Il magazzino ideale di uno studio è quello che … non esiste. Eppure molto spesso i dentisti hanno un magazzino che è una autentica zavorra economica ed organizzativa. Protocolli adeguati e un moderno sw gestionale sono le chiavi per evitare che il magazzino assomigli ad un buco nero.
Il magazzino di uno studio dentistico, per molti colleghi, è una vera e propria babele sia sul piano organizzativo che quello economico.
Quanti e quali danni derivino da una precaria organizzazione del magazzino risulterà evidente dalla lettura di questo articolo, nel quale descriverò il modello di gestione ottimale in uno studio moderno ed efficiente.
Quanto ci costa un magazzino non efficiente? Quanto materiale viene sprecato perchè scaduto? Quante volte viene acquistato materiale già presente? Quale giacenza minima di materiali è consigliabile osservare? Quante prestazioni non vengono eseguite per assenza dei materiali necessari? Che impatto ha un magazzino disordinato sullo stress organizzativo interno e nei conflitti tra le persone? Un magazzino caotico può avere ricadute sulla sicurezza o sulla qualità delle lavorazioni?
Molte delle risposte possibili emergeranno spontaneamente nel corso della esposizione.
Premesso che tutte le responsabilità ricadono sempre sul titolare, tuttavia ogni studio dentistico dovrebbe individuare tra il personale (almeno) una risorsa che si occupi del magazzino. Un organigramma funzionale completo assolve facilmente a questo compito e nel contempo mette ordine in modo trasversale in tutte le aree di lavoro di uno studio. L’organigramma a sua volta presuppone che tutte le attività dello studio siano state adeguatamente mappate (vd. mappatura generale dello studio).
Un organigramma funzionale completo potrebbe essere quello rappresentato di seguito, dove figura, tra gli altri, anche il (o la) responsabile del magazzino. Supponendo uno studio di dimensioni medie, con tre poltrone e quattro dipendenti, la configurazione potrebbe essere la seguente:
In un piccolo studio dentistico le aree da gestire sono le stesse di una clinica di grandi dimensioni e sono più numerose delle risorse disponibili: è inevitabile quindi che ogni risorsa abbia più funzioni che si sovrappongono. Tuttavia una corretta definizione dei ruoli e deleghe appropriate permettono che le attività si svolgano in modo ordinato e puntuale.
Compito del responsabile del magazzino è quello di definire ed adottare le corrette modalità di gestione del magazzino (processi e protocolli), gli strumenti da utilizzare e le scadenze delle attività.
Partiamo da una regola base che semplifica il discorso fin da subito.
Oggi non ha nessun senso tenere un magazzino ricco e ne avrà ancora meno in futuro.
Questa affermazione potrebbe essere anche espressa in un altro modo:
Il magazzino migliore di uno studio è quello che contiene meno materiale possibile. Il magazzino ideale è quello che non esiste.
Da dentista come voi e per quanto sia un organizzatore compulsivo, mi rendo conto che azzerare completamente il magazzino di uno studio dentistico è oggi ancora impossibile. Ci sarà sempre una scorta minima di guanti o di bicchierini che dovremo tenere in studio: sono articoli per i quali l’uso frequente e lo stress di approvvigionamento quotidiano si combinano in modo tale da consigliarne una giacenza minima (che andrà comunque definita e rispettata con un apposito protocollo!).
Ci sono molte ragioni per sostenere il concetto del magazzino minimo:
Volendo riassumere il rischio clinico e lo spreco di materiali rappresentano le principali conseguenze di un magazzino ricco e (magari) disordinato.
Questo argomento è sviluppato all'interno del Corso di Management per Processi dello Studio Dentistico. Puoi iscriverti qui.
Partendo da questi presupposti possiamo qualificare i nostri fornitori anche sulla base della loro capacità di rifornire lo studio in tempi rapidi e per piccole quantità di materiali.
Accordi di fornitura favorevoli per esempio sono quelli che prevedono:
Tutto questo oggi è già possibile nei principali depositi italiani, ma non vi sono dubbi che l’ingresso nel mercato di soggetti come Amazon potrebbe massimizzare i vantaggi di una gestione minimalista del magazzino.
Egoisticamente parlando ogni singolo studio dentistico potrebbe annullare i costi ed i rischi da magazzino azzerandolo quasi completamente grazie ad un provider che consegni capillarmente in ogni angolo del mondo, in poche ore e con costi di acquisto ridotti rispetto ai dealer tradizionali.
Per le stesse ragioni, fornitori di prodotti altamente customizzati come gli apparecchi Invisalign, Incognito o Insignia (per citare l’ortodonzia) rappresentano un passo importante verso il risparmio. Chi di noi ortodontisti non ricorda i cassetti pieni di bande e di brackets? Quante migliaia di euro erano (o sono ancora) costantemente immobilizzate in inutili scorte?
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In presenza di responsabilità ben definite e di una logica di magazzino minimo come quella descritta, la gestione si gioverebbe della presenza in studio di un documento (scritto!) nel quale siano stabilite le modalità di svolgimento delle principali attività: il Processo di Gestione del Magazzino.
Il ciclo potrebbe essere descritto sinteticamente con il flusso seguente:
Supponendo che il ciclo inizi e termini con il prelievo di materiale dal deposito, si riconoscono alcune fasi intermedie necessarie al mantenimento della sua perfetta efficienza:
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I software gestionali più evoluti sono il motore fondamentale della gestione del magazzino.
Le operazioni di carico e scarico sopra descritte possono essere piuttosto complicate se si gestisce tutto con modalità tradizionali, mentre un magazzino informatizzato consente di svolgere con estrema semplicità o addirittura in modo automatizzato.
Alcuni software gestionali per esempio hanno integrato le attività cliniche, quelle contabili e quelle del magazzino mediante la condivisione di informazioni presenti in tabelle diverse ma legate tra loro. Dando per eseguita una prestazione nell’area clinica del gestionale, questi sw non solo conteggiano il valore del materiali utilizzati per quella prestazione tra i costi dello studio, ma sono anche in grado di aggiornare le giacenze delle scorte.
In alternativa i gestionali evoluti consentono di caricare e scaricare i prodotti in entrata o in uscita dal magazzino semplicemente utilizzando un lettore per i codici a barre presenti sulle confezioni.
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