Break Even Point dello studio dentistico

I dentisti hanno poca dimestichezza con espressioni come Break Even Point, Capacità Produttiva Massima, Margine di contribuzione o Ebit. In questo articolo riassumo con l’aiuto di infografiche i concetti fondamentali per il controllo di gestione dello studio dentistico.

break even pointIl Break Even Point del proprio studio è una delle informazioni più importanti che un dentista dovrebbe possedere. Questo non si verifica quasi mai per una serie di ragioni tra le quali certamente figurano carenze formative specifiche e difficoltà oggettive nel reperimento delle informazioni.

Ora dedichiamo un nuovo articolo all’argomento, dopo averne già parlato qui, dandogli un taglio più didattico e semplice, fornendo al contempo indicazioni tecniche su come effettuare i calcoli in autonomia nel proprio studio.

Cosa si intende con l’espressione Break Even Point?

Break Even Point è una espressione anglosassone intraducibile in italiano letteralmente. L’unica traduzione che esprima in modo compiuto il concetto è Punto di Pareggio.

Con Punto di Pareggio o Break Even Point, riferito ad uno studio dentistico, si intende comunemente la quantità di prestazioni effettuate necessarie a coprire tutti i costi dello studio, sia quelli fissi che quelli variabili, senza così produrre profitti ma senza neanche produrre perdite.

Partiamo dunque dai costi per vedere insieme come si calcola e, soprattutto, come si rappresenta il Break Even Point dello studio dentistico.

Costi Fissi e Break Even Point

Come già descritto in passato, i costi fissi sono una quota importante dei costi totali di uno studio dentistico. Si chiamano costi fissi perchè il loro volume non si modifica al variare dei volumi di attività, ma rimane tendenzialmente costante.

I costi fissi dunque hanno un valore noto ancor prima che inizi l’anno di esercizio e solitamente vengono stimati in anticipo.

Supponiamo che uno studio dentistico di 2 poltrone, 100 mq e 3 dipendenti a tempo pieno abbia un valore di costi fissi di 100.000 € all’anno.

In un grafico di costruzione del Break Even Point essi avranno la rappresentazione seguente:costi fissi e break even point

 

Nel grafico le ascisse rappresentano il numero delle prestazioni eseguite, mentre le ordinate rappresentano il valore in €.

La linea rossa rappresenta i costi fissi: come si vede i costi fissi sono costanti per tutto il periodo osservato e sono indipendenti dal numero delle prestazioni eseguite.

Essi sono strettamente correlati agli investimenti effettuati per aprire lo studio ed ai costi correnti per mantenerlo in piena efficienza ed operativo, a prescindere dal fatto che poi venga eseguito un numero alto o basso di prestazioni.

Possiamo dire che i costi fissi rappresentano un possibile indicatore del livello qualitativo dello studio in termini organizzativi e strumentali.

Valore della produzione e Break Even Point

Fortunatamente l’apertura di uno studio non coincide solo con la comparsa dei costi fissi, ma anche con l’inizio della attività vera e propria. L’esecuzione delle prestazioni sarà dunque associata ad un valore delle stesse (il corrispettivo pagato dal paziente) che in termini più tecnici viene definito valore della produzione.

Supponendo un flusso di lavoro costante ed un valore medio delle prestazioni di 200€, possiamo semplificare la rappresentazione grafica della produzione arricchendo il grafico precedente con una seconda retta di colore verde:
produzione e break even point

 

In questo caso possiamo notare che nel corso dell’esercizio l’esecuzione di prestazioni genera un valore crescente della produzione che tende ad incrociare la retta dei costi fissi in un dato punto (in questo caso intorno alle 500 prestazioni). Allora potremmo dire che 500 prestazioni rappresentano il Break Even Point (o punto di pareggio) dell’attività, ma … purtroppo dobbiamo ancora considerare i costi variabili.

Rappresentazione dei Costi Variabili e Break Even Point

L’esecuzione effettiva di prestazioni comporta infatti la comparsa nel grafico dei cosiddetti costi variabili, ovvero di quei costi che sono dipendenti dalla effettuazione di prestazioni. Classicamente, in uno studio dentistico, i costi variabili sono rappresentati dal materiale di consumo, dagli eventuali costi di laboratorio e dal compenso per il dentista o l’igienista che esegue materialmente la prestazione.

