Fattura elettronica nello studio odontoiatrico

Il presente articolo intende essere una sintesi aggiornata alla data di pubblicazione, in merito alla fattura elettronica, che in questi giorni sta vivendo il suo periodo di rodaggio anche negli studi dentistici.

Alcune semplici informazioni possano essere utili per partire con il piede giusto.

Ciclo attivo: i documenti emessi

Sono obbligati all’emissione delle fatture elettroniche tutti i titolari di partita IVA per i quali non sia previsto uno specifico esonero, come ad esempio i soggetti che rientrano tra i contribuenti minimi oppure forfettari per i quali l’emissione della fatturazione elettronica rappresenta una scelta che ritengo opportuna.

Per effetto delle obiezioni/segnalazioni del Garante della Privacy, invece, gli operatori sanitari (medici, dentisti, veterinari, farmacisti, ecc.) obbligati alla trasmissione al Servizio Tessera Sanitaria delle informazioni su beni e prestazioni fatturati a consumatori finali (= persone fisiche senza partita IVA) NON possono emettere la fattura elettronica per le prestazioni sanitarie, mentre sono obbligati ad emetterla qualora gli stessi beni e prestazioni non siano di natura sanitaria e siano resi a titolari di partita IVA.

Per intenderci:

un dentista che fattura una prestazione sanitaria ad un paziente trasmette i dati al Servizio Tessera Sanitaria e non emette fattura elettronica MA se fattura ad un collega una consulenza professionale è obbligato ad emettere la fattura elettronica.

Il postino telematico

Una fattura elettronica è tale perché viene gestita tramite un file predisposto in un formato specifico uguale per tutti che viene inviato al Sistema di Interscambio (c.d. SDI), ovvero il postino telematico dell’Agenzia delle Entrate.

I software disponibili per gestire la fattura elettronica

La creazione del file può essere effettuata in diversi modi: acquistando uno dei molteplici programmi informatici attualmente sul mercato (anche tra i software gestionali in uso negli studi dentistici) oppure utilizzando i software gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Nel primo caso, il software può essere di una qualunque software house oppure quello commercializzato da tutti i provider di posta elettronica certificata (per esempio, Aruba e Legal-mail hanno il proprio).

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Il gestore del servizio

Chi volesse optare per la gestione fatta da terzi, dovrà valutare con attenzione i servizi offerti perché le fasi sono molteplici (generazione e firma digitale del file, trasmissione, monitoraggio delle ricevute di acquisizione, consegna ed eventuale scarto, conservazione sostitutiva a norma di legge) e sarebbe meglio che fossero tutte gestite dal gestore del servizio. I software di cui sopra dovrebbero consentire anche la sola generazione del file in formato ministeriale, ma non credo avrebbe molto senso pagare un canone, ancorché modesto, per poi dover gestire a mano tutto il resto.

Chi, invece, decidesse di gestire in modo autonomo le proprie fatture, ha a disposizione i software gratuiti dell’Agenzia delle Entrate: un programma web che si trova all’interno dell’area riservata dell’Agenzia, un programma stand-alone da scaricare su pc, un’applicazione ad uso esclusivo di persone fisiche titolari di partita IVA che si può scaricare su smartphone oppure tablet.

Credenziali di accesso e Pec per la fattura elettronica

Per utilizzare il programma web e l’app sono necessarie le credenziali di accesso all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (l’app le registra e non devono essere inserite tutte le volte) grazie alle quali il file generato viene inviato al sistema di interscambio senza passi ulteriori, mentre la trasmissione del file creato con il programma su computer può avvenire sia dall’area riservata sia via pec, senza che il file oppure i files vengano firmati digitalmente come quelli generati per le fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione.

La fattura elettronica per i clienti stranieri

La fattura elettronica deve essere emesse nei confronti di tutti i contribuenti titolari di una partita IVA italiana e può essere emesse sia nei confronti dei consumatori finali (persone fisiche oppure persone senza partita IVA) sia di clienti stranieri (comunitari oppure extra-comunitari).

L’emissione della fattura elettronica ai consumatori finali oppure ai clienti stranieri ha valore solo per il mittente perché essa dovrà comunque essere inviata oppure trasmessa in formato pdf al cliente, ma consente al mittente di evitare un adempimento che si aggiunge alla dichiarazione intrastat, non abolita, che consiste nel cosiddetto esterometro.

