Magazzino o buco nero?

Il magazzino di uno studio dentistico, per molti colleghi, è una vera e propria babele sia sul piano organizzativo che quello economico.

Quanti e quali danni derivino da una precaria organizzazione del magazzino risulterà evidente dalla lettura di questo articolo, nel quale descriverò il modello di gestione ottimale in uno studio moderno ed efficiente.

Quanto ci costa un magazzino non efficiente? Quanto materiale viene sprecato perchè scaduto? Quante volte viene acquistato materiale già presente? Quale giacenza minima di materiali è consigliabile osservare? Quante prestazioni non vengono eseguite per assenza dei materiali necessari? Che impatto ha un magazzino disordinato sullo stress organizzativo interno e nei conflitti tra le persone? Un magazzino caotico può avere ricadute sulla sicurezza o sulla qualità delle lavorazioni?

Molte delle risposte possibili emergeranno spontaneamente nel corso della esposizione.

Il responsabile del magazzino

Premesso che tutte le responsabilità ricadono sempre sul titolare, tuttavia ogni studio dentistico dovrebbe individuare tra il personale (almeno) una risorsa che si occupi del magazzino. Un organigramma funzionale completo assolve facilmente a questo compito e nel contempo mette ordine in modo trasversale in tutte le aree di lavoro di uno studio. L’organigramma a sua volta presuppone che tutte le attività dello studio siano state adeguatamente mappate (vd. mappatura generale dello studio).

Un organigramma funzionale completo potrebbe essere quello rappresentato di seguito, dove figura, tra gli altri, anche il (o la) responsabile del magazzino. Supponendo uno studio di dimensioni medie, con tre poltrone e quattro dipendenti, la configurazione potrebbe essere la seguente:

In un piccolo studio dentistico le aree da gestire sono le stesse di una clinica di grandi dimensioni e sono più numerose delle risorse disponibili: è inevitabile quindi che ogni risorsa abbia più funzioni che si sovrappongono. Tuttavia una corretta definizione dei ruoli e deleghe appropriate permettono che le attività si svolgano in modo ordinato e puntuale.

Compito del responsabile del magazzino è quello di definire ed adottare le corrette modalità di gestione del magazzino (processi e protocolli), gli strumenti da utilizzare e le scadenze delle attività.

Regola di base: le scorte minime

Partiamo da una regola base che semplifica il discorso fin da subito.

Oggi non ha nessun senso tenere un magazzino ricco e ne avrà ancora meno in futuro.

Questa affermazione potrebbe essere anche espressa in un altro modo:

Il magazzino migliore di uno studio è quello che contiene meno materiale possibile. Il magazzino ideale è quello che non esiste.

Da dentista come voi e per quanto sia un organizzatore compulsivo, mi rendo conto che azzerare completamente il magazzino di uno studio dentistico è oggi ancora impossibile. Ci sarà sempre una scorta minima di guanti o di bicchierini che dovremo tenere in studio: sono articoli per i quali l’uso frequente e lo stress di approvvigionamento quotidiano si combinano in modo tale da consigliarne una giacenza minima (che andrà comunque definita e rispettata con un apposito protocollo!).

Ci sono molte ragioni per sostenere il concetto del magazzino minimo:

1. La gestione ed il controllo di un magazzino ricco richiede molto più tempo e attenzione di un magazzino minimo (stress organizzativo e aumentati costi fissi conseguenti).
2. Un magazzino ricco è il risultato di un impiego di risorse economiche che non vengono utilizzate nell’immediato e quindi rappresentano un inutile immobilizzazione di capitale che poteva essere impiegato diversamente ed in modo più produttivo (a cosa serve una scorta di composito che presumibilmente utilizzeremo tra un anno?). Questo comporta un aumento ingiustificato dei costi variabili.
3. In un magazzino ricco il rischio che il materiale deperisca per decorrenza naturale delle scadenze è decisamente più elevato che in un magazzino con turnover frequente dei prodotti deperibili. Ciò comporta non solo un rischio economico ma anche un rischio per la sicurezza del paziente e di illecito in sede di ispezione da parte degli organismi di controllo.
4. In un magazzino ricco la presenza stessa di materiale già disponibile può indurre a scelte cliniche imbarazzanti: da una parte l’utilizzo di quel bracket o quell’impianto per il solo fatto che lo abbiamo già pagato; dall’altra la decisione di cambiare il prodotto (e quindi buttarne un altro) solo perchè obsoleto ancorché non scaduto. Si perde in entrambi i casi.
5. Infine un magazzino ricco è anche più facilmente disordinato e spesso in queste condizioni il materiale c’è ma non si trova, quindi lo si ordina di nuovo.

Volendo riassumere il rischio clinico e lo spreco di materiali rappresentano le principali conseguenze di un magazzino ricco e (magari) disordinato.

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Il magazzino e i fornitori dello studio

Partendo da questi presupposti possiamo qualificare i nostri fornitori anche sulla base della loro capacità di rifornire lo studio in tempi rapidi e per piccole quantità di materiali.

