Cruscotto direzionale dello studio dentistico

Cruscotto direzionale è la libera traduzione di una espressione che per la prima volta ho visto scritta in francese come tableau de bord.

Come sempre le definizioni originali sono migliori, ma cruscotto direzionale esprime molto bene il senso e lo scopo che questo strumento si prefigge di offrire al dentista titolare di studio.

Qualcuno lo ha anche definito impropriamente cruscotto aziendale, qualcun altro invece ha preferito l’inglese Business Monitor, che non è niente male.

Ma cos’è il cruscotto direzionale?

Per cruscotto direzionale deve intendersi uno strumento gestionale informatico che genera un insieme di indicatori numerici facilmente accessibili che il dentista può consultare in qualsiasi momento per verificare l’andamento del proprio studio sotto il piano economico finanziario.

A cosa serve il cruscotto direzionale?

Per capire a cosa serve il cruscotto direzionale possiamo portare degli esempi di altri ambiti della vita quotidiana. Per esempio possiamo considerare il termometro, il tachimetro o la bussola.

Il termometro viene utilizzato comunemente da una persona malata, indipendentemente dal possesso di una laurea in medicina, per verificare se la temperatura corporea è alta oppure normale. Nel caso in cui la temperatura sia superiore al limite fissato, chiunque è in grado di stabilire che lo stato di salute dell’organismo è in qualche modo minacciato e temporaneamente compromesso. Allo stesso modo il cruscotto direzionale dello studio ci informa sullo stato di salute dello studio sul piano economico e finanziario. Senza essere anche laureato in economia, un comune dentista, usando il cruscotto direzionale può sapere se vi siano situazioni allarmanti nella conduzione della propria attività. Una consultazione costante del termometro ci informa dello stato febbrile appena questo si manifesta, evitando che la malattia progredisca a nostra insaputa.

Il tachimetro di una automobile (da cui la metafora del cruscotto) è un indicatore attendibile della velocità con cui il nostro mezzo si muove verso l’obiettivo e questo indipendentemente dal fatto che siamo ingegneri meccanici. Potrebbe indicarci che ci muoviamo alla velocità giusta per arrivare in tempo oppure che arriveremo tardi oppure ancora che arriveremo prima del previsto. In altre parole il cruscotto direzionale ci informa sulla velocità con la quale ci stiamo muovendo verso la nostra meta economica prefissata, ovvero quel particolare risultato dell’attività che rappresenta per noi un obiettivo importante.

La bussola di una imbarcazione, infine, ci consente di verificare continuamente se la direzione della nostra marcia è diretta verso l’obiettivo, indipendentemente dal fatto che possediamo una laurea in astrofisica. Non solo ci indica la rotta giusta da seguire per arrivare a destinazione, ma ci fornisce costantemente anche gli scarti che la nostra imbarcazione ha subito dalla rotta ideale per effetto di elementi di contesto come il vento, la corrente marina ed altri fenomeni indipendenti dalla nostra volontà. Allo stesso modo il dentista comune si può giovare enormemente di uno strumento che gli indichi la direzione giusta di sviluppo e le linee strategiche vincenti per raggiungere la meta.

Alcuni esempi di informazioni contenute nel cruscotto direzionale

Nella pratica quotidiana di un dentista le informazioni minime che un cruscotto direzionale dovrebbe darci sono queste:

• dove è posizionato il punto di pareggio dello studio o break even point, ovvero quante prestazioni servono per coprire tutti i costi prima di cominciare a guadagnare qualcosa dal nostro lavoro e presumibilmente in quanto tempo le posso realizzare;
• l’obiettivo di fatturato dello studio nell’unità di tempo desiderata e quanto manca per realizzarlo;
• l’obiettivo di guadagno dello studio nell’unità di tempo desiderata e quanto manca per realizzarlo.

