Contratti nello studio dentistico: un vuoto imbarazzante

Una vecchia canzone di Iannacci diceva più o meno così: “Lo devi sapere prima che dopo hai bisogno”. Per quanto il suo intento fosse ironico nel caso degli studi dentistici non lo è affatto. Quasi tutti i conflitti interni ed esterni, tra persone per bene, non sorgerebbero neppure, in presenza di contratti fatti per tempo.

contrattiL’assenza di contratti è una delle più grandi lacune organizzative degli studi dentistici italiani.

Chiariamo subito un punto: sottoscrivere contratti non serve tanto a garantirsi il rispetto delle previsioni in essi contenute, quanto piuttosto a fissare le regole di un gioco complesso, dove le variabili sono tante. Quindi la valenza di un contratto non è tanto o solo legale, quanto piuttosto organizzativa.

Se volessimo commentare l’elenco completo di tutti i contratti necessari per gestire uno studio dentistico probabilmente non basterebbe questo blog, quindi prenderemo in esame, per categorie, solo quelli la cui assenza mette più frequentemente in crisi il titolare o l’amministratore dello studio dentistico.

Contratti di collaborazione professionale

In quasi tutti gli studi, siano essi tradizionali, associati od organizzati in forma di srl odontoiatrica, si riscontra la presenza di professionisti provenienti dall’esterno e che quindi non sono i titolari o i soci dello studio stesso. Talora si tratta di collaborazioni stabili, talora saltuarie, in alcuni casi francamente episodiche.

Nel corso della mia attività di consulente molto raramente ho riscontrato la presenza di veri e propri contratti di collaborazione instaurati tra lo studio (o la società) e i professionisti, indipendentemente dalla loro qualifica: odontoiatri, ortodontisti, anestesisti, chirurghi orali, medici, fisioterapisti, igienisti dentali, tecnici di radiologia, infermieri, logopedisti, osteopati, ecc. L’elenco potrebbe essere molto più lungo se volessimo considerare tutte le specialità mediche o paramediche che si possono affiancare ad una realtà odontoiatrica.

In tutti i casi sarebbe saggio predisporre un breve contratto (redatto in forma di scrittura privata tra le parti) che definisca almeno gli aspetti macroscopici della collaborazione o della consulenza. Ricordiamo soltanto i principali: decorrenza e scadenza, determinazione dei compensi, obblighi reciproci, penalità, responsabilità, uso delle attrezzature e dei materiali, approvvigionamento e laboratori, incompatibilità, requisiti minimi di qualità delle prestazioni, rispetto delle normative (sicurezza, formazione, privacy, assicurazioni), concorrenza, esclusività, assistenza alla poltrona, determinazione dei compensi, modalità di pagamento.

Ovviamente non tutte le variabili sono prevedibili nei contratti, nè, tanto meno, tutte le loro possibili combinazioni: un contratto non esaurirà mai tutte le possibili evenienze del mondo reale, ma aiuta a delineare con chiarezza le dinamiche di relazione, le volontà reciproche e le intenzioni delle parti. Un domani tutto questo sarà molto utile per dirimere eventuali conflitti interni o con il paziente.

Una regola d’oro potrebbe essere la seguente:

Diffida sempre di una collaborazione nella quale l’altra parte non desidera sottoscrivere un contratto.

E questo vale indipendentemente che tu ti trovi dalla parte del titolare di studio/socio oppure dalla parte del collaboratore/consulente. Quando una parte non intende sottoscrivere le regole di un accordo è solo perchè si riserva la possibilità di sottrarsi agli impegni assunti.

La sottoscrizione di un contratto di collaborazione o di consulenza è anche il momento più idoneo a quelle attività di filtro e selezione dei collaboratori cui si chiede documentazione comprovanti titoli, competenze, formazione, abilitazioni, certificazioni, assicurazioni, garanzie disciplinari, ecc. Tutti questi documenti dovrebbero costituire allegati al contratto e condizioni critiche per la sua validità.

Un caso particolarmente a rischio di sanzioni è quello dell’Igienista dentale in regime di collaborazione. Per questa figura, l’assenza di un contratto e la presenza di elementi generici di valutazione induttiva, concorrono a creare il rischio di contenzioso con l’INPS. Molto interessante a questo proposito l’articolo dell’avv. Stefanelli.

