Il piano dei conti

Il piano dei conti nella contabilità e nel bilancio e le interrelazioni con il controllo di gestione

A qualcuno di voi non importa della contabilità e del bilancio.

O avete un contabile interno che se ne occupa, oppure lasciate tutto al commercialista. È già tanto se fate il controllo di gestione interno, il quale però, per quanto utilissimo e indispensabile, è ottimo per rendicontare e soprattutto controllare la gestione operativa e cioè quella del core business, ma non può dirvi molto su altri aspetti della gestione.

In una situazione ideale, si dovrebbero percorrere entrambi gli approcci per avere una visione piena.

Ed è anche per questo che abbiamo scritto un libro sull’economia dello studio odontoiatrico, un libro che fissi su carta i concetti che pure veicoliamo in uno dei nostri corsi base.

In questo volume spieghiamo anche la logica della contabilità e della partita doppia. Non perché pensiamo che dobbiate essere Voi ad occuparvene, ma perché riteniamo indispensabile che ne capiate la logica e che siate in grado di avere almeno le nozioni di base per poter leggere un bilancio.

In questo post, tuttavia, tengo a segnalare un’esigenza importante e che sia il caso di portarla alla luce ci è stata suggerito dalla nostra esperienza in consulenza.

Molto spesso, soprattutto per quei dentisti che operano in forma professionale e che non hanno alcun obbligo di redigere il bilancio, dobbiamo constatare che il bilancio (o meglio il bilancino costi ricavi e lo stato patrimoniale), quando viene redatto – il che non accade neanche sempre- viene concepito su modelli e piani dei conti standard, dei modelli generici insomma che molto a fatica sono in grado di cristallizzare la specifica realtà dello studio odontoiatrico.

Per capire l’importanza di questa mancanza, dovete tenere presente che la contabilità nel sistema della partita doppia viene utilizzata per obbligo di legge da tutti, siano imprese come professionisti, e che quindi è sempre possibile redigere un bilancio. Il fatto che per i professionisti questo non sia obbligatorio non significa che gli stessi non possano redigere un bilancio per fini interni in maniera quindi del tutto volontaria. Anzi, tutto consiglia di farlo, tanto è vero che le aziende lo fanno spesso.

Non si limitano quindi ed esclusivamente a redigere il bilancio civilistico obbligatorio al 31/12 ma producono anche bilanci infra-annuali, consuntivi e di previsione, per fini di controllo interni.

Il bilancio è a sua volta figlio della contabilità generale, la quale, nel sistema della partita doppia, prevede di denominare almeno un conto a sezione contrapposte per ogni fatto aziendale suscettibile di valutazione economica.

Capite bene che non è indifferente il modo in cui viene strutturato questo piano dei conti.

La prima operazione che un contabile deve effettuare è proprio quella di scrivere tale piano, assegnando ad ogni conto un relativo codice. E visto che lo deve – o lo dovrebbe fare – per ogni azienda, è chiaro che è molto meglio se considera, nel farlo, la specifica attività che deve rendicontare, soprattutto quando va a creare anche i gruppi e i sottogruppi di quei conti.

Il motivo per cui vale la pena sottoporsi a questa fatica risiede nel fatto che ogni tipologia di azienda possiede caratteristiche specifiche in merito alla natura dei propri costi. Ad esempio, può capitare che quello che per una tipologia di azienda rappresenta un costo variabile per un’altra sia un costo fisso, o viceversa.

In un bilancio di un’azienda odontoiatrica è ad esempio importante avere un conto per ogni tipo di costo variabile (in fondo sono solo tre quei costi e cioè spese per materiale odontoiatrico, spese per laboratorio, spese per consulenze mediche). Se si riesce a isolare anche nella contabilità questi costi, evitando di mischiarli con altre spese che nell’ottica odontoiatrica sono e restano costi fissi, è molto più facile trovare un filo conduttore tra i risultati del controllo di gestione e i dati del bilancio. In caso contrario, le risultanze dei due sistemi non si parlano e per un dentista che già deve fare fatica per capire certe dinamiche la comprensione diventa impossibile e aumenta solo la confusione.

