Cash Flow dello studio: guida pratica per il dentista
Il cash flow è un elemento chiave nella gestione finanziaria di uno studio dentistico. Molti dentisti si concentrano solo sull’utile, senza considerare l’importanza della liquidità reale. In questo articolo scoprirai cos’è il cash flow, come calcolarlo e quali strategie adottare per mantenerlo positivo. Approfondiremo il legame tra cash flow e bilancio della SRL odontoiatrica, gli errori più comuni nella sua gestione e le migliori soluzioni per migliorarlo. Con esempi pratici e consigli operativi, imparerai a trasformare il cash flow in uno strumento strategico per far crescere il tuo studio.
Gestire uno studio dentistico non significa solo prendersi cura della salute orale dei pazienti, ma anche amministrare le risorse economiche con attenzione. Tra gli indicatori finanziari più importanti c’è il cash flow o flusso di cassa, un concetto spesso trascurato dai dentisti, ma che può fare la differenza tra una gestione sana e una piena di difficoltà.
Molti professionisti pensano che se lo studio è in utile, allora sta andando bene. In realtà, un utile positivo non garantisce liquidità sufficiente per pagare fornitori, stipendi e investimenti. Un cash flow negativo, invece, può mettere seriamente a rischio la stabilità finanziaria dello studio, anche se sulla carta i conti sembrano in ordine.
In questo articolo vedremo:
cos’è il cash flow e perché è più importante dell’utile;
cosa significa cash flow positivo o negativo e come influenzano la gestione dello studio;
come calcolarlo e monitorarlo nel tempo;
come il bilancio della SRL odontoiatrica può rivelare informazioni utili sulla liquidità disponibile;
strategie pratiche per migliorarlo e prevenire problemi finanziari.
Alla fine dell’articolo avrai una visione chiara di come il cash flow non sia solo un numero da commercialista, ma uno strumento strategico che può aiutarti a far crescere lo studio e prevenire difficoltà economiche.
Cos’è il cash flow e perché è importante per uno studio dentistico?
Il cash flow è il movimento di denaro in entrata e in uscita da uno studio dentistico in un determinato periodo. Mentre il bilancio segue il principio di competenza, registrando ricavi e costi nel momento in cui vengono maturati, il cash flow si basa esclusivamente sulla cassa, considerando solo i flussi monetari effettivi.
Se in un mese uno studio fattura 100.000€ ma incassa solo 50.000€, ai fini del bilancio il ricavo sarà di 100.000€, mentre ai fini del cash flow conteranno solo i 50.000€ realmente entrati in cassa.
Capire questa differenza è essenziale per una gestione finanziaria efficace: uno studio può avere un utile positivo ma un cash flow negativo, e questo può creare problemi di liquidità:
Un cash flow positivo significa che lo studio incassa più di quanto spende. Questo permette di coprire le spese operative, fare investimenti e creare una riserva di liquidità per eventuali imprevisti.
Un cash flow negativo, invece, indica che le uscite superano le entrate. Anche se lo studio è profittevole dal punto di vista del bilancio, la mancanza di liquidità può causare problemi nel pagamento di fornitori, stipendi e altre spese fisse.
Esempio pratico:
Uno studio dentistico ha incassi reali per 100.000€ e spese effettive per 120.000€.
Il cash flow sarà negativo di -20.000€ perché le uscite superano le entrate.
Se questa situazione si protrae nel tempo, lo studio rischia di trovarsi in difficoltà finanziarie, nonostante possa avere un bilancio con un utile positivo.
Monitorare il cash flow aiuta a garantire la stabilità finanziaria dello studio e a evitare crisi di liquidità. Un buon controllo del flusso di cassa permette di:
Gestire le spese operative senza rischiare di andare in sofferenza finanziaria.
Programmare investimenti in nuove tecnologie senza dipendere troppo da finanziamenti esterni.
Affrontare imprevisti economici, come un calo di pazienti o una spesa imprevista per la riparazione di un’attrezzatura.