In un ipotetico studio dentistico come quello sopra descritto i costi variabili potrebbero essere rappresentati come segue:

costi variabili e break even point

Più qualificato è il professionista, migliori sono i materiali utilizzati e migliore è il laboratorio impiegato, maggiori saranno i costi variabili che lo studio sostiene per effettuare le prestazioni professionali. In qualche modo dunque i costi variabili rappresentano un indicatore attendibile della qualità delle prestazioni erogate dallo studio.

Quello che conta sapere è che 500 prestazioni non rappresentano più il Break Even Point dello studio, perchè questo deve essere ricalcolato alla luce di tutti i costi e non solo quelli fissi.

Costi Totali e Break Even Point

La somma dei costi fissi e dei costi variabili viene semplicemente rappresentata nel grafico come una retta obliqua con la stessa pendenza dei costi variabili ma con il valore economico dei costi totali:

costi totali e break even point

Ora è evidente come la retta verde che rappresenta il valore della produzione incrocia la retta dei costi totali ad un valore molto diverso delle 500 prestazioni visto in precedenza.

Possiamo dire che in uno scenario come questo, teoricamente, il Break Even Point dello studio dentistico è rappresentato dalle 750 prestazioni circa.

Perché ho specificato teoricamente?

Perché in uno studio dentistico si verificano fenomeni economici molto diversi da quasi tutte le altre attività produttive, intrinsecamente legati alla particolare natura del rapporto medico paziente ed alle dinamiche relazionali che ne conseguono.

Infatti in uno studio dentistico tradizionale (non le catene o i franchising) il pagamento reale delle prestazioni effettuate non coincide temporalmente con la loro esecuzione. I fenomeni di insoluto o di sospeso dei pagamenti è così diffuso che quasi sempre si registra uno scarto tra valore della produzione e valore degli incassi reali.

Ricavi e Break Even Point

E’ dunque necessario inserire nel grafico una nuova retta che rappresenti i valori effettivi di ricavo rispetto alla produzione.

Oltre agli insoluti ed ai sospesi di pagamento, andrebbero considerati in questa sede altri fenomeni diffusi e deleteri per uno studio dentistico: le gratuità, gli sconti, le rilavorazioni, le dilazioni di pagamento, e molto altro ancora.

Quali che siano le ragioni che determinano lo scostamento tra valore di produzione reale e valore dei ricavi, possiamo considerare estremamente ottimistico uno scostamento fisiologico del 10%. In questo caso il grafico sarebbe rappresentato come segue (l’area compresa tra le due rette verdi rappresenta l’entità dello scostamento):

ricavi e break even point

Nel caso specifico risulta evidente come uno scostamento del solo 10% tra valore teorico della produzione e incassi reali comporti per lo studio uno spostamento del punto di pareggio dalle 750 alle 900 prestazioni circa. Si può dire che uno scarto del 10% sugli incassi sposta il BEP del 20% circa sul numero delle prestazioni da eseguire. Praticamente il doppio!!

Ora è tempo che compaia sulla scena un parametro meno noto ma fondamentale nella gestione dello studio: il Margine di Contribuzione.

Margine di Contribuzione e Break Even Point

Scolasticamente il Margine di Contribuzione si ricava dalla differenza tra Tariffa applicata al paziente per la prestazione (o l’insieme di prestazioni) ed i Costi variabili di produzione, come sopra identificati.

Graficamente si rappresenta nel modo seguente (retta azzurra):margine di contribuzione e break even point

 

Per definizione si dice che il Break Even Point è determinato dall’incrocio tra la retta che rappresenta il Margine di Contribuzione e quella che rappresenta i Costi Fissi.

Questa rappresentazione può essere fatta:

  • per una singola prestazione: ed allora il MdC indica la tariffa minima cui si può vendere una prestazione professionale. Sul piano economico puro una tariffa che ha un MdC positivo è sempre conveniente. Se il MdC è zero si raggiunge il Break Even. Se il MdC è negativo la prestazione è sempre sconveniente e la sua esecuzione produce solo un danno per lo studio.
  • per un insieme di prestazioni (come per esempio un preventivo oppure tutte le prestazioni di una certa branca): ed allora il MdC esprime la possibilità di fare specifici investimenti oppure l’opportunità di fare promozioni e sconti.
  • per l’attività complessiva dello studio: ed allora il MdC consente sia di fare previsioni sul numero di prestazioni che porteranno lo studio a pareggio prima di generare utili, sia di fare considerazioni a consuntivo sui risultati e gli scostamenti nello storico dell’attività.