L’esterometro

L’esterometro consiste in una specifica dichiarazione creata per segnalare le prestazioni rese ai soggetti esteri che, al momento, è prevista con cadenza mensile e con scadenza entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di riferimento.

Le fatture elettroniche devono essere emesse anche nei confronti di titolari di partita IVA italiani che rientrano nella categoria “esportatori abituali” e che quindi possono richiedere fatture senza applicazione dell’IVA grazie al rilascio della dichiarazione di intento.

La marca da bollo nella fattura elettronica

Su queste fatture senza esposizione di IVA, così come su tutte le fatture con IVA nelle quali sono presenti importi esenti di importo superiore ad euro 77,47, deve essere applicata la marca da bollo da euro 2,00, quella che prima veniva acquistata dal tabaccaio.

La normativa prevede, per fortuna, che non debba essere richiesta una preventiva autorizzazione, ma la marca da bollo virtuale dovrà essere specificatamente indicata nel file telematico e, grazie ad un recente decreto del MEF, l’Agenzia delle Entrate dovrebbe comunicare trimestralmente al contribuente modalità ed importo da versare.

I tempi di emissione della fattura elettronica

La tempistica di generazione e trasmissione delle fatture elettroniche è ben definita: i soggetti che emettevano fatture al pagamento della prestazione e desiderano continuare con questa modalità di gestione dovranno trasmettere il relativo file entro le ore 24 del giorno stesso.

In alternativa, c’è la possibilità di rilasciare una ricevuta di pagamento del corrispettivo senza valore fiscale con l’indicazione segue fattura elettronica, in modo da poter emettere un unico documento riepilogativo di tutte le  prestazioni nei confronti dello stesso soggetto effettuate nel corso del periodo.

La fattura riepilogativa

La fattura elettronica riepilogativa dovrà essere adeguatamente dettagliata e, sebbene possa essere emessa entro i primi 15 giorni del mese successivo, suggeriamo vivamente che venga emessa al più tardi l’ultimo giorno lavorativo del mese (meglio il penultimo), per rispettare la competenza temporale della vendita/prestazione ma, soprattutto, perché la data di emissione delle fatture verrà attribuita dal sistema informatico e questo potrebbe creare problemi nella gestione delle fatture stesse.

Ciclo passivo: i documenti ricevuti

Tutti i titolari di partita IVA, anche se esentati dall’emissione, subiscono la ricezione delle fatture elettroniche passive da imprese o professionisti.

La normativa prevede che sia registrata nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate la modalità unica scelta dal contribuente che sarà utilizzata dal Sistema di Interscambio per recapitare le fatture, sia esso il codice destinatario di 7 caratteri alfanumerici, che normalmente identifica una gestione tramite terze parti, oppure l’indirizzo pec che professionisti e soggetti iscritti al Registro Imprese sono obbligati ad avere: le due modalità sono una alternativa all’altra.

I fornitori che richiedono entrambi non hanno ben chiaro di che cosa si tratti. Inoltre, all’interno dell’area riservata è anche possibile creare il QR code in formato immagine e/o pdf che contiene in maniera inequivocabile i dati fiscali del contribuente.

La detrazione dell’Iva con la fattura elettronica

Le considerazioni seguenti valgono solo per i dentisti che, almeno in parte, possano avvalersi della detrazione Iva.

Indipendentemente dalla modalità scelta, con l’introduzione della fattura elettronica è stata rafforzata la correlazione tra il momento di ricezione della fattura telematica ed il momento a partire dal quale l’IVA esposta in essa potrà essere detratta: poiché le fatture elettroniche potranno essere emesse nei 15 giorni successivi alla fine del periodo di riferimento, le fatture elettroniche ricevute potranno confluire nella liquidazione IVA del periodo di riferimento solo se ricevute entro i medesimi 15 giorni

Ciò significa che una fattura ricevuta per esempio il 10 aprile con riferimento ad operazioni messe in atto nel precedente mese di marzo potrà validamente essere utilizzata per la liquidazione IVA del mese di marzo oppure del I trimestre, mentre la stessa fattura, ricevuta il 16 aprile, dovrà necessariamente essere considerata nel periodo IVA successivo.