Mantenere un buon rapporto con fornitori e banche, evitando ritardi nei pagamenti che possono compromettere la reputazione finanziaria dello studio.
Un dentista che si affida solo al bilancio rischia di avere una visione distorta della propria situazione finanziaria. È invece fondamentale monitorare i flussi di cassa reali, per prendere decisioni più consapevoli e garantire la sostenibilità dello studio nel lungo periodo.
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Cash flow positivo e negativo
Il cash flow rappresenta il movimento effettivo di denaro in entrata e in uscita dallo studio dentistico. Se le entrate superano le uscite, si parla di cash flow positivo; al contrario, quando le spese sono superiori agli incassi, il cash flow diventa negativo. Questa distinzione è essenziale perché determina la capacità di uno studio di sostenersi nel tempo senza difficoltà finanziarie.
Un cash flow positivo indica che lo studio riesce a incassare più di quanto spende, generando una riserva di liquidità utilizzabile per le spese operative, gli investimenti o eventuali imprevisti. Se, ad esempio, in un mese lo studio incassa 100.000 euro dai pazienti e ha spese per 80.000 euro, il cash flow sarà positivo per 20.000 euro. Questa situazione permette di gestire con serenità gli impegni economici, di programmare eventuali investimenti in nuove attrezzature o di accantonare una parte della liquidità come riserva per il futuro.
Al contrario, quando il cash flow è negativo, significa che lo studio sta spendendo più di quanto incassa in quel determinato periodo. Se gli incassi reali ammontano a 80.000 euro e le spese a 100.000 euro, il cash flow sarà negativo per 20.000 euro. Questo può causare difficoltà nel pagamento di stipendi, fornitori e altre spese fisse, portando il titolare a dover ricorrere a riserve personali, prestiti bancari o dilazioni nei pagamenti. Un cash flow negativo può essere tollerabile per un breve periodo, ma se la situazione si protrae nel tempo, rischia di compromettere la stabilità dello studio.
Uno degli aspetti più critici nella gestione del cash flow è il fatto che esso non sempre corrisponde ai dati del bilancio. È possibile, infatti, avere un utile positivo e, nello stesso tempo, un cash flow negativo. Questo accade quando lo studio ha fatturato molto, ma gli incassi effettivi sono inferiori alle spese sostenute. Se, per esempio, un dentista fattura 150.000 euro in un periodo, ma incassa solo 70.000 euro perché i pazienti pagano a rate o in ritardo, mentre nel frattempo deve sostenere spese per 90.000 euro, il risultato sarà un cash flow negativo di 20.000 euro. Anche se il bilancio mostra un utile positivo, la mancanza di liquidità immediata può mettere in difficoltà lo studio.
È quindi fondamentale monitorare con attenzione il flusso di cassa per evitare situazioni critiche. Una gestione consapevole passa attraverso una corretta pianificazione degli incassi e una gestione attenta delle uscite. È utile adottare strategie che favoriscano un flusso di liquidità costante, come il controllo dei pagamenti dilazionati e la pianificazione delle spese fisse. Nel prossimo capitolo vedremo come calcolare il cash flow operativo e quali strumenti possono aiutare a monitorarlo nel tempo.
Come calcolare il cash flow in uno studio dentistico
Per gestire in modo efficace la liquidità di uno studio dentistico, è essenziale saper calcolare correttamente il cash flow. Questo valore si ottiene sottraendo dalle entrate effettive tutte le uscite sostenute in un determinato periodo. A differenza del bilancio, che segue il principio della competenza, il cash flow considera solo i movimenti monetari reali, fornendo un quadro chiaro della disponibilità finanziaria immediata.
Il calcolo del cash flow parte dalla somma degli incassi effettivi, ovvero il denaro realmente ricevuto dai pazienti, sia attraverso pagamenti diretti che tramite bonifici o finanziamenti esterni. Da questo valore si sottraggono tutte le spese sostenute, che comprendono il pagamento di fornitori, stipendi, affitto, leasing di attrezzature, tasse e qualsiasi altra uscita di cassa.
