prime visite a 3-4 mesi in maniera costante)
  • Sviluppi la struttura, con investimenti strutturali, per aumentare le potenzialità
  • Assumi nuove persone per assorbire il lavoro extra. Oltre che clinici e assistenti, includi segretarie e persone che gestiscano professionalmente e in esclusiva la tua comunicazione
  • Ripeti il processo per un nuovo step

L’effetto che si andrà a creare è oscillante. I momenti di maggior stress saranno non la ristrutturazione (e anche quella ne offre parecchi) ma soprattutto la selezione, la prova, la formazione e l’assunzione definitiva di nuove persone.

I tuoi collaboratori, che siano dipendenti o a partita IVA, sono il vero discrimine tra il successo o meno dei tuoi – giustamente – ambiziosi piani di crescita. Cura loro e tutto il resto, dalla parte legale a quella fiscale, dal marketing alle autorizzazioni sanitarie – che dovrai comunque imparare a padroneggiare bene – andrà a posto.

In bocca al lupo!

Giuseppe e Alberto Massaiu


 

Il tema dell’organizzazione dello Studio Dentistico al Master Dentista Manager

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