In tutti i casi sarebbe opportuno disporre, all’interno dello studio, di un cruscotto direzionale che in automatico restituisca questi dati senza compiere alcuna operazione manuale. Un ottimo esempio di sw dedicato agli studi dentistici e adatto al Controllo di Gestione è rappresentato da AlfaDocs, che restituisce in cloud tutte le analisi ed i grafici appena descritti.

Ora siamo pronti per aggiungere l’ultimo tassello che è rappresentato dal Guadagno vero e proprio, meglio indicato con l’acronimo di EBIT.

Ebit e Break Even Point

L’Ebit (Earnings before interests and taxes) rappresenta l’utile di una prestazione o di un insieme di prestazioni prima di pagarci le tasse relative.

Nel grafico del Break Even Point, l’Ebit parte con valori negativi e rimane negativo fino a quando non siano stati pagati tutti i costi dello studio, ovvero fino a quando non si raggiunge il Punto di Pareggio.

L’andamento dell’Ebit è parallelo a quello del MdC ed emerge in territorio positivo quando il MdC incrocia la retta dei costi fissi.

Ebit e Margine di Contribuzione

Se consideriamo l’attività complessiva di uno studio dentistico, si capisce facilmente come lo studio possa dire di avere generato finalmente degli utili (e non solo delle perdite da ripianare) solo nell’istante successivo al raggiungimento del Break Even Point.

Ora la domanda da porsi è la seguente: in quale momento dell’anno raggiungerò il Break Even Point? In quale giorno comincerò finalmente a produrre degli utili dal mio lavoro? La domanda non è pellegrina se si considera che alcuni studi, magari senza neppure saperlo, cominciano a produrre utili veri solo nel mese di Settembre, altri ad Ottobre o Novembre.

Gli studi che raggiungono il Break Even entro l’anno avranno risultati economici più o meno lusinghieri a seconda dell’anticipo con cui lo fanno rispetto al 31 dicembre, ma pur sempre positivi. Quelli che non raggiungono il Break Even Point entro la fine dell’esercizio non fanno altro che generare perdite.

Se il fenomeno si ripete con una certa regolarità l’attività di studio non solo non produce alcuna ricchezza o profitto ma genera solo perdite che andranno a sommarsi ciclicamente negli esercizi successivi portando ad un progressivo soffocamento finanziario dello studio.

Questi sono gli studi in cui i titolari finanziano l’attività con i propri risparmi oppure ricorrendo al credito esterno, in una spirale di indebitamento crescente difficile da controllare.

Capacità Produttiva Massima e il Break Even Point

In questi casi il titolare di studio dovrebbe verificare per quale motivo non raggiunge il Break Even Point.

Semplificando al massimo ci sono almeno due scenari che andrebbero identificati e differenziati:

  1. Il primo scenario è quello in cui lo studio ha capienza per effettuare prestazioni ma l’afflusso di pazienti è inferiore al potenziale e quindi le prestazioni erogate non sono sufficienti a generare utile perchè non superano lo scoglio dei costi fissi. Questa situazione è classicamente descritta con l’espressione poltrona vuota.
  2. Il secondo scenario è invece quello in cui lo studio è saturo di pazienti e non ci sono poltrone vuote, ma il numero delle prestazioni è ugualmente insufficiente a generare Ebit positivo. In questo caso si dice che la Capacità Produttiva Massima dello studio è posizionata sul grafico prima del Break Even Point, come nell’esempio seguente:

capacità produttiva massima e break even point

Analisi dello scenario mediante BEP e CPM

Naturalmente i due scenari descritti richiedono analisi e soluzioni diverse (se non diametralmente opposte), pur presentando lo stesso epifenomeno finale: indebitamento dello studio.

Nel primo caso andranno fatti investimenti sul marketing con interventi mirati sul posizionamento dello studio, sul pricing delle prestazioni oppure sulla comunicazione e la promozione.

Nel secondo caso è più corretto puntare sul controllo di gestione ed il contenimento dei costi perchè vi è un evidente squilibrio tra volume delle prestazioni e costi necessari per generarli. Un caso tipico è quello del sovradimensionamento dello studio, di cui ho già parlato in un precedente articolo.

Il Break Even Point nel Master Dentista Manager

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Autore: Gabriele Vassura

Medico Chirurgo, Odontoiatra, Specialista in Ortopedia e Traumatologia, Specialista in Ortognatodonzia. Socio Fondatore, Amministratore Unico e Direttore Sanitario di Dental Care srl. Managing Partner di Studio Associato Vassura. Owner del Blog www.dentistamanager.it

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