Altre informazioni di grande valore sono per esempio queste:

• l’obiettivo di prime visite nell’unità di tempo desiderata e quanto manca per realizzarlo
• l’obiettivo di preventivi nell’unità di tempo desiderata e quanto manca per realizzarlo
• l’obiettivo di prestazioni eseguite nell’unità di tempo desiderata (complessive e per branca) e quanto manca per realizzarlo
• il rapporto incassi/costi desiderato e lo scostamento reale
• il rapporto nuovi pazienti/abbandoni desiderato e lo scostamento reale
• il volume percentuale di insoluti totali desiderato e lo scostamento reale

Un cruscotto direzionale completo potrebbe contemplare decine e decine di altri indicatori interessanti, ma non è questa la sede per enumerarli tutti. Più importante è cogliere il senso dello strumento.

Quali caratteristiche deve avere un cruscotto direzionale?

Affinchè un cruscotto direzionale sia veramente efficiente deve avere le seguenti caratteristiche:

• deve restituire valori attendibili: quindi deve essere costruito su formule corrette e pertinenti con la realtà specifica dello studio e non basarsi su casi ideali o standard;
• deve dare indicazioni in tempo reale: quindi il sistema deve raccogliere dati in modo automatico e fare calcoli in modo simultaneo alla lettura dei dati;
• deve essere flessibile: quindi deve poter essere modulato secondo gli obiettivi specifici dello studio e le eventuali correzioni che si rendessero necessarie in corsa;
• deve essere verificabile: quindi deve rendere disponibile la base dati sia in forma aggregata sia per diversi stati di disaggregazione;
• deve essere esportabile: quindi, se non nasce direttamente su fogli di calcolo comuni (come ad esempio Excel) deve poter essere trasferito agevolmente, anche per poter essere integrato in documenti per presentazioni (come ad esempio power point) oppure file di testo.

Come si costruisce un cruscotto direzionale?

Alcuni software gestionali per studi dentistici hanno già sviluppato un cruscotto direzionale alla portata del dentista comune. Molti di questi sono anche opportunamente personalizzabili. In quasi tutti i casi sono sufficienti poche e semplici operazioni di trasferimento dei dati su file di Excel per avere strumenti performanti e completi al massimo grado di dettaglio (disaggregazione).

Perché il cruscotto direzionale è poco utilizzato dai dentisti?

I motivi sono molti, ma il principale è certamente che i dentisti non ne hanno mai avuto bisogno fino a pochi anni fa e dunque manca una cultura specifica sui temi della gestione. Inoltre i pochi dentisti che si sono avviati ad una formazione specifica hanno incontrato sulla loro strada formatori che provenivano da settori diversi e non erano dentisti a loro volta. Molto spesso questi professionisti vivono letteralmente di consulenze gestionali eseguite, magari per anni, presso gli studi dei dentisti loro clienti. In contesti come questo non è difficile capire perchè i dentisti non siano mai riusciti ad emanciparsi dai loro consulenti acquisendo strumenti di controllo interno come il cruscotto direzionale che renderebbe loro indipendenti e di fatto superflua la figura del consulente.

Ma non è tutto così semplice, ci sono anche altre motivazioni. Per esempio i dentisti hanno una avversione naturale per il management e preferiscono delegare queste funzioni ad altri, ma questo è un errore che si paga sia in termini economici che in termini strategici. Nessuno potrà mai sapere meglio di un dentista come funziona veramente uno studio e di che natura sia il rapporto medico paziente. Non possiamo farci dettare regole economiche o strategiche da consulenti che ci considerano un mercato come tutti gli altri, perchè non ne fanno parte ed hanno una visione tecnicistica e astratta dello studio dentistico come impresa.

Il controllo di gestione è per definizione una funzione non delegabile del titolare di studio ed il cui possesso lo rende perfino vincente in un contesto competitivo come quello attuale dove spesso il manager della concorrenza non è un dentista, con tutti i limiti che ciò comporta…

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