Se, per esempio, in un mese lo studio incassa 80.000 euro dai pazienti e le uscite complessive ammontano a 70.000 euro, il cash flow sarà positivo per 10.000 euro. Al contrario, se gli incassi sono di 50.000 euro e le spese di 65.000 euro, il cash flow sarà negativo per 15.000 euro. Questo dato deve essere monitorato periodicamente per evitare di trovarsi con una liquidità insufficiente a coprire gli impegni finanziari.
Per tenere sotto controllo il cash flow è possibile utilizzare strumenti semplici come un file Excel con l’elenco delle entrate e delle uscite mensili, oppure software gestionali specifici che permettono di automatizzare il monitoraggio e avere una visione chiara della situazione finanziaria. Alcuni programmi consentono anche di effettuare previsioni sul cash flow, simulando diversi scenari in base ai pagamenti attesi e alle spese programmate.
Un errore comune è quello di basarsi solo sui saldi bancari per valutare la disponibilità di cassa. Sebbene il saldo di conto corrente possa sembrare elevato in determinati momenti, potrebbe non tenere conto di pagamenti imminenti o di incassi non ancora ricevuti. Per questo motivo, è fondamentale elaborare un prospetto che includa anche le scadenze future, in modo da prevedere eventuali momenti di difficoltà e pianificare le necessarie strategie correttive.
Un altro aspetto da considerare è la gestione del capitale circolante, ovvero la differenza tra crediti da incassare e debiti da pagare. Se lo studio ha molte fatture emesse ma non ancora riscosse, potrebbe trovarsi in una situazione di liquidità ridotta, anche se sulla carta il bilancio sembra solido. È quindi utile stabilire politiche di incasso efficaci, ad esempio riducendo i tempi di pagamento dei pazienti e concordando condizioni favorevoli con i fornitori per dilazionare le uscite.
Il cash flow non deve essere visto come un semplice valore numerico, ma come uno strumento decisionale che aiuta a gestire lo studio in modo più consapevole. Monitorarlo regolarmente permette di evitare crisi di liquidità, di pianificare investimenti sostenibili e di garantire una gestione finanziaria equilibrata. Nel prossimo capitolo vedremo come il bilancio della SRL odontoiatrica può fornire indicazioni utili per analizzare il cash flow e migliorare la pianificazione economica dello studio.
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Il bilancio della SRL odontoiatrica e il flusso di cassa
Anche se il flusso di cassa si basa esclusivamente sui movimenti di cassa, il bilancio della SRL odontoiatrica può offrire informazioni preziose per comprenderne l’andamento e prevedere eventuali criticità finanziarie. Tuttavia, è fondamentale sapere quali voci del bilancio analizzare, poiché i valori espressi nei documenti contabili seguono il principio di competenza e non riflettono necessariamente la liquidità disponibile.
Uno degli strumenti più utili per valutare il cash flow a partire dal bilancio è il rendiconto finanziario, un documento che riepiloga i flussi di cassa generati dalle attività operative, dagli investimenti e dalle fonti di finanziamento. Questo prospetto evidenzia in che modo lo studio odontoiatrico ha prodotto e utilizzato la liquidità in un determinato periodo, permettendo di individuare eventuali squilibri tra entrate e uscite.
Un primo elemento da considerare è la differenza tra l’utile di esercizio e il cash flow reale. L’utile rappresenta il risultato economico dello studio dopo aver sottratto dai ricavi tutti i costi e le imposte, ma non tiene conto della disponibilità effettiva di denaro. Se, ad esempio, lo studio registra un utile positivo ma ha molti crediti da pazienti non ancora incassati, il cash flow potrebbe essere negativo. In altre parole, il bilancio potrebbe mostrare un risultato favorevole, mentre la cassa potrebbe essere in sofferenza.
Per avere un’indicazione più precisa sulla liquidità, è utile esaminare la sezione dello stato patrimoniale relativa al capitale circolante netto, che rappresenta la differenza tra attività correnti (crediti da incassare, disponibilità liquide) e passività correnti (debiti verso fornitori, rate di finanziamenti in scadenza). Se i crediti sono elevati rispetto alle disponibilità liquide e i debiti a breve termine sono consistenti, è probabile che lo studio stia operando con un cash flow ridotto, pur risultando economicamente in attivo.
