Questa guida offre un’analisi completa sul rimborso forfettario delle spese di trasferta per dentisti amministratori di società, con particolare attenzione alle novità fiscali e contributive. Vengono illustrati i criteri di esenzione, la deducibilità per l’impresa e l’esclusione dal reddito imponibile per il percettore. La guida include anche esempi pratici, modalità operative per la documentazione e un modello di regolamento interno aziendale per la gestione delle trasferte.
Le spese di trasferta per amministratori di società, in particolare il rimborso forfettario, rappresentano un tema controverso nella gestione fiscale e contributiva delle imprese, soprattutto in ambito odontoiatrico, dove le trasferte possono essere frequenti per partecipare a convegni, corsi di aggiornamento o per gestire più studi sul territorio.
La corretta gestione di queste spese non è solo una questione di compliance, ma rappresenta anche un’opportunità per ottimizzare i costi aziendali e ridurre il carico fiscale. Con le novità introdotte dalla nuova Legge di Bilancio, è essenziale comprendere come inquadrare correttamente il rimborso forfettario delle spese di trasferta, sia dal punto di vista del trattamento fiscale che dal punto di vista contributivo.
Questo articolo è dedicato specificamente ai dentisti titolari di una Srl Odontoiatrica (o STP Odontoiatrica) che rivestono anche il ruolo di amministratori.
Gli articoli 50 e 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) stabiliscono che i compensi percepiti dagli amministratori di società, inclusi i rimborsi spese, rientrano nella categoria dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, nonostante il rapporto non sia subordinato ma di tipo parasubordinato.
Secondo questa impostazione:
Nel caso di un dentista che sia amministratore di una SRL odontoiatrica, alcuni sostengono che le somme percepite come amministratore (inclusi i rimborsi) potrebbero essere ricondotte a redditi di lavoro autonomo e non a redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente. Questa tesi si basa sull’idea che il dentista, essendo iscritto a un albo professionale e svolgendo attività regolamentata, agisca come professionista anche quando ricopre il ruolo di amministratore.
Tuttavia, la giurisprudenza e, talvolta, la stessa Agenzia delle Entrate tendono a trattare i compensi percepiti per il ruolo di amministratore come redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, a prescindere dall’attività svolta come professionista. Il fatto che il dentista eserciti un’attività professionale non cambia la natura giuridica del rapporto di amministrazione, che rimane distinto dall’attività odontoiatrica:
La confusione nasce dalla sovrapposizione tra il ruolo di amministratore e quello di professionista odontoiatra. Tuttavia, la normativa fiscale distingue chiaramente i due ambiti:
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Il rimborso forfettario delle spese di trasferta può essere invocato solo quando l’amministratore si sposta al di fuori del comune dove ha sede legale la società, a meno che l’incarico conferito all’amministratore non specifichi diversamente. Questo criterio si basa su una chiara distinzione geografica: la trasferta si verifica solo quando il confine del comune della sede aziendale viene superato. Pertanto, il luogo di abitazione dell’amministratore è irrilevante ai fini del riconoscimento del rimborso forfettario.
La durata della trasferta assume un ruolo importante nel riconoscimento del diritto al rimborso forfettario. Sebbene la normativa non stabilisca una durata minima specifica, è comunque necessario che essa sia giustificata adeguatamente e correlata all’incarico amministrativo svolto. Pertanto, anche trasferte di breve durata, purché effettuate al di fuori del comune della sede legale della società e giustificate dall’incarico di amministratore, possono dare diritto al rimborso forfettario. Tuttavia, è necessario che tali trasferte siano adeguatamente documentate e motivazioni chiare siano riportate nell’ordine di missione.
Di seguito alcuni esempi pratici per chiarire meglio:
È importante sottolineare che il rimborso forfettario spetta all’amministratore esclusivamente quando lo spostamento è effettuato in ragione del proprio incarico di amministratore. Se invece il dentista amministratore si muove per motivi legati alla propria attività professionale odontoiatrica, le spese sostenute devono essere addebitate alla società mediante fattura e verranno ricondotte al reddito di lavoro autonomo (con aggravio di Iva e contributi), senza poter beneficiare delle agevolazioni fiscali previste per il rimborso forfettario.