In ultimo è bene ricordare un particolare troppo spesso dimenticato: in caso di srl odontoiatrica anche gli stessi soci dello studio devono sottoscrivere un contratto che li autorizza ad operare all’interno della società, non tanto per motivi medico legali, quanto di sicurezza fiscale in caso di verifiche. In particolare questi contratti dovrebbero riportare esplicitamente le modalità con le quali tali soci dentisti vengono remunerati per le loro prestazioni professionali.

I contratti o atti di nomina

Una seconda categoria di contratti è rappresentata da quelli che potremmo definire veri e propri atti di nomina oppure incarichi formali.

In una Srl odontoiatrica il più importante è certamente quello relativo al Direttore Sanitario, che nelle altre tipologie di studio dentistico non è necessario. Tra le tante incompatibilità del direttore sanitario la più recente è quella contenuta nel DDL Concorrenza appena approvato in parlamento: il direttore sanitario può avere un solo incarico ed è bene che tale previsione sia inserita a contratto in via cautelativa. Sulle mansioni che spettano al direttore sanitario si potrebbe aprire un capitolo lunghissimo, dal momento che non vi è una normativa uniforme sul territorio nazionale. Tuttavia, nel caso di incarico conferito all’esterno, è buona norma allegare un disciplinare tecnico che elenchi responsabilità ed obblighi del Direttore Sanitario nei confronti dello studio. Interessante, a questo proposito, quanto pubblicato dall’Ordine di Parma sul proprio sito.

Ma ci sono molti altri ruoli in uno studio dentistico per i quali un atto di nomina è obbligatorio o quanto meno opportuno.

Esempi di questa fattispecie sono, oltre al Direttore Sanitario: responsabile dell’impianto radiologico, responsabile del servizio di prevenzione e protezione o rspp (quando esterno), amministratore di rete e della sicurezza informatica (quando presente), responsabile antincendio, responsabile di primo soccorso, medico competente, esperto qualificato.

In questi casi la presenza di una lettera di incarico formale, di una lettera di accettazione dell’incarico e, talora, anche di un vero e proprio contratto, non solo assolve allo scopo di concordare i termini della collaborazione (come nei casi del primo gruppo) ma adempie anche a precise previsioni normative.

E’ utile ricordare che tutti questi ruoli possono anche essere ricoperti senza un corrispettivo economico obbligatorio (è anche il caso del Direttore Sanitario), ma è opportuno, per ragioni fiscali e di prevenzione dei conflitti interni, che il contratto o l’incarico specifichino esplicitamente questo punto.

Di solito queste carenze emergono soltanto in caso di eventi ispettivi da parte degli enti pubblici competenti oppure in caso di contenzioso. Troppo tardi in entrambi i casi.

Contratti per i fornitori

Dobbiamo distinguere due tipologie di fornitori, benchè giuridicamente siano sullo stesso piano:

  • fornitori di beni (attrezzature e materiali)
  • fornitori di servizi

In entrambi i casi i contratti possono essere fondamentali soprattutto quando si tratta di forniture continuative o prolungate.

L’esempio tipico è quello dei laboratori, ma ricordiamo anche gli accordi annuali di fornitura con i depositi dentali, i contratti di acquisto di apparecchiature molto costose, i servizi di pulizia, le manutenzioni degli elettromedicali, le revisioni degli impianti di sicurezza, antifurto, antiincendio, climatizzazione, impianti elettrici, messe a terra, manutenzione della rete informatica e delle apparecchiature hardware, licenze per software gestionali e applicativi in genere, servizi assicurativi, consulenza del lavoro, tenuta delle scritture contabili e commercialista, consulenza legale, ecc.

Quanto più elevata è la complessità organizzativa tanto maggiore sarà l’utilità di una contrattualistica ordinata, disponibile ed aggiornata.

Contratti al Master Dentista Manager

costi formazioneAl Master Dentista Manager parleremo spesso dei contratti e soprattutto di come gestire gli accordi economici con i consulenti ed i collaboratori.

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Autore: Gabriele Vassura

Medico Chirurgo, Odontoiatra, Specialista in Ortopedia e Traumatologia, Specialista in Ortognatodonzia. Socio Fondatore, Amministratore Unico e Direttore Sanitario di Dental Care srl. Managing Partner di Studio Associato Vassura. Owner del Blog www.dentistamanager.it