Quando un programma, con un certo grado di autonomia, ricava dai dati ricevuti come generare testi, previsioni o raccomandazioni, può rientrare tra i sistemi di intelligenza artificiale. Li chiamerò anche IA. Le regole da applicare dipendono dalle caratteristiche dello strumento e dal modo in cui lo utilizziamo. Un programma che aiuta a scrivere un annuncio di lavoro può farci risparmiare tempo. Un programma che attribuisce un giudizio a una dipendente può influenzare una scelta importante per quella persona e per lo studio. Quando affrontiamo il rapporto tra intelligenza artificiale e gestione del personale, conviene partire da questa differenza.
Dal 23 ottobre 2026 è in vigore il decreto legislativo 179/2026. Le sue disposizioni sul lavoro riguardano anche il dentista che impiega personale dipendente: il criterio è l’uso del sistema, senza una generale esenzione per il piccolo studio. Il decreto interviene sulle decisioni riguardanti i lavoratori e sulla sicurezza dell’organizzazione. [1, 2]
Per il titolare significa verificare quali informazioni entrano nel programma, quali risultati ne escono e chi decide come utilizzarli. Questa verifica va fatta prima di attivare una funzione che incide sulle persone.
Dove può essere utile nello studio dentistico
Io partirei dalle attività per le quali sappiamo già descrivere il risultato atteso. Possiamo chiedere una bozza di annuncio, preparare domande per un colloquio, riordinare una procedura interna o costruire una prima proposta di calendario della formazione.
Per esempio, se cerchiamo un’assistente di studio odontoiatrico, in sigla ASO, il programma può aiutarci a esporre con chiarezza le attività richieste e le competenze da verificare. Occorre però che il titolare abbia definito prima il ruolo, l’orario e le effettive esigenze dello studio.
Lo stesso vale per l’inserimento di una nuova dipendente. Una bozza di programma di affiancamento può essere utile, purché qualcuno controlli che corrisponda alle procedure realmente adottate e alle competenze della persona.
Questo lavoro si inserisce nel metodo descritto nel nostro approfondimento sulla organizzazione dello studio dentistico: definire le attività, assegnare responsabilità e verificare i risultati. Se questi elementi sono confusi, anche le richieste rivolte al programma saranno poco precise.
Le decisioni finali richiedono una persona che possa decidere per davvero
L’articolo 41 del decreto riserva le decisioni finali su assunzione, modifiche e cessazione del rapporto, comprese sanzioni disciplinari e valutazioni delle prestazioni, a una persona con un potere effettivo e autonomo. Il consenso del lavoratore non permette di superare il divieto di decisione esclusivamente automatizzata. [1]
In concreto, chi decide deve poter controllare i dati, considerare il contesto e modificare la proposta. Premere un pulsante senza verifiche non dimostra che questa valutazione sia avvenuta.
Immaginiamo che il programma segnali una ASO come meno efficiente perché lavora su un numero inferiore di pazienti. Prima di formulare un giudizio occorre capire quali prestazioni assiste, quanto sono complesse e quali altre attività svolge. Potrebbe occuparsi della sterilizzazione o affiancare una collega appena assunta.
Io conserverei, per le scelte significative, una breve traccia dei dati verificati e delle ragioni della decisione. È un accorgimento organizzativo che aiuta a ricostruire il lavoro compiuto.
La violazione può avere conseguenze rilevanti: per il licenziamento il decreto prevede espressamente la forma più grave di invalidità dell’atto, chiamata nullità. [1]
La selezione dei candidati ha una regola specifica
Il decreto esclude dalle decisioni finali sull’assunzione la ricerca e la selezione delle candidature, anche quando comportano l’esclusione dalle fasi successive. Questa precisazione va letta insieme alle altre tutele applicabili. [1]
Resta infatti il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali, conosciuto con la sigla GDPR. Il suo articolo 22 prevede una tutela specifica quando una decisione dipende esclusivamente dall’elaborazione automatica dei dati e produce conseguenze sui diritti della persona o la influenza in modo altrettanto significativo. La norma stabilisce anche condizioni ed eccezioni. [3]
Per uno studio che riceve pochi curriculum, io partirei da un impiego più circoscritto: una griglia di domande e requisiti pertinenti alla posizione. Se invece vogliamo affidare al sistema l’eliminazione di alcune candidature, la verifica preventiva deve riguardare anche questo effetto concreto.
