La gestione efficace della delega nello studio dentistico

La delega è uno strumento come tanti altri e come tutti gli strumenti non è nè buono nè cattivo: dipende dal contesto organizzativo nel quale si inserisce ed è anche intimamente legato al tipo di leader che la concede. Raffaele Prencipe ci propone per la prima volta spunti interessanti su un tema che non abbiamo mai trattato e che richiederebbe fiumi di parole per essere esaurito. Volendo condensare possiamo dire che la delega è l’ingrediente fondamentale per valorizzare al massimo gli asset intangibili dello studio dentistico.

Delega efficace nello studio dentistico

La delega è un mezzo indispensabile per ispirare e motivare le persone, perché le rende responsabili sui compiti e obiettivi della nostra attività professionale.

La leadership per l’eccellenza pone l’accento su alcuni aspetti molto importanti nella gestione delle organizzazioni. Mi riferisco in particolare alla gestione consapevole e giusta di dipendenti e collaboratori e al sapere adottare il giusto tipo di leadership condivisa attraverso la responsabilizzazione.

La delega ed il concetto di Responsabilizzazione

Dipendenti stimolati e motivati alla centralità del paziente, possono determinare il successo dello studio. La responsabilizzazione è il fattore che stimola una giusta motivazione. La responsabilizzazione produce risultati particolarmente positivi negli studi dove la gerarchia viene accantonata con l’obiettivo di migliorare le performance cliniche ed economiche.

La responsabilizzazione è il processo attraverso il quale si libera tutta la forza e l’energia positiva delle persone orientandole al conseguimento degli obiettivi stabiliti per lo studio.

La responsabilizzazione è la creazione di un clima organizzativo che libera la conoscenza, l’esperienza e la motivazione dei collaboratori. Si tratta di un grande momento di opportunità e di rischio per i collaboratori.

La cultura della responsabilizzazione necessita di una forte leadership del titolare e che sia orientata verso il cambiamento.

L’orientamento al cambiamento come base per la cultura della delega

Tre i punti salienti:

  1. Condivisione delle informazioni con tutti
  2. Concedere autonomia attraverso limiti precisi
  3. Inversione del triangolo gerarchico

Parleremo in mondo più dettagliato di questi aspetti in un prossimo articolo sulla leadership situazionale.

Se la responsabilizzazione è lo strumento che permette di trattare il personale nel modo giusto e di motivarlo a trattare a sua volta il paziente nel modo giusto, diventa importante avere una strategia precisa per trasformare il ruolo del titolare da quello di leader a quello di partner.

Per permettere ai collaboratori di dare il meglio di sé, occorre adeguare lo stile di leadership a livello di ciascuno di loro. Lo stile di leadership va adeguato alla situazione.

Dei quattro stili di leadership condivisa, quello per delega è il più performante perché il nostro dipendente o collaboratore a questo punto è diventato il realizzatore competente. Possiamo concedergli l’autonomia di gestire in modo del tutto autonomo la sua area. Ci troviamo di fronte a una delega abbastanza totale.

Saper delegare è una delle competenze fondamentali per una gestione manageriale dello studio dentistico. Senza capacità di delegare efficacemente e bene, non è possibile realizzare appieno tutto potenziale del nostro studio. La gestione manageriale dello studio è la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori.

I vantaggi della delega per il dentista comune

Molti dentisti fanno fatica delegare e spesso non sono in grado di farlo. Delegare ha tutta una serie di benefici e vantaggi. E’ possibile concentrarsi sulle poche cose che il dentista , e solo lui, è in grado di fare per il suo studio. Delegare dà anche modo di accrescere le capacità e le competenze delle persone che lavorano per lo studio, e quindi liberare tutto il potenziale umano. La nostra formazione non ha mai previsto la gestione della delega, ma è possibile apprenderla.

Le risorse più importanti per il nostro studio sono quelle umane. Sono molto più preziose di tutti nostri computer e di tutta la nostra tecnologia. Un dentista veramente leader è in grado di ricavare performance della massima qualità dalle persone che lavorano con lui.

Il dentista ha dovere professionale di far crescere le persone che lavorano con lui. Mentre tutta la tecnologia dello studio nel tempo si deteriora, le persone, invece, si possono crescere in termini di valore, a seconda di come vengono gestite e utilizzate. La delega consente di sfruttare appieno il potenziale individuale e di liberare il talento e le capacità dei collaboratori.

Esistono molti miti, duri a morire, che ostacolano il processo di delega efficace. Accenneremo solo a uno di questi: il convincimento che per fare un buon lavoro, dobbiamo farlo noi stessi.

Questo atteggiamento decreta la morte della delega. Il lavoro di un dentista è anche quello di gestire i collaboratori, non quello di lavorare per loro.

Il punto di partenza della delega

Impostare un processo di delega significa pianificare prima quanto deve essere delegato, non il contrario, ovvero prima delegare e poi pianificare le azioni. Così non funziona.

Le attività devono essere delegate solo alle persone giuste, ovvero a quello che sono realmente in grado di mettere in pratica con eccellenza quanto delegato.

La delega è uno strumento importante che permette di moltiplicare i risultati. Con una delega efficace è possibile accrescere la produttività dei collaboratori e dipendenti.

Delegare in modo inefficace, manda in confusione i collaboratori.

Quando le persone temono di sbagliare o di essere rimproverate, si fermano totalmente.

La chiarezza è fondamentale e il fattore motivante più potente in assoluto per una delega efficace è far sapere alle persone cosa ci si aspetta da loro.

Tutti i passi per gestire al meglio il processo di delega

  1. Delegare alla persona giusta
  2. Delegare il compito nella sua totalità
  3. Procedere per gradi al fine di dare fiducia al delegato
  4. Non assillare il delegato
  5. Delegare compiti precisi con risultati misurabili
  6. Stimolare la discussione dei compiti in delega

In molte situazioni è possibile delegare i processi in modo totale avendo dai collaboratori un feed-back solo nel caso non siano raggiunti certi risultati in un determinato tempo. Se per esempio, sono stati stabiliti obiettivi di volume di prestazioni ogni mese, il delegato riferirà unicamente in presenza dello scostamento di questi numeri.

Un altro aspetto molto importante è quello relativo alla formazione. I collaboratori e i dipendenti dovranno essere formati ai nuovi compiti o processi oggetto della delega.

Non dare mai per scontato che i dipendenti sappiano fare quello che si vuole delegare

La gestione efficace della delega prevede una forte motivazione del personale e un clima di fiducia reciproco molto importante.

I compiti oggetto della delega dovranno essere sempre forniti scritti con obiettivi e tempi pre-fissati.

I dipendenti e collaboratori a cui sono state assegnate attività attraverso una delega totale si sentiranno stimolati a fare bene per rispondere alle aspettative del titolare.

Le lodi e i complimenti non dovranno mancare nel caso di risultati raggiunti nei tempi stabiliti.

Il tema della Delega al prossimo Master Dentista Manager

Se sei interessato al tema della delega e vuoi imparare a gestire una delega efficace, puoi prendere parte al prossimo Master Dentista Manager, che inizia tra poco a Milano.

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