Un altro aspetto da monitorare nel bilancio è la composizione delle passività, in particolare i finanziamenti in corso. Se lo studio ha acceso prestiti o leasing per attrezzature, è importante verificare la sostenibilità dei pagamenti mensili e valutare il loro impatto sulla cassa. Un eccessivo ricorso a debiti potrebbe assorbire gran parte della liquidità disponibile, rendendo difficile far fronte alle spese operative.
Analizzare il bilancio in funzione del flusso di cassa consente di prendere decisioni più consapevoli sulla gestione dello studio. Ad esempio, se dai dati emerge che il cash flow è costantemente negativo a causa di incassi dilazionati, si può intervenire rivedendo le politiche di pagamento dei pazienti o negoziando condizioni più favorevoli con i fornitori. Se, invece, il problema è legato a un eccessivo peso dei finanziamenti, potrebbe essere utile valutare una riorganizzazione del debito per alleggerire le rate mensili.
Integrare l’analisi del cash flow con la lettura del bilancio permette di ottenere una visione più chiara e completa della salute finanziaria dello studio. Nel prossimo capitolo vedremo come utilizzare il cash flow in modo strategico per migliorare la gestione della liquidità e favorire la crescita dello studio odontoiatrico.
Impiegare strategicamente il cash flow per la crescita dello studio
Gestire il cash flow non significa solo monitorare entrate e uscite per evitare problemi di liquidità, ma anche utilizzarlo come strumento strategico per la crescita dello studio odontoiatrico. Una gestione attenta del flusso di cassa permette di pianificare investimenti, ottimizzare le risorse finanziarie e affrontare eventuali imprevisti senza compromettere la stabilità economica dello studio.
Uno degli impieghi più importanti del cash flow è la capacità di finanziare investimenti in tecnologia e attrezzature senza dover ricorrere eccessivamente al debito. L’acquisto di nuovi macchinari, software gestionali avanzati o strumenti per migliorare l’efficienza operativa dello studio può rappresentare un vantaggio competitivo. Tuttavia, se questi investimenti vengono effettuati senza un’adeguata pianificazione della liquidità, si rischia di sovraccaricare il bilancio con rate di leasing o finanziamenti difficili da sostenere nel tempo. Un cash flow positivo consente di effettuare investimenti in modo più equilibrato, valutando l’opzione di autofinanziarsi almeno in parte, senza intaccare la stabilità finanziaria.
Un’altra area in cui il cash flow può essere impiegato in modo strategico è la gestione delle spese fisse e variabili. Alcuni costi, come stipendi e affitto, sono inevitabili e devono essere sempre coperti. Altri, come l’acquisto di materiali o il marketing, possono essere modulati in base alla disponibilità di cassa. Monitorando il cash flow su base periodica, è possibile individuare periodi dell’anno in cui si verifica un surplus di liquidità e pianificare spese discrezionali in quei momenti, evitando tensioni finanziarie nei periodi più difficili.
Un altro utilizzo intelligente del cash flow riguarda la pianificazione dei nuovi servizi. Se lo studio sta valutando di introdurre una nuova prestazione, come l’ortodonzia digitale o la sedazione cosciente, è fondamentale analizzare l’impatto che questa scelta avrà sulla liquidità. Aprire una nuova area di attività comporta spesso costi iniziali di formazione, acquisto di attrezzature e campagne di comunicazione. Un cash flow positivo permette di affrontare questi investimenti senza mettere a rischio la sostenibilità dello studio.
Oltre a investire per la crescita, un altro aspetto da considerare è l’accantonamento di riserve di liquidità per far fronte agli imprevisti finanziari. Un guasto improvviso a un’attrezzatura, un calo temporaneo di pazienti o un ritardo negli incassi possono creare difficoltà, soprattutto se lo studio opera con margini di liquidità ridotti. Disporre di un fondo di emergenza, accumulato grazie a una gestione attenta del cash flow, consente di affrontare queste situazioni senza dover ricorrere a prestiti o dilazioni nei pagamenti ai fornitori.