Per evitare problemi, suggeriamo di certificare in maniera inequivocabile la data di ricezione della fattura elettronica passiva: per quelle ricevute via pec potrà essere conservato il messaggio in arrivo in caso di ricezione gestita da terze parti (codice SDI da 7 cifre) potrà essere annotata in calce sulle fatture la data nella quale la fattura è stata acquisita dal software.

Il Reverse Charge sulla fattura elettronica passiva

Infine, occorre prestare attenzione alla gestione di tutte le fatture, elettroniche e/o cartacee, per le quali il destinatario deve assolvere l’IVA al posto dell’emittente, come per esempio le fatture per manutenzione di immobili oppure per le pulizie degli uffici, per le quali il meccanismo di inversione contabile (il c.d. “reverse charge”) obbliga il destinatario ad emettere un’autofattura.

A riguardo, l’Agenzia delle Entrate con una delle risposte alle FAQ pubblicate sul sito istituzionale, ha chiarito che le fatture soggette al meccanismo del reverse charge, non sono sempre soggette all’obbligo di fatturazione elettronica 2019. Nello specifico, l’Agenzia ha ricordato che vi sono 2 tipologie di reverse charge:

1. reverse charge esterno, ovvero nel caso di acquisti di beni intracomunitari e di prestazioni di servizi ricevute da soggetti extra UE;

2. reverse charge interno, che trova applicazione al ricorrere delle fattispecie relative all’articolo 17 e 74 del D.P.R. 633/1972.

Relativamente al primo caso, ovvero reverse charge esterno, l’Agenzia ha precisato che non vi è l’obbligo del committente/cessionario, di emissione dell’autofattura in formato elettronico, dal momento che tali dati dovranno essere riportati nel nuovo adempimento predisposto dalla stessa agenzia, l’esterometro, con scadenza entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di ricezione della stessa.

Diversamente, in caso di operazioni con reverse charge interno, ovvero regolate dall’articolo 17 o 74 del D.P.R. 633/1972, la fattura emessa dal cedente, in formato elettronico, dovrà indicare come natura dell’operazione il codice “N6”, con il quale si indicano le operazioni soggette al meccanismo dell’inversione contabile.

Il destinatario della fattura dovrà, di norma, integrare la fattura ricevuta con l’aliquota IVA e registrarla sia nel registro Iva vendite che in quello Iva acquisti. Egli, non è obbligato ad inviare la fattura integrata al SdI, ma, per comodità, può inviarla nel caso in cui abbia sottoscritto con l’Agenzia il servizio gratuito di conservazione elettronica.

Consultazione e conservazione della fattura elettronica

Si ricorda che, ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Le principali software house che propongono il servizio assicurano tale possibilità. Vi suggeriamo, comunque, di verificare che la condizione sia soddisfatta.

Le obiezioni e le osservazioni fatte dal Garante sulla Privacy in merito alla enorme mole di dati oltre le finalità di natura fiscale che vanno contenuti nelle fatture elettroniche hanno indotto l’Agenzia delle Entrate a rivedere il servizio di consultazione ed a posticipare l’effettiva memorizzazione delle fatture elettroniche nella loro interezza fino alla fine del periodo transitorio che terminerà il 3 maggio 2019.

Se entro quella data una delle parti interessate (chi emette la fattura oppure il destinatario di essa) non avrà sottoscritto lo specifico accordo di consultazione, i dati non fiscali e non necessari alle attività di assistenza e di controllo dell’Agenzia delle Entrate memorizzati temporaneamente nel periodo transitorio saranno cancellati dal sistema entro il 2 luglio 2019.

Non è stata invece sospesa né posticipata la possibilità di aderire al servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche offerta dall’Agenzia, gratuitamente e per i prossimi 15 anni, anche se sono presenti riferimenti contrattuali errati che – è stato comunicato dall’Agenzia delle Entrate – verranno corretti al più presto.

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Il dott. Paolo Bernorio è Dottore commercialista, Revisore legale,  Mediatore civile, CTU presso Tribunale di Lodi  pbernorio@studiobernorio.com +39 3394440126