Accordi di fornitura favorevoli per esempio sono quelli che prevedono:

1. consegna in poche ore dall’ordine
2. tracciamento costante della consegna
3. bassi costi di trasporto (oggi è possibile anche ottenere costi nulli) senza obbligo di quantitativo minimo
4. scontistica svincolata dal quantitativo d’ordine
5. possibilità di procedere all’acquisto mediante piattaforma e.commerce
6. ampio catalogo dei prodotti (meglio se completo)
7. minima incidenza delle non conformità

Tutto questo oggi è già possibile nei principali depositi italiani, ma non vi sono dubbi che l’ingresso nel mercato di soggetti come Amazon potrebbe massimizzare i vantaggi di una gestione minimalista del magazzino.

Egoisticamente parlando ogni singolo studio dentistico potrebbe annullare i costi ed i rischi da magazzino azzerandolo quasi completamente grazie ad un provider che consegni capillarmente in ogni angolo del mondo, in poche ore e con costi di acquisto ridotti rispetto ai dealer tradizionali.

Per le stesse ragioni, fornitori di prodotti altamente customizzati come gli apparecchi Invisalign, Incognito o Insignia (per citare l’ortodonzia) rappresentano un passo importante verso il risparmio. Chi di noi ortodontisti non ricorda i cassetti pieni di bande e di brackets? Quante migliaia di euro erano (o sono ancora) costantemente immobilizzate in inutili scorte?

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Ciclo di gestione del magazzino

In presenza di responsabilità ben definite e di una logica di magazzino minimo come quella descritta, la gestione si gioverebbe della presenza in studio di un documento (scritto!) nel quale siano stabilite le modalità di svolgimento delle principali attività: il Processo di Gestione del Magazzino.

Il ciclo potrebbe essere descritto sinteticamente con il flusso seguente:

Supponendo che il ciclo inizi e termini con il prelievo di materiale dal deposito, si riconoscono alcune fasi intermedie necessarie al mantenimento della sua perfetta efficienza:

1. 1. operazione di scarico del materiale: nella quale si registra, per esempio, che le confezioni di anestetico non sono più 10 ma diventano 9;
   2. verifica della scorta minima: nella quale si verifica che 9 confezioni di anestetico sono superiori o inferiori alla soglia minima di giacenza che il titolare ha stabilito per quello specifico prodotto;
   3. compilazione dell’ordine di reintegro: con la quale si dà seguito alla verifica precedente nel caso in cui la soglia minima fosse proprio 10 e noi l’abbiamo superata;
   4. richiesta di approvazione: serve ad autorizzare l’ordine da parte del Titolare o dell’Office Manager per provvedere al reintegro. (Ovviamente tutti gli ordini di reintegro potrebbero essere cumulati a scadenze settimanali o mensili definite);
   5. inoltro dell’ordine: questa operazione deve essere sempre svolta per iscritto o comunque con una modalità che lasci traccia all’interno dello studio e sia visibile a tutti (data, scadenza, quantità, costo scontato);
   6. ricezione della merce: in questa fase si compilano le ricevute e la merce viene accettata temporaneamente con riserva di verifica della conformità;
   7. verifica di conformità: ha lo scopo di verificare la coerenza tra ordine effettuato, documento di trasporto, eventuale fattura acclusa e merce effettivamente ricevuta, prima che questa venga stoccata a magazzino. Nei casi di non conformità la merce sarà restituita o cambiata con tutto ciò che comporta in termini di DdT, contabilità e pagamenti;
   8. reintegro del magazzino: è la fase in cui il materiale viene allocato in magazzino secondo l’ordine assegnato (sarebbe opportuno che il materiale sostasse in reception il meno possibile!);
   9. carico del materiale: l’operazione di carico è quella con cui viene aggiornato il registro delle scorte. Un corretta registrazione di tutti i carichi e scarichi del magazzino consente di avere una situazione sempre aggiornata delle giacenze presenti;
   10. registrazione delle scadenze: impatta sulla qualità delle prestazioni e sul livello di rischio. Si tratta di conoscere in tempo reale le scadenze di tutti i materiali (farmaci, resine, monouso, ecc) per evitare la conservazione o (peggio ancora) l’utilizzo involontario di prodotti scaduti, oppure di incorrere in sanzioni.

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L’importanza di un software gestionale

I software gestionali più evoluti sono il motore fondamentale della gestione del magazzino.

Le operazioni di carico e scarico sopra descritte possono essere piuttosto complicate se si gestisce tutto con modalità tradizionali, mentre un magazzino informatizzato consente di svolgere con estrema semplicità o addirittura in modo automatizzato.

Alcuni software gestionali per esempio hanno integrato le attività cliniche, quelle contabili e quelle del magazzino mediante la condivisione di informazioni presenti in tabelle diverse ma legate tra loro. Dando per eseguita una prestazione nell’area clinica del gestionale, questi sw non solo conteggiano il valore del materiali utilizzati per quella prestazione tra i costi dello studio, ma sono anche in grado di aggiornare le giacenze delle scorte.

In alternativa i gestionali evoluti consentono di caricare e scaricare i prodotti in entrata o in uscita dal magazzino semplicemente utilizzando un lettore per i codici a barre presenti sulle confezioni.

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