Va inoltre controllato quali criteri vengono utilizzati. Una pausa nel percorso professionale, per esempio, merita di essere compresa prima di essere trasformata in un giudizio negativo. L’uso dei dati deve rispettare la dignità e la riservatezza delle persone ed evitare discriminazioni. [1]
I punteggi sulle persone vanno interpretati
Un voto da uno a dieci può sembrare preciso anche quando riassume informazioni incomplete. Il numero degli appuntamenti gestiti dalla segreteria, da solo, non descrive la qualità dell’accoglienza, la difficoltà delle richieste o il tempo dedicato alle urgenze.
Prima di utilizzare questi risultati, il titolare dovrebbe sapere che cosa è stato misurato e quali attività sono rimaste fuori. Una valutazione attendibile richiede inoltre criteri conosciuti, coerenti con il ruolo e applicati in modo uniforme.
Il ragionamento si collega a quello già affrontato nell’articolo sulla trasparenza retributiva negli studi dentistici: le differenze di trattamento devono poter essere spiegate attraverso elementi pertinenti e documentabili.
Nell’uso dell’IA, questo significa esaminare la raccomandazione prima di tradurla in un premio, un cambiamento delle mansioni o una contestazione. La veste grafica del risultato non ci dice quanto sia corretta la valutazione.
Turni e ritmi di lavoro entrano nella valutazione dei rischi
Una proposta di turnazione può sembrare efficiente perché occupa tutti gli spazi disponibili. Nella pratica potrebbe lasciare poco tempo per il riordino, concentrare le attività più gravose o assegnare una sequenza di compiti difficile da sostenere.
L’articolo 42 del decreto 179/2026 richiede di considerare nella valutazione dei rischi l’IA che incide sull’organizzazione, sui ritmi, sulle modalità della prestazione o sui processi decisionali rilevanti per la sicurezza. Richiede anche informazione e formazione sui rischi specifici e sulle misure adottate. [2]
Il documento che raccoglie l’analisi dei rischi dello studio e le misure per affrontarli si chiama Documento di valutazione dei rischi, abbreviato in DVR. Quando introduciamo uno strumento che modifica concretamente il lavoro, dobbiamo valutarne gli effetti anche sotto questo profilo.
Penso a un programma che suggerisca di ridurre i tempi tra due pazienti. Prima di adottare la proposta, occorre verificare se restino adeguati alle attività previste dai protocolli, alle condizioni di lavoro e alle necessità di sicurezza.
La semplice utilizzazione di un programma per correggere un annuncio non determina, da sola, lo stesso problema. La verifica riguarda la funzione introdotta e i cambiamenti che produce.
Il personale deve ricevere informazioni comprensibili
Prima di iniziare a utilizzare i dati, l’articolo 41 richiama gli obblighi informativi dell’articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997. Il lavoratore può inoltre chiedere a una persona una spiegazione comprensibile della decisione, del contributo dell’IA e dei principali parametri considerati. [1]
Nello studio tradurrei questo obbligo in indicazioni concrete: quali strumenti vengono usati, per quali attività, quali dati vengono considerati e a chi rivolgersi per ottenere chiarimenti.
Il documento con queste informazioni, chiamato informativa, deve corrispondere al funzionamento effettivo del sistema. Una formula generica sull’impiego di tecnologie innovative aiuterebbe poco una dipendente che voglia comprendere una valutazione ricevuta.
Per prepararlo occorre quindi il contributo del fornitore, insieme alla verifica del consulente del lavoro e di chi segue la protezione dei dati. Sono competenze diverse, che devono lavorare sullo stesso uso concreto.
Curriculum e dati dei dipendenti richiedono una scelta preventiva
Prima di caricare documenti in un servizio di IA, lo studio deve verificare la legittimità e le condizioni dell’uso dei dati. Il GDPR richiede, tra l’altro, finalità determinate, informazioni pertinenti e limitate al necessario e misure di sicurezza adeguate. [3]
Per la prima bozza di un annuncio non occorre trasferire informazioni sulle dipendenti attuali. Per costruire un esempio di turnazione possiamo cominciare da dati inventati, senza utilizzare nominativi o situazioni personali reali.
