Dental Office Manager: professione del futuro

Sono convinto che nei prossimi dieci anni molti studi dentistici che ora non ne sono dotati, svilupperanno al loro interno la figura del Dental Office Manager. Quello che fino ad oggi è sembrato un lusso per pochi studi di prestigio e di grandi dimensioni, diventerà una necessità anche per gli altri.

Questa nuova figura professionale (che poi tanto nuova non è se si guarda oltre oceano) comporterà sicuramente nuovi sforzi economici ed organizzativi ma aprirà interessanti opportunità, sia per i titolari che per i dipendenti.

La costante conversione, poi, di molti studi tradizionali ad srl odontoiatrica, che si sta compiendo in Italia proprio in questi anni, darà la spinta decisiva in questo senso, viste l’inevitabile spersonalizzazione dei servizi amministrativi e la progressiva delega delle attività di back office dal titolare di studio a soggetti terzi.

Vediamo più in profondità cosa significa Office Manager, o meglio Dental Office Manager.

Cosa si intende per Office Manager?

Tradotto letteralmente in italiano, l’espressione Office Manager diventa Direttore/Direttrice dello studio. Non c’è alcun dubbio che la definizione inglese sia più gradevole, se non altro perchè non impone la continua declinazione di genere tipica dell’italiano.

L’espressione Office Manager è oramai entrata nell’uso quotidiano negli Stati Uniti dove praticamente ogni studio affermato ne prevede uno (più spesso una) all’interno del proprio staff. I Dental Office Managers di quel Paese sono anche riuniti in una associazione, la cui sigla è AADOM e si riunisce periodicamente in congressi di dimensioni bibliche con programmi scientifici del tutto originali ed indipendenti.

Cosa fa l’Office Manager di uno studio dentistico?

Non bisogna fare confusione di ruoli e di funzioni.

L’Office Manager non è un operatore sanitario quindi non è un odontoiatra o un igienista o un infermiere (o meglio, potrebbe anche esserlo, ma non necessariamente). L’Office Manager non è neppure un o una Assistente di Studio Odontoiatrico (ASO), o Assistente alla poltrona che dir si voglia.

In realtà si tratta di una figura ibrida che conosce perfettamente le dinamiche cliniche dell’odontoiatria e dello studio dove opera senza mai prendervi parte direttamente. Mette a frutto questa sua conoscenza per rendere efficiente lo studio dentistico trasversalmente in ogni processo gestionale interno. Ecco alcuni esempi tristemente noti ad ogni dentista italiano:

• supervisione delle attività di marketing e digital marketing (esempio Social Media Manager)
• gestione della sicurezza
• gestione del magazzino e dei processi di approvvigionamento
• gestione del personale e dei piani formativi individuali
• gestione delle manutenzioni e degli elettromedicali
• gestione dei servizi di pulizia, decontaminazione, disinfezione, sterilizzazione, sanificazione
• gestione della qualità e prevenzione dei contenziosi
• gestione dei contratti di fornitura di beni e servizi
• gestione delle agende

Probabilmente rimangono escluse dalle sue competenze solo quelle che, per la legge, spettano al rappresentante legale dello studio o al direttore sanitario (nel caso di srl odontoiatrica). Quindi, se vogliamo dare una collocazione gerarchica del Dental Office Manager utile a definirne meglio la funzione e le responsabilità, potremmo inserirlo in un organigramma come quello che vedi rappresentato di seguito.

Chi può diventare Dental Office Manager?

Ufficialmente non è richiesto alcun titolo di studio per svolgere le mansioni di Dental Office Manager. E’ anche certo che le qualità umane della persona che riveste questo ruolo all’interno dello studio siano molto più importanti di quelle tecniche. Mi riferisco a doti come leadership, costanza, empatia, sicurezza, affidabilità, ecc.

Rimane tuttavia il fatto che un o una Dental Office Manager deve possedere necessariamente alcuni strumenti senza i quali il suo lavoro sarebbe impossibile. Poco importa se tali strumenti siano stati acquisiti mediante studi formali e dimostrabili, oppure no. Qui mi riferisco alle competenze su temi quali: sistemi di qualità, contabilità, amministrazione, controllo di gestione, coaching, comunicazione, risk analysis and assessment, marketing, requisiti autorizzativi, diritto del lavoro, per citare solo i più importanti.

Inoltre, come già detto, il Dental Office Manager deve conoscere molto approfonditamente i cicli produttivi di uno studio dentistico, i flussi di lavoro, i fondamentali del rapporto medico paziente e della deontologia professionale, e quant’altro ruota intorno al concetto di salute ed alla sua tutela in ambito privato.

Quanto guadagna un Dental Office Manager?

Cominciamo con il dire che non esiste un inquadramento ufficiale del Dental Office Manager nell’ordinamento giuslavoristico italiano. Probabilmente quello che più si avvicina al profilo descritto è rappresentato da un 2° livello del C.C.N.L. Studi Professionali con mansioni Segretaria/o di direzione con mansioni di concetto.

Secondo alcune fonti sul web, parrebbe che negli Stati Uniti il Dental Office Manager guadagni circa 77.000 dollari all’anno lordi. Nel nostro Paese è molto più ragionevole pensare che la paga base per una figura come questa sia quella dal contratto ipotizzato sopra, quindi circa 1.600 euro al mese per 14 mensilità.

Poichè trattasi di un mercato del tutto nuovo nel mondo del lavoro, che si sta aprendo ora e con grandi possibilità di espansione nel prossimo futuro, ritengo che sviluppare le giuste competenze sia un investimento intelligente da parte chi può ambire a diventare Office Manager di uno studio dentistico (magari nello stesso studio dove oggi sta lavorando con mansioni e qualifiche diverse).

Come si diventa Office Manager di uno studio dentistico?

Nel corso delle mie esperienze come consulente nello studio di molti colleghi, ho riscontrato almeno due situazioni molto frequenti:

1. da una parte il titolare di studio non vuole o non può occuparsi del governo dello studio al di fuori delle aree cliniche (più spesso il dentista odia letteralmente management e marketing);
2. dall’altra sono presenti risorse, (magari) poco qualificate sul piano formativo ma molto dotate su quello umano e tecnico, che potrebbero farlo al posto suo. Solitamente queste risorse sono ASO dello studio particolarmente attive e carismatiche.

Quando si presenta una tale combinazione di eventi siamo di fronte ad una grande opportunità di sviluppo per lo studio, che solo in pochi sanno cogliere: far emergere le qualità delle risorse interne attribuendo loro formalmente la qualifica di Dental Office Manager, dando loro dignità di ruolo e autorità, e fornendo tutte le opportunità formative necessarie per compierlo al meglio.