Utilizzare il cash flow in modo strategico significa anche migliorare i rapporti con banche e fornitori. Uno studio con una liquidità ben gestita ha maggiore potere negoziale, può ottenere condizioni più vantaggiose sui pagamenti e, se necessario, può accedere a finanziamenti con tassi migliori. Un cash flow costantemente in sofferenza, invece, riduce la fiducia dei partner finanziari e può rendere più difficile ottenere credito in caso di bisogno.
Pianificare il cash flow con una visione strategica permette quindi non solo di evitare problemi di liquidità, ma anche di creare le condizioni per la crescita e la solidità dello studio. Nel prossimo capitolo analizzeremo gli errori più comuni nella gestione del cash flow e come evitarli per mantenere uno studio finanziariamente equilibrato.
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Errori comuni nella gestione del flusso di cassa e come evitarli
Anche negli studi dentistici più strutturati, la gestione del cash flow può presentare criticità. Errori apparentemente piccoli possono accumularsi nel tempo, portando a problemi di liquidità difficili da risolvere. Per evitare situazioni di difficoltà finanziaria, è utile conoscere gli errori più comuni nella gestione del cash flow e adottare strategie per prevenirli.
Uno degli sbagli più frequenti è sovrainvestire senza avere liquidità sufficiente. L’innovazione tecnologica è fondamentale per migliorare l’efficienza dello studio, ma l’acquisto di nuove attrezzature o l’ampliamento dei servizi deve essere sostenibile dal punto di vista finanziario. Se gli investimenti vengono fatti senza considerare l’impatto sulla cassa, si rischia di ridurre eccessivamente la liquidità e di non avere fondi disponibili per le spese operative quotidiane. Un modo per evitare questo errore è pianificare gli investimenti in base a una proiezione realistica del cash flow, valutando se è possibile autofinanziare una parte della spesa o se è necessario dilazionare l’acquisto.
Un altro errore diffuso è non prevedere con precisione le scadenze fiscali e contributive. Molti studi odontoiatrici subiscono tensioni di liquidità nei periodi in cui devono versare imposte e contributi previdenziali, semplicemente perché non hanno programmato adeguatamente queste uscite. Le tasse non dovrebbero mai essere considerate una spesa imprevista: è buona prassi accantonare mensilmente una quota delle entrate per far fronte a questi pagamenti senza difficoltà.
Anche la gestione degli incassi può rappresentare un problema. Dimenticare di monitorare i crediti e lasciare che i pazienti accumulino ritardi nei pagamenti è un errore che incide direttamente sul cash flow. Se lo studio consente pagamenti dilazionati, è essenziale avere un sistema di controllo che segnali eventuali ritardi e, se necessario, adottare misure per recuperare i crediti. Strategie come l’invio di promemoria automatici, l’adozione di sistemi di pagamento elettronico o la richiesta di acconti possono ridurre il rischio di insoluti e garantire un flusso di cassa più costante.
Un’altra criticità è non considerare l’importanza del capitale circolante. Il cash flow non è determinato solo dagli incassi e dalle spese, ma anche dal rapporto tra crediti da incassare e debiti da pagare. Se lo studio ha molte fatture emesse ma non ancora riscosse, e contemporaneamente deve far fronte a pagamenti immediati ai fornitori, si può generare un disallineamento finanziario. Un’analisi attenta del capitale circolante consente di bilanciare meglio le entrate e le uscite, evitando situazioni di tensione sulla cassa.
Infine, uno degli errori più sottovalutati è basarsi esclusivamente sul saldo di conto corrente per valutare la liquidità dello studio. Guardare solo il denaro disponibile in banca in un determinato momento può dare un’illusione di sicurezza, ma non tiene conto delle spese imminenti o degli incassi attesi. Il flusso di cassa deve essere monitorato con strumenti adeguati, che permettano di prevedere l’andamento finanziario nei mesi successivi, evidenziando eventuali criticità prima che diventino problemi concreti.