Se il lavoro richiede dati effettivi, vanno esaminati il contratto del servizio, gli accessi, la conservazione e gli eventuali trasferimenti internazionali. Va verificato anche se le informazioni possano essere riutilizzate dal fornitore per migliorare i propri sistemi.
Sostituire il nome con una sigla non rende automaticamente irriconoscibile la persona: in un gruppo di tre dipendenti, ruolo e orario potrebbero bastare a identificarla. Il consulente privacy deve inoltre verificare gli obblighi di analisi preventiva dei rischi, compresa, quando richiesta, la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. [3]
Per il distinto tema dell’impiego dell’IA nelle prestazioni professionali e dell’informazione ai pazienti rinvio all’articolo AI e odontoiatri.
Il controllo delle attività conserva i suoi limiti
Un sistema che raccoglie informazioni sull’attività delle persone può consentire al titolare di controllarle anche senza essere presente: è il controllo a distanza. In questo ambito restano applicabili le garanzie dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Secondo il tipo di strumento e l’uso concreto possono occorrere un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato, oltre alle informazioni al personale. [4]
Prima di attivare un’analisi delle telefonate della segreteria o dei tempi individuali di lavoro, farei verificare finalità, dati raccolti e garanzie necessarie. La disponibilità della funzione nel gestionale non chiarisce questi aspetti.
Esiste anche un divieto europeo specifico: i sistemi che deducono le emozioni, per esempio da caratteristiche del volto o della voce, non possono essere utilizzati nel luogo di lavoro, salvo le eccezioni per motivi medici o di sicurezza. Si tratta dei sistemi di riconoscimento delle emozioni vietati dall’articolo 5 del regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, chiamato AI Act. [5]
Il calendario europeo va distinto dagli obblighi italiani
L’AI Act considera particolarmente delicati alcuni impieghi che incidono sulle persone e li classifica ad alto rischio. Nell’elenco rientrano sistemi destinati a filtrare candidature, valutare candidati e monitorare o valutare le prestazioni dei lavoratori, secondo le condizioni ed eccezioni del regolamento. [5]
Per capire la classificazione occorre esaminare la destinazione e la funzione effettiva del prodotto. La sola presenza dell’IA non basta a qualificare allo stesso modo qualsiasi programma dello studio.
Alla data di aggiornamento di questo articolo, il calendario europeo prevede il 2 dicembre 2027 per l’applicazione delle disposizioni specifiche sui sistemi ad alto rischio elencati nell’allegato III, che comprende questi usi lavorativi. La decorrenza tiene conto delle modifiche europee intervenute nel 2026. [6]
Gli obblighi italiani del decreto 179/2026 e le regole già applicabili su dati personali e controlli sul lavoro richiedono invece verifiche attuali. Il rinvio europeo non sospende queste disposizioni.
Come introdurre questi strumenti nello studio
Per introdurre l’intelligenza artificiale nella gestione del personale sceglierei una prima attività ben delimitata, come la preparazione di un annuncio o di un programma di affiancamento senza dati personali. Stabilirei chi controlla il risultato e quali elementi deve verificare.
Prima di passare a funzioni che classificano candidati, assegnano compiti o formulano giudizi sui dipendenti, chiederei al fornitore una descrizione precisa del funzionamento e la documentazione pertinente. Su questa base farei valutare gli aspetti lavoristici, la protezione dei dati e gli effetti sulla sicurezza.
Scriverei poi regole interne brevi: strumenti autorizzati, informazioni utilizzabili, attività consentite e persona responsabile delle verifiche. Le proverei su casi realistici, formando chi deve applicarle e correggendole quando emergono errori. L’articolo 4 dell’AI Act richiede anche misure per sostenere le competenze del personale nell’uso dei sistemi, considerando esperienza e contesto. [5]
Il dentista titolare deve poter spiegare perché ha scelto una persona, assegnato determinati compiti o formulato una valutazione. Se non riesce a ricostruire il contributo del sistema e il proprio giudizio, quella funzione richiede ancora lavoro prima di essere utilizzata sulle persone.