L’indennità di trasferta forfettaria è una somma predeterminata che la società può riconoscere all’amministratore per ogni giorno di trasferta effettuata al di fuori della sede aziendale. Questa modalità di rimborso è particolarmente apprezzata per la sua semplicità gestionale, in quanto non richiede la presentazione di giustificativi analitici delle spese sostenute.
Attualmente, i limiti di esenzione fiscale per le indennità di trasferta forfettarie sono stabiliti come segue:
Queste soglie si applicano a condizione che non vengano rimborsate separatamente le spese di vitto e alloggio. Se tali spese vengono coperte con rimborsi a parte, l’indennità di trasferta forfettaria deve essere ridotta rispettando le indicazioni normative.
Oltre al rimborso forfettario, la normativa consente alle società di rimborsare le spese di trasferta sostenute dagli amministratori secondo la modalità analitica, cioè rimborsando le spese effettivamente documentate per vitto, alloggio e viaggio. In questo caso, il rimborso è esente da tassazione a condizione che ogni spesa sia debitamente documentata da ricevute o fatture e giustificata da motivi aziendali.
Sebbene il rimborso analitico possa risultare conveniente in alcuni contesti, comporta oneri amministrativi più elevati per la società, dovendo gestire e conservare una documentazione dettagliata di ogni spesa sostenuta dall’amministratore durante la trasferta.
Non è di nostro interesse in questo articolo e merita una trattazione separata.
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La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto alcune novità rilevanti in materia di gestione delle trasferte. Tuttavia, è importante sottolineare che l’obbligo di utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per ottenere la deducibilità fiscale non sembra riguardare il rimborso forfettario. Secondo quanto riportato nelle nuove disposizioni, tale obbligo si applica solo ai rimborsi analitici. (Fonte Ipsoa).
I commi da 81 a 86, art. 1 della Legge n. 207/2024 specificano che, per le trasferte documentate analiticamente, il rimborso sarà esente da tassazione solo se le spese sono state sostenute con mezzi di pagamento tracciabili (carte di credito, bancomat, app di pagamento, assegni bancari, ecc.). Qualora la spesa sia effettuata in contanti, il rimborso verrà assoggettato a prelievo fiscale e contributivo.
Di conseguenza, il rimborso forfettario rimane una soluzione vantaggiosa e semplificata, non essendo soggetto (fino a prova contraria) ai nuovi obblighi di tracciabilità dei pagamenti introdotti dalla normativa.
Dal punto di vista fiscale, il rimborso forfettario delle spese di trasferta è interamente deducibile per l’impresa che lo sostiene, nei limiti stabiliti dalla normativa vigente. Questo significa che la società può portare in deduzione il costo sostenuto per le indennità di trasferta forfettarie, riducendo così l’imponibile fiscale.
Per quanto riguarda il percettore, ovvero l’amministratore, il rimborso forfettario, nei limiti di esenzione previsti dall’art. 51 del TUIR, non costituisce reddito imponibile ai fini fiscali né contributivi. Di conseguenza, non è soggetto a tassazione IRPEF né a contribuzione INPS o ENPAM, nel caso in cui l’amministratore sia un professionista sanitario iscritto a tale ente previdenziale. Questa esenzione rappresenta un notevole vantaggio fiscale sia per l’impresa sia per l’amministratore.
È fondamentale rispettare le soglie di esenzione e documentare adeguatamente le trasferte per evitare eventuali contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. A tal proposito, si rimanda alla Circolare Agenzia delle Entrate n. 326/E del 1997 e ad altre interpretazioni ufficiali che sottolineano l’importanza di un’adeguata tracciabilità delle trasferte, anche in assenza di giustificativi analitici.
Il trattamento fiscale del rimborso forfettario delle spese di trasferta per amministratori prevede l’esenzione da tassazione e contribuzione entro i limiti stabiliti dalla normativa vigente. Superati tali limiti, l’eccedenza deve essere assoggettata a tassazione ordinaria.
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Una delle caratteristiche principali del rimborso forfettario è che non richiede la presentazione di documenti analitici come scontrini o fatture per le spese sostenute durante la trasferta. Tuttavia, la prassi e le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate suggeriscono che, per beneficiare dell’esenzione fiscale, siano opportune alcune attività di supporto documentale che dimostri la legittimità della trasferta e la sua correlazione con l’incarico di amministratore.