Evitare questi errori aiuta a mantenere uno studio odontoiatrico finanziariamente equilibrato e in grado di crescere in modo sostenibile. Nel prossimo capitolo vedremo alcune strategie pratiche per migliorare il cash flow e ottimizzare la gestione delle entrate e delle uscite.
Strategie per migliorare il cash flow di uno studio dentistico
Una gestione efficace del cash flow non si limita ad evitare errori, ma richiede anche l’adozione di strategie mirate per ottimizzare il flusso di cassa e garantire la sostenibilità finanziaria dello studio. Migliorare il cash flow significa incrementare la capacità di incasso, ridurre i tempi di pagamento dei crediti, ottimizzare le spese e rendere più efficiente la gestione delle uscite.
Uno dei primi passi per migliorare il cash flow è aumentare la regolarità degli incassi. In molti studi dentistici, una percentuale significativa delle prestazioni viene pagata a rate o con tempistiche dilatate, creando squilibri tra entrate e uscite. Per ridurre questo problema, è possibile adottare alcune soluzioni, come incentivare il pagamento immediato offrendo piccoli sconti per chi salda subito, oppure proporre sistemi di pagamento elettronico che semplificano la riscossione. Anche la possibilità di utilizzare finanziamenti esterni, come quelli forniti da società specializzate nel credito al consumo, può garantire allo studio l’incasso immediato, mentre il paziente può beneficiare di un pagamento dilazionato.
Parallelamente, è fondamentale gestire i crediti in modo più efficiente, evitando che le fatture emesse restino insolute per lunghi periodi. Monitorare costantemente lo stato dei pagamenti e inviare promemoria automatici ai pazienti può aiutare a ridurre i ritardi negli incassi. Un buon sistema gestionale permette di tenere sotto controllo le scadenze e di individuare tempestivamente eventuali situazioni critiche, evitando di dover inseguire i pagamenti quando il problema è già diventato grave.
Anche il lato delle uscite merita particolare attenzione. Ottimizzare le spese senza compromettere la qualità dei servizi è un obiettivo che si può raggiungere attraverso una revisione periodica dei costi fissi e variabili. Ad esempio, è possibile negoziare condizioni di pagamento più favorevoli con i fornitori, cercando di ottenere dilazioni nei pagamenti o sconti per acquisti in volume. Inoltre, una gestione più attenta degli acquisti di materiali può evitare sprechi e ridurre il capitale immobilizzato in scorte inutilizzate.
Un altro aspetto cruciale è mantenere un equilibrio tra investimenti e liquidità. Se da un lato è importante aggiornare le attrezzature e migliorare i servizi, dall’altro è fondamentale evitare di compromettere il cash flow con spese eccessive. Prima di effettuare un investimento, è utile valutare il ritorno economico atteso e l’impatto sulla liquidità dello studio, preferendo soluzioni di finanziamento sostenibili e compatibili con le disponibilità di cassa.
Infine, un metodo efficace per migliorare il cash flow è pianificare con precisione le scadenze fiscali e contributive. Accantonare mensilmente una quota proporzionata delle entrate permette di evitare di trovarsi in difficoltà nei momenti di maggiore esborso, come il pagamento delle imposte o dei contributi previdenziali.
L’adozione di queste strategie consente di rendere il cash flow più stabile e prevedibile, riducendo il rischio di tensioni finanziarie e migliorando la capacità dello studio di pianificare investimenti futuri. Nel prossimo capitolo analizzeremo un caso pratico, per comprendere meglio come una gestione attenta del cash flow possa fare la differenza nella solidità finanziaria di uno studio dentistico.
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Medico Chirurgo e Odontoiatra.
Specialista in Ortopedia e Traumatologia.
Specialista in Ortognatodonzia.
Socio Fondatore, Amministratore Delegato e Direttore Sanitario di Dental Care srl.
Socio Fondatore e Amministratore unico di Dentista Manager srl.
Professore a.c. Università di Padova.
CTU Tribunale di Lodi.
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