Discorsi simili valgono per tutti gli altri costi che sono tutti fissi. Già che ci sono, tanto vale raggrupparli in conti e raggruppamenti di conti che risultino omogenei per la specifica tipologia di attività.

La prova del nove che questo lavoro non è stato fatto la trovate nella presenza del vostro bilancino delle voci “altri costi”, la quale dovrebbe ricomprendere voci di costo residuali e presentare un saldo assai basso.

Ebbene, non è infrequente trovare bilanci in cui il totale dei costi è pari a 300.000 e nella voce altri costi ci finiscono ben 140.000. Non è detto che la mancanza di un piano di conti ad hoc sia l’unico motivo, oltre alla pigrizia o alla superficialità di chi ha tenuto e la contabilità e redatto il bilancio, che spiega questo poco desiderabile risultato. Però aiuta.

Un classamento corretto dei conti è anche quello che può portare più agevolmente il gestore dell’attività a verificare a colpo d’occhio la rispondenza allo standard di certi costi fissi. Cosa che il dentista può fare benissimo, perché quegli standard in qualche modo li conosce o potrebbe conoscerli, visto che il business lo conosce molto meglio del contabile.

Non esiste alcun motivo per il quale non si debba procedere in questo modo, visto che ci si priva di vantaggi senza che tale privazione sia compensata che da soli svantaggi.

Chiaro che il bilancio, anche se ben redatto, non è sufficiente a comprendere se le cose vanno davvero bene o meno. Se non si integrano i dati del bilancio con quelli del controllo di gestione interno ogni giudizio di merito non può che essere monco.

E questo spiega molte cose. Ad esempio, perché accade che il commercialista ti dica che la situazione appare buona, magari perché vede che il professionista ha conseguito una redditività del 30% e il dentista invece si sente frustrato e non capisce, perché ai suoi occhi le cose non sembrano andare così bene e non sa perché. Lui sa solo che lavora come un folle e che in tasca gli rimane molto meno di quanto gli dovrebbe rimanere.

La verità è che quel valore di redditività è in parte del tutto apparente, perché il regime fiscale del professionista – e di lui che stiamo parlando ora e non dell’imprenditore sanitario – presenta costi parzialmente o totalmente indeducibili. E in parte potrebbe essere il frutto di una illusione ottica, perché a seconda della percentuale di produzione di prestazioni odontoiatriche effettuata direttamente dal titolare, che come è noto non rientra nei costi – potrebbe indicare situazioni reali completamente diverse e cioè nell’ordine: presenza di un utile vero e proprio ma assai risicato; presenza di totale assenza di utile visto che quello che appare come tale è appena sufficiente per remunerare le prestazioni professionali del dentista, senza lasciare alcuna remunerazione alla struttura sanitaria; perdita, la cui presenza viene nascosta dal fatto che il professionista rinuncia ad una parte dei propri compensi per finanziare la struttura.

Neanche il commercialista può accorgersi di quale sia la situazione reale tra quelle appena esposte se non ha in mano i dati restituiti dal controllo di gestione interno. Nessuno può farlo senza avere i dati in mano a meno che non sia un mago.

E qui veniamo al punto essenziale: questa situazione dipende da due fattori: il dentista mediamente non ha conoscenza dell’importanza di queste tematiche e quindi non chiede al commercialista alcuna implementazione di quei dati; il commercialista, da parte sua, si limita a fare quello per cui viene pagato e cioè tenere la contabilità e il bilancio a modo suo, anche perchè non vede alcuna necessità di fare diversamente e tantomeno tale necessità è palesata dal dentista.

A mano a mano che la situazione concorrenziale si inasprirà, e che i margini si assottiglieranno, i comportamenti dei dentisti superstiti cambieranno a loro volta e questi discorsi, che a molti di voi sembrano fantascienza, entreranno nel novero delle prassi considerate normali. Potete scommetterci l’ultimo baiocco.

Lo scopo di questo post è tuttavia quello di sensibilizzarvi sulla necessità di costruire un sistema di rilevazione dei dati gestionali il più possibile coerente e interconnesso.

E di fatto per far dialogare contabilità e bilancio e controllo di gestione interno il primo passo da compiere è quello di costruire un piano dei conti contabili tagliato sulla specifica attività odontoiatrica. Per cui iniziate a chiederlo.