Ecco alcuni esempi di supporto documentale che possono considerarsi alternativi o cumulativi, a seconda del grado di sicurezza probatoria che si vuole ottenere in caso di contenzioso:
Proviamo a simulare degli scenari pratici:
Seguendo questa prassi, si garantisce la conformità con le disposizioni fiscali e si evitano contestazioni in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Per una corretta gestione del rimborso forfettario delle spese di trasferta degli amministratori, le società devono adottare un approccio metodico e documentale rigoroso:
Una delle domande più frequenti riguardanti il rimborso forfettario delle spese di trasferta per amministratori riguarda la possibilità di cumulare tale indennità con il rimborso analitico di spese specifiche, come vitto, alloggio e viaggio.
Secondo quanto stabilito dall’art. 51 del TUIR, il rimborso forfettario è esente da tassazione solo se non vengono rimborsate separatamente le spese di vitto e alloggio. Qualora queste ultime siano coperte con rimborsi analitici, l’indennità forfettaria deve essere ridotta secondo i seguenti criteri:
Questa disposizione ha lo scopo di evitare il doppio beneficio fiscale per lo stesso tipo di spesa. Tuttavia, è ammesso il cumulo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico delle sole spese di viaggio (ad esempio, biglietti di treno o aereo e pedaggi autostradali), purché tali spese siano debitamente documentate e giustificate.
Esempio pratico: Un amministratore si reca in un’altra città per motivi aziendali e sostiene spese di viaggio documentate (biglietto ferroviario). In questo caso, oltre all’indennità di trasferta forfettaria, può ottenere il rimborso analitico del costo del biglietto, senza necessità di ridurre l’indennità forfettaria.
Fonti normative:
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Di seguito una bozza di regolamento interno aziendale che può essere adottato per disciplinare le trasferte degli amministratori e garantire una gestione conforme alle disposizioni normative:
Art. 1 – Oggetto Il presente regolamento disciplina le modalità di autorizzazione, svolgimento e rendicontazione delle trasferte effettuate dagli amministratori della società nell’esercizio delle proprie funzioni.
Art. 2 – Definizione di trasferta Si intende per trasferta ogni spostamento effettuato dall’amministratore al di fuori del comune in cui ha sede legale la società, quando tale spostamento è strettamente connesso all’incarico di amministratore.
Art. 3 – Registro delle trasferte Ogni trasferta deve essere annotata nel registro delle trasferte interno, in cui devono essere indicati:
Art. 4 – Indennità di trasferta forfettaria All’amministratore spetta un’indennità di trasferta forfettaria per ogni giorno di trasferta effettuata al di fuori del comune dove ha sede legale la società. L’indennità è determinata nei limiti previsti dalla normativa fiscale vigente.
Art. 5 – Documentazione della trasferta Al termine della trasferta, l’amministratore deve redigere una relazione conclusiva in cui vengono riportati:
Art. 6 – Sistema di controllo interno La società adotta un sistema di controllo interno volto a verificare periodicamente la correttezza delle trasferte annotate e la conformità delle indennità di trasferta erogate rispetto a quanto previsto dal presente regolamento.
Art. 7 – Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore a partire dalla data di approvazione da parte dell’organo amministrativo.
Seguire un regolamento interno di questo tipo aiuta a garantire la conformità normativa e a ridurre il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate durante eventuali verifiche. Inoltre, contribuisce a migliorare la trasparenza interna nella gestione delle trasferte e ad assicurare un corretto controllo delle attività svolte dagli amministratori.
La gestione del rimborso forfettario delle spese di trasferta per amministratori richiede un’attenta analisi normativa e un rigoroso rispetto delle disposizioni fiscali e contributive. Le novità introdotte dalla Legge di Bilancio rappresentano un’importante opportunità per ottimizzare il trattamento fiscale di queste spese, ma impongono anche nuovi obblighi documentali e operativi. Una corretta applicazione delle norme non solo permette di beneficiare delle agevolazioni fiscali previste, ma tutela anche la società da possibili contestazioni in sede di controllo.
Per ulteriori approfondimenti, si consiglia di consultare direttamente le fonti normative citate e di avvalersi del supporto di consulenti fiscali esperti in materia.
Principali fonti normative